體驗產(chǎn)品
【連載】《協(xié)同管理導(dǎo)論》：智慧協(xié)同理念-自由度
時間：2017-01-05新聞來源：致遠協(xié)同研究院瀏覽量：10119
Any是一組詞語的共同定語，它們包括Anytime、Anywhere、Anyone、Any-thing、Anyway等。這些詞是對協(xié)同管理自由度的描述，或者說描述了一種“自由協(xié)同的理念。自由協(xié)同不僅是指在協(xié)同中相對較為“柔軟、可以不受既定流程約束的那種行為，還指在協(xié)同中免于被“排斥的自由。這種排斥是指在社會關(guān)系中被他人從時間、空間、位置、事件和方式等任意方面排斥在外，從而喪失本應(yīng)享有的價值。當然，我們知道自由都是相對的，Any理念強調(diào)的是一種可能性，即當你需要被納入?yún)f(xié)同管理時，條件是充分而且必要的。具體到協(xié)同軟件而言，它應(yīng)該從功能上追求一種完備性，以支持任何關(guān)于自由協(xié)同的需求，而不必衡量這種自由在多大頻度上是需要的。如果不僅考慮到協(xié)同的技術(shù)架構(gòu)，也考慮其社會架構(gòu)，就會理解“自由協(xié)同是需要智慧的。
Any理念如圖19所示。
圖19自由協(xié)同理念
自由協(xié)同是一種完美狀態(tài)，它雖然總是沒有最好，只有更好，但的確是激勵協(xié)同軟件不斷完善、升級和創(chuàng)新的動力。
對協(xié)同軟件的自由度(Any)理念具體闡述如下：
1.Anytime
Anytime是指協(xié)同軟件的時間要求，即應(yīng)該隨時響應(yīng)協(xié)同行為，這是指其“在線狀態(tài)”。
最能體現(xiàn)協(xié)同軟件Anytime理念的就是即時通訊軟件(IM)。據(jù)說，“在線(on1ine)”和“離線(off1ine)”這一組詞最早就是由ICQ所提出的。從即時通訊應(yīng)用的情況看，不僅個人之間的私事之間廣泛使用，目前許多中小企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，也利用QQ、MSN等即時通訊軟件，進行業(yè)務(wù)溝通和業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，甚至在“音頻”和“視頻”的輔助下，更加人性化地完成以往電話、傳真、電子郵件所完成的協(xié)同工作。IM軟件在時間特性上充分體現(xiàn)了協(xié)同對于時間的要求。目前，協(xié)同軟件已經(jīng)廣泛將IM工具集成到其總體架構(gòu)之中。
協(xié)同軟件的時間性還因為網(wǎng)絡(luò)接入技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施的改進而有了特殊的性質(zhì)。通過無線網(wǎng)絡(luò)接入?yún)f(xié)同軟件系統(tǒng)，可以將“碎片時間”利用起來。以往在技術(shù)不支持的時候，碎片時間不是不想利用，而是無法利用。但是在協(xié)同軟件的移動設(shè)備中，就可以利用諸多碎片時間接入到協(xié)同行為之中。表13是對用碎片時間處理協(xié)同事務(wù)的一個歸納，可見一個極短的時間，也能完成一次協(xié)同。如果將碎片時間利用上的話，Anytime就有了另外一個含義，那就是“任意時間”，無論這個時間是長還是短，都可以被利用起來。
表13用碎片時間處理協(xié)同事務(wù)
Anytime理念也面臨倫理方面的問題。這是指隨著技術(shù)的發(fā)展，工作的時間性被打破，人們需要面臨隨時被拉入工作狀態(tài)之中，私人時間難以得到保障。久而久之“在線”理念會變成了一種強迫癥，一旦“離線”就產(chǎn)生恐懼感，嚴重時甚至會產(chǎn)生精神壓力。所以Anytime理念應(yīng)該有一個合適的限度。
2.Anywhere
Anywhere是指協(xié)同軟件的空間要求，即應(yīng)該隨地響應(yīng)協(xié)同行為，這是指其“在場狀態(tài)”。
“在場”是一個充滿哲學意味的詞。眾所周知，信息技術(shù)的最顯著后果是改變了人與人必須面對面溝通（在場）的狀態(tài)，而變?yōu)榧幢銓Ψ讲辉趫?，也可以通過信息技術(shù)工具實現(xiàn)遠程溝通?！疤摂M空間”不僅實現(xiàn)了不在場，而且連主體性也被根本改變，這就是那句老話：“在網(wǎng)上沒有人知道你是一條狗?！毙畔⒓夹g(shù)環(huán)境中的“在場”改變了人們對于“存在”的傳統(tǒng)經(jīng)驗。
