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【連載】《協(xié)同管理導論》：協(xié)同軟件運行-二元工作流（3）
時間：2017-01-17新聞來源：致遠協(xié)同研究院瀏覽量：10410
3."二元工作流”局限
二元工作流不僅在過去10年中有用，而且在未來依然具有價值。但這并不妨礙我們以它為基礎進行創(chuàng)新和發(fā)展。
“二元工作流”自身的局限性很明顯，因為其理論根源來自“工作流”，而工作流與協(xié)同管理在本質上是不兼容的，“二元工作流”只是在二者之間起到了調(diào)和作用，是妥協(xié)性而非根本性地解決問題。更重要的是，隨著協(xié)同軟件的發(fā)展，它所面對的組織形態(tài)和協(xié)同需求將要遠遠超越“制度管理學派”的思想，這決定了協(xié)同軟件的基礎理論將會發(fā)生“范式轉換”。所謂范式轉換，是新的理論將在更高層面上兼容舊的理論，而不是徹底推翻它，正如愛因斯坦的相對論與牛頓絕對時空觀的關系一樣。
“二元工作流”的局限性歸納如下：
(1)"工作流”并非徹底的協(xié)同理論
現(xiàn)有的協(xié)同軟件將“工作流”視為親密的伙伴,但“工作流”對協(xié)同軟件卻保持著極大的警惕。在工作流的經(jīng)典文獻《Petri網(wǎng)應用工作流程管理》一文中說得很清楚【24】：
協(xié)同過程在我們的工作流定義之外。在一個協(xié)同過程中，重點是溝通和信息共享，而非流程的定義。對于協(xié)同過程而言，它不可能或沒有必要讓工作流過程明晰化。當今的工作流管理系統(tǒng)如COSA(COSASo1utions公司）、F1owmark(IBM公司）、OPEN／Workf1ow(EastmanSoftware公司）、Staffware(Staffware公司）以及Visua1Workf1ow(Fi1eNet公司）都支持生產(chǎn)型／管理型的工作流。只有少數(shù)產(chǎn)品支持設定型工作流，如Ensemh1e(Fi1eNet公司）。協(xié)同流程可由群件工具支持，如LotusNotes和MicrosoftExchange。雖然這些群件工具不支持工作流的物流控制，它們還是可以被用作一個專有工作流系統(tǒng)中的信息溝通層。
(Collaborativeprocessesareoutsidethescopeofourdefinitionofworkflow.Inacol-
laborativeprocesstheemphasisisoncommunicationandthesharingofinformationratherthanthedefinitionofprocesses.Forcollaborativeprocessesitisnotpossibleornotnecessarytomaketheworkflowprocessesexplicit.Today'sworkflowmanagementsystemssuchasCOSA(COSASolutions),Flowmark(IBM),OPENIWorkflow(EastmanSoftware),Staffware(Staffware)andVisualWorkflow(FileNet)supportproductionIadministrative
workflow.]ustafewproductssupportad-hocworkflow,e.g.,Ensemble(FileNet).Col-laborativeprocessescanbesupportedbygroupwaretoolssuchasLotusNotesandMicrosoft
Exchange.Althoughthesegroupwaretoolsdonotsupportthelogisticcontrolofworkflow
processes,theycanbeusedasacommunicationlayerinaproprietaryworkflowsystem.)
在該文章中,以圖45來描繪工作流與協(xié)同軟件的關系(按原圖重繪,中文為本書所加)：
圖45工作流流程VS協(xié)同流程
從圖45中可見，在工作流理論中，“協(xié)同”是一種以信息為中心、非結構化的行為，這一方面揭示了工作流理論對協(xié)同行為的誤解（由此進一步印證了我們在1.2節(jié)中對西方co11ahorative這個詞的學術含義的辨析：它與我們所講的協(xié)同不是相同的概念），另一方面也從反面說明了協(xié)同軟件與工作流的確存在本質差異。從中國的協(xié)同管理思想史上來看，我們所提倡和貫徹的協(xié)同理論架構與工作流理論中的以流程為核心、結構化等特征完全是兩碼事。
從圖45中還可見，“二元工作流”所做的努力是在將協(xié)同過程向“設定型工作流”的路子上引，也就是說，它處于“協(xié)同流程”和“設定型工作流”的交叉部分（圖中陰影部分，為本書所加，原圖無）。
我們當然不認同那種高度自動化、結構化、去人化的工作流軟件是協(xié)同軟件的最高目標，也不認同它優(yōu)于協(xié)同軟件。那么我們將“工作流”作為協(xié)同軟件的理論基礎，一定在什么地方出了問題了。
(2)"二元“未能突破協(xié)同難點
“二元工作流”是基于“剛”、“柔”二元的理論，它的價值在于試圖調(diào)和這二者之間的對立，尋找二者之間協(xié)同的方法?；谶@種思想，我們的確找到了一條路子，并做出了相應的協(xié)同軟件，而且還賣得很好，用得不錯。
但是我們要進一步追問，“二元工作流”真的解決了“人”這個問題嗎？管理學理論的發(fā)展早就說明了，人不僅是“經(jīng)濟人”，還是“社會人”。組織中的人除了是員工，還是一個社會人，他的行為方式，絕非簡單的工作流程可以設定、限制和規(guī)約的。一個簡單的例子，當一個工作流程發(fā)到某個員工那里的時候，他完全可能由于心情不愉快或與發(fā)流程的那個人不熟悉等原因，讓流程停下來，或至少遲緩下來。這些雖然可以通過流程管控機制來改善，但并非積極措施，而且很被動?？傮w而言，“二元工作流”沒解決以下協(xié)同難點：
1)人的主觀能動性。協(xié)同中的人要從內(nèi)心深處愿意參與協(xié)同，并以良好的協(xié)同行為作為自身的價值追求，而不是“被協(xié)同”狀態(tài)。
2)信息的自由暢通。協(xié)同依靠信息，這毫無疑問。但信息的傳遞是依靠一種自由暢通的機制，而不是在后臺預先設定好的規(guī)則。否則，協(xié)同行為終究會有一個邊界，而無法達到自由協(xié)同境界。
3)組織的不確定性?！岸ぷ髁鳌边€是局限于組織的正規(guī)化程度。如果組織是高度制度化、流程化的，“二元工作流”就能很好發(fā)揮作用；如果組織處于非正規(guī)狀態(tài)，或者邊界模糊狀態(tài)，則它就失去了架構的基礎條件。但是協(xié)同產(chǎn)業(yè)的未來必然會向個人級和社會級協(xié)同發(fā)展，所面臨的不確定性會越來越多。此時基于組織級協(xié)同的“二元工作流”就可能面臨極大挑戰(zhàn)。
當然，我們對“二元工作流”的苛求，是源于對協(xié)同管理未來發(fā)展的期待。協(xié)同軟件迄今為止在中國也只不過走過了10年的時間，按照“低頭插秧”的態(tài)度，我們只不過剛把秧苗插上，把協(xié)同管理這塊土地播上種。未來的路還長著呢，我們需要努力創(chuàng)新。
注：本文摘自由致遠協(xié)同研究院出版的《協(xié)同+工作革命》一書中《中國企業(yè)組織行為績效指標體系研究摘要》，轉載請注明出處。申請試用致遠協(xié)同軟件，請撥打免費電話：4007003322。
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