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Huddle Room——一種團隊協(xié)作場景和工作方式
時間：2018-02-28新聞來源：致遠互聯(lián)協(xié)同研究院瀏覽量：14365
團隊協(xié)作的基本單元：一起做
幾個人因為要做某件事情，或者商議討論事情，湊在一起，這就是協(xié)作的原始場景。企業(yè)組織把這種模式固定下來，構建設立了辦公室。人們在同一間辦公室里，一起做的事情——協(xié)同工作。事實上，許多合作的項目或者事情也會分解出一些任務由大家各自獨自去做作業(yè)。因此，在辦公室里大家就做協(xié)作的事情，或者各自做與組織相關的自己的事情。組織規(guī)模的擴大使得辦公室擴張成為辦公樓、辦公區(qū)。
一起做——協(xié)同工作方式：在辦公室里有人招呼一聲，“嗨”，“大家注意，我們討論一下XX事情”！于是大家都抬起頭，把注意力集中到一個共同的問題上，熱烈發(fā)言或聆聽訊息，互動合作。在辦公樓道里或者操場上，有人大聲招呼，“各位先生，請大家搭把手，抬一下這張桌子！”這也是協(xié)作——一起做一件事情。
一起做一件事情的場景性制約條件：幾個人（或者稱為個體）要一起做什么，前提條件就是每個個體都知道做什么并且同時去做，不是各自去做，這就要求大家必須同時共同出現(xiàn)在同一個場景中——同時共現(xiàn)。換言之，多個個體同時出現(xiàn)在同一個場景中，是協(xié)作的必要條件。這里必須搞清楚兩個問題：一是“一起做一件事”與“都在做同一件事情”是完全不同的意思，前者是多個個體共同做，后者可以是多個個體分別做，方式完全不同。二是這里的“一起（共同）做”的“事情”是指一個時間上連續(xù)不可分割的任務單元，是協(xié)作的最簡單、最基礎單元，而在空間上則限定于協(xié)作個體之間溝通互動行為可以保持的距離之內。從物理系統(tǒng)的觀點來考察，這樣的限制條件可能也是相當尺度上可能發(fā)生協(xié)同效應的條件（當然該敘述還未能經(jīng)過嚴格的理論計算證明）。
一起做協(xié)同工作的技術制約和發(fā)展。幾個纖夫一起拉纖，一隊比賽選手劃龍舟、拔河比賽，幾個人共同搬運重物，這樣的協(xié)作場景比比皆是。顯然，這些協(xié)作行為是很原始、很基礎的，協(xié)作技術含量基本上限于原始人的水平。更能引人想象的可能是幾只猴子聯(lián)手拉倒一株野蘋果樹，幾只狼圍捕一只羚羊，為了達到這個目的，就需要協(xié)作，必須借助溝通技術來共享信息和協(xié)調行動。這里的溝通技術水平限制了他們的協(xié)作時空界限，目力所及和口耳相傳——溝通通訊能力及其承載語言信息技術。
記憶、記錄，從動物大腦活體發(fā)展開來，一直延伸到文字書寫，更發(fā)展為磁存儲、光存儲到今天的云存儲，使得信息能夠離開人腦獨立記載、傳遞為溝通（協(xié)作行為的前提條件）能夠跨越時間-空間奠定了物理基礎。
正像我們大家都非常熟悉的那樣，人們的協(xié)作行為早就經(jīng)由信息和通訊技術的發(fā)展而拓展了時間、空間和人數(shù)的規(guī)模。特別令人容易忽視的是協(xié)作事物從單一的一次性簡單任務已發(fā)展到如曼哈頓和登月計劃那樣復雜的巨型系統(tǒng)工程。簡單協(xié)作任務的基本定義為：協(xié)作過程在時間上不間斷，空間上不區(qū)隔。凡是大型復雜的協(xié)作項目都是由基本協(xié)作行為參與構成的。
現(xiàn)在我們把目光回到最基礎的協(xié)作行為單元---幾個人一起做。這個協(xié)同工作的基本單元有非常普遍的現(xiàn)實場景：開會，小會面、小聚集，直白地說就是“一起（共同）做”。公司里隨時需要，招呼幾個人在一起開個小會。英文單詞“huddle” 指的也是這樣的協(xié)作基本單元。這個詞語的靈感來源于美國傳統(tǒng)運動美式橄欖球，熟悉超級碗的人可能知道，每場比賽開始之前，隊員通常會聚在一起（huddle）商討策略、鼓舞士氣。美式橄欖球非常講究策略和隊員之間的配合，所以“huddle”這個詞在英語里也有協(xié)作的意思。這使得Huddle具有了“一起做”的協(xié)同工作語義。
下面就來介紹一下基于UC&C統(tǒng)一通信與協(xié)作技術的一種協(xié)同工作方式—— Huddle Room。
隨著視頻會議在企業(yè)中應用的普及，人們開始試圖尋求讓視頻會議技術走出傳統(tǒng)的會議室，進入更加廣泛的應用空間的途徑和方法。這使得Huddle Room成了視頻協(xié)作和AV領域的最熱門概念之一。那么，Huddle Room到底是個什么東西？
Huddle Room是指配備了視頻、語音通訊和顯示設備的小型會議室或小型團隊工作空間，區(qū)別于傳統(tǒng)大型會議環(huán)境，經(jīng)常被用作快速召集的小組工作會議或跨部門協(xié)作。
英文“huddle”有緊湊、聚集的意思，所以“Huddle Room”直譯就是人們聚集的小會議室。Huddle Room和Huddle Space”意思相近，前者指相對封閉的空間，后者指開放式空間，不過這兩個詞沒有明顯區(qū)別，都可以代指小型會議室或小型團隊工作空間。