協(xié)同行為與其他社會交往不同，“在場”對于協(xié)同的可信性具有重要作用。因為確保協(xié)同的關(guān)鍵信息身份、權(quán)限、威望、能力等都直接與人相關(guān)。如果在協(xié)同工具中，感覺不到對方在場，協(xié)同發(fā)起者一定心里沒底。
為表示在場信息，最基本的方法是顯示人的在線狀態(tài)。如果在線，不僅表示他在時間上可以即時響應(yīng)，而且也隱喻著他就在網(wǎng)絡(luò)的那端。但這畢竟是一種最基本的在場信息要求，它是以身份的安全性得到保證為前提的。如果有人盜用他人身份上網(wǎng)，那么這種在線就是虛假“在場”了。
多媒體形態(tài)的在場是更進一步的要求。無論人在何處，如果能在協(xié)同軟件中聽到他的聲音、看到他的影像、看到他所拍的現(xiàn)場照片，協(xié)同的在場感就較為接近真實了。當然，這在多媒體技術(shù)方面是沒有問題的，難度在于對圖片、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化信息的存儲、檢索、知識挖掘，這對信息的對稱性原則提出了巨大的挑戰(zhàn)。
Anywhere理念還要注意一種“燈下黑”現(xiàn)象，那就是雖然同處于一個辦公室（場所）里，卻很少往來，只在線上交流。按照協(xié)同的理想狀況，Anywhere更應(yīng)該是在現(xiàn)實世界的任何地方，都可以開展面對面的、融洽的協(xié)同活動。
3.Anyone
Anyone是指協(xié)同軟件的主體要求，即任何人都應(yīng)該連接到協(xié)同系統(tǒng)之中，并允許他獲得相應(yīng)的身份、扮演特定的角色，這是指其“在位狀態(tài)”。
正如上述對“人員孤島”的敘述一樣，人如果被排斥在協(xié)同系統(tǒng)之外，不僅是他個人的損失，也是組織的損失。協(xié)同軟件應(yīng)該基于一種平等的理念，讓所有相關(guān)的人員都可以在協(xié)同中找到自己的位置，即“全員應(yīng)用”。這不是人的自覺性的問題，而是組織的機制設(shè)計問題。
所謂“位置”，當然應(yīng)以權(quán)力結(jié)構(gòu)和職責界定為基礎(chǔ)，這是協(xié)同軟件最基本的安全機制。在工作之中，自由協(xié)同實際是有規(guī)則可循、有空間可據(jù)的，無庸多言。如果組織中只有這一類協(xié)同行為，則Anyone理念實際并未真正實現(xiàn)，每個人（包括處于最高位置的boss）都會感覺到在某些體系中自己是缺位的、是被甩在外邊的。
所以Anyone理念的難點在于如何在協(xié)同軟件中構(gòu)造一種無權(quán)力限制和非工作職責的協(xié)同行為，即組織內(nèi)的非工作協(xié)同，也可以叫做組織文化協(xié)同。比如，組織中的讀書活動、綠色環(huán)保行動、娛樂聚會行動等等，都是文化協(xié)同的典型行為。這種行為不會讓組織偏離其核心目標，反而會為提高組織的凝聚力發(fā)揮積極作用。
組織的文化協(xié)同還可能帶來另一個成果“非正式群體”的產(chǎn)生。在某些時候，組織中需要非正式群體，如“虛擬團隊”等；但有時候，非正式群體并不被組織所鼓勵，如“小圈子”。但是，在管理學理論中，早就將非正式群體的作用揭示得很清楚了。協(xié)同軟件應(yīng)該有強大的功能來支持和引導(dǎo)非正式群體的生成及活動，允許在非正式群體中討論一些與工作關(guān)系不大的事情，甚至是與組織主流文化有差異的事情，并確保其相對的私密性。
Anyone理念同時也意味著允許組織外部的人員參與到組織的協(xié)同行為之中。這在組織理論中叫做“泛組織”、“跨組織”、“無邊界組織”等。外部人員參與組織協(xié)同的基礎(chǔ)是他與組織業(yè)務(wù)有某種聯(lián)系，這種聯(lián)系在組織內(nèi)部是有一定邊界的。協(xié)同軟件應(yīng)該讓外部人員安全便捷地接入進來，同時控制他的“對稱”范圍。這在技術(shù)上已經(jīng)得到了很好的解決，難點在于讓多少外人參與到組織協(xié)同之中來、參與進來干什么？舉個例子，很多企業(yè)都有“客戶反饋”機制，通常的做法是客戶投訴電話、信件和電子郵件。這種協(xié)同的目的在于聽取意見，解決不滿，改進工作（如果可能的話）；但是在企業(yè)2.0的理念中，客戶可以參與到企業(yè)的戰(zhàn)略決策、產(chǎn)品設(shè)計、市場策略、流程優(yōu)化、服務(wù)改善等所有環(huán)節(jié)之中，發(fā)揮獨特作用。再比如，如果在社會管理領(lǐng)域使用協(xié)同軟件，那么一定是一個開放型的架構(gòu)，它一頭連著某一個或某幾個社會管理機構(gòu)，另一頭連著數(shù)量巨大的社會公眾。所有的公眾需求都從組織外傳達進來，由組織予以處理，然后再反饋給公眾。這種協(xié)同模式中，Anyone理念不再是“應(yīng)該”，而是“必須”。
4.Anything
Anything是指協(xié)同軟件的客體要求，即應(yīng)該響應(yīng)對任何事情的協(xié)同需求，這是指其“在握狀態(tài)”。
協(xié)同本質(zhì)上是人與人之間的交往行為。協(xié)同軟件的難點就在于如何處理人的行為。從人工智能的視角來看，信息技術(shù)所能處理的協(xié)同行為是非常有限的。比如，信息技術(shù)對于“社交”、“情感”、“創(chuàng)造力”等的處理，還停留在很有限的程度上。所以，Anything理念在協(xié)同軟件中的應(yīng)用是與信息技術(shù)的發(fā)展相關(guān)的，有一些需求雖然早就能看到（比如說對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的搜索），但只能從簡單的應(yīng)用做起，逐步發(fā)展。Anything理念將引領(lǐng)協(xié)同軟件不斷拓展其應(yīng)用范圍，豐富它可以改造的對象。
但是還有一些事情還沒有進入到協(xié)同軟件的客體行列，并不是因為技術(shù)限制，而是由于觀念限制。比如上面所說的協(xié)同評價機制，它在功能上不難實現(xiàn)，但是因為大家還沒想要評價結(jié)果怎么用，所以協(xié)同軟件中還未能將其容納進去。更多時候，隨著客戶應(yīng)用的深入，對協(xié)同軟件所要處理的事情提出了新的要求，比如以前的協(xié)同軟件面向中小企業(yè)，現(xiàn)在要面向集團化企業(yè)，它需要有包容性的融合文化，以突破有限的市場空間和社會結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)優(yōu)勢互補、資源重組以及更為廣泛的雙贏或多贏的商業(yè)運作；它需要員工間、企業(yè)與客戶間、產(chǎn)業(yè)鏈間彼此互相依存，不再是游離于各自利益之外的對立體，而是存在于一個更大的合作范疇之內(nèi)，以共同謀求各自的利益、共同發(fā)展，等等。這與它以往要處理的事情就有很大的差異性。因此，協(xié)同應(yīng)用的下一步發(fā)展是行業(yè)化，將行業(yè)中的事情整理和固化到產(chǎn)品之中。
5.Anyway
Anyway是指協(xié)同軟件的方式方法要求，即應(yīng)該以任何方式來響應(yīng)協(xié)同行為，這是指其“在途狀態(tài)”。
協(xié)同軟件處理問題的方式包括：工作流、表單、模板、計劃任務(wù)、知識管理工具、郵件、IM工具、企業(yè)搜索、公告板及討論區(qū)、小工具集合(日歷、計算器、通訊錄、便簽紙等等）。
協(xié)同軟件還通過插件的方式，將其他專門工具集成到軟件體系之中，如與0ffice軟件連通、與out1ook或其他郵件系統(tǒng)連通、與手持終端的照相機或攝像機連通，等等。這種通過插件來實現(xiàn)的功能使得協(xié)同軟件有了廣闊的拓展空間。
協(xié)同軟件還通過架構(gòu)整合，來與其他管理軟件連通，如與ERP、FM、CRM等系統(tǒng)的有機集成。通過這種方法，協(xié)同軟件與業(yè)務(wù)軟件的邊界就有了更為廣泛的交叉。
總之，Anyway理念將引導(dǎo)協(xié)同軟件自身的架構(gòu)發(fā)生變革，它將越來越向著“門戶化”的方向發(fā)展?；蛟S有一天，人們只需要面對一個協(xié)同主頁就可以方便地完成所有人與人、人與事的交互。這將是一個美好的未來。
注：本文摘自由致遠協(xié)同研究院出版的《協(xié)同管理導(dǎo)論》，轉(zhuǎn)載請注明出處，即“致遠軟件官網(wǎng)”。申請試用致遠軟件相關(guān)產(chǎn)品，請撥打免費電話：4007003322。