通常一間Huddle Room最多容納六人，不同企業(yè)對Huddle Room的定義有所差別。不過隨著遠程辦公、移動辦公的興起，不少企業(yè)特別是中小型企業(yè)更多使用Huddle Room進行日常的商務洽談及團隊協(xié)作，因此Huddle Room目前被定義為配備了語音通訊或視頻通訊的小型會議室或者小型團隊工作空間，區(qū)別于傳統(tǒng)會議室，便于營造更輕松、自由的交談環(huán)境。
一起做——Huddle Room的發(fā)展歷程
Huddle Room不是一個新概念，它所代指的小會議室或小型工作空間其實在大、中、小型公司里都普遍存在，而且數(shù)量繁多。有趣的是，人們以前經(jīng)常會用“拐角處的小會議室”來形容這些空間。
與傳統(tǒng)會議室相比，Huddle Room容易被忽略，因為傳統(tǒng)會議室往往配備昂貴的語音及視頻通訊設備、顯示設備等，且占用的空間較大，因此也獲得了更高的關注度。調研指出，許多公司甚至沒有一份完整的Huddle Room列表。除此以外，Huddle Room這個說法不被人們所熟知的一個重要原因是，目前并沒有一個明確且廣泛被人接受的定義。不同的企業(yè)對Huddle Room的定義有所差別，比如：
根據(jù)用途定義：指用于協(xié)作、PPT演示及解決問題的小型會議室；
根據(jù)設備定義：指配備了顯示設備及無線寬帶的小會議室；
根據(jù)可用性定義：指無需提前預訂、可以用作臨時會議的小會議室；
根據(jù)IT人員定義：指無需IT人員支持的小會議室；
不難看出，以上只提及了Huddle Room的一個或者幾個功能，不能準確概括Huddle Room的全部特點。
那么，問題來了。為什么要關注Huddle Room？其特殊意義在哪里？
美國專業(yè)會議服務獨立調研機構Wainhouse Research預測，全球范圍內約有3000– 5000萬Huddle Room，并且保持不斷增長的趨勢。以Huddle Room為代表的非正式會議室和開放空間已經(jīng)超越傳統(tǒng)的會議室，成為最常用的協(xié)作和演示場所。
Huddle Room興起代表著沿用了數(shù)十年的辦公方式正在經(jīng)歷巨大的變化：傳統(tǒng)的會議室仍舊是重要的演示場所，但支持豐富協(xié)作和全新工作方式的虛擬會議室、非正式會議室和開放空間將日益增多。
數(shù)據(jù)顯示，全球目前約有1/3的員工使用Huddle Room進行遠程辦公和協(xié)作[1] ?。預計至2019年底，使用Huddle Room開展多人視頻會議方面的需求將會增長400%[5] ?。因此，Huddle Room的關注價值在于其背后的新IT部署需求和市場，如何開發(fā)符合小型會議室空間配置、高效靈活的音頻及視頻解決方案是近期UC&C的一個熱門話題。
在國內，Huddle Room這個說法還沒有普及，所以目前沒有相應的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。眾創(chuàng)空間和聯(lián)合辦公可以看作是Huddle Room在中國的一種落地形式，因為大部分是非正式會議室和開放空間。伴隨眾創(chuàng)空間和中小型企業(yè)的發(fā)展，國內對于Huddle Room的需求將持續(xù)加大。
全球Huddle Room數(shù)量：3000-5000萬，預計至2019年底，使用Huddle Room開展多人視頻會議方面的需求將會增長400%。中國范圍內，Huddle Room的數(shù)量預估在1500-2000萬個。
Huddle Room因其靈活、開放性受到越來越多的關注，作為傳統(tǒng)會議室的補充，它有以下特點：
低成本：無需專門預留空間或者部署昂貴的音視頻協(xié)作設備，因此在場地及設備成本上占有優(yōu)勢。
易用性：無需提前預訂，采用先到先得原則，支持臨時召集的小組工作會議或團隊協(xié)作。
高效率：營造更自由、舒適的溝通氛圍，讓與會者可以專注于會議內容，提高協(xié)作和溝通效率。
易管理性：無需配備專業(yè)IT人員，只需在部署前期選用高效、靈活的音視頻協(xié)作設備，與會人員在日常使用時便可自行操作，快速召開遠程會議，節(jié)省額外的時間及人力成本。
主要用途
Huddle room使用靈活，沒有固定的使用用途，但由于其特性非常適合小型團隊的溝通模式，常被用于以下幾種情景：
經(jīng)常性小組會議：包括日常事項討論、頭腦風暴、方案演示等。
遠程協(xié)作：連接異地的辦公室、會議室進行視頻會議或遠程協(xié)作，如客戶磋商、一對多點會議、跨部門協(xié)作等。
臨時會議：包括臨時召集的會議、與員工一對一面談、人力專員面試等。
其他：比如用餐、午休、專注工作、個人私密空間等。
發(fā)展前景
Huddle room代表的是一個潛力巨大、生機勃勃的市場。未來的數(shù)量會不斷增加，無論在國內還是全球范圍。以下趨勢也將進一步推動huddle room的發(fā)展：
全球化需求：
全球化現(xiàn)象意味著更多工作需要跨時區(qū)、跨國界及跨文化進行，企業(yè)需要既能拓展業(yè)務，又不受距離與時間顯示的協(xié)作工具。因為未來統(tǒng)一通訊領域將帶來更多支持團隊協(xié)作以及內容協(xié)作的音視頻工具，比如面向Huddle Room的IT部署方案。
企業(yè)需求：
當前中國正處于新一輪的創(chuàng)業(yè)熱潮當中，創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新類企業(yè)日益增多。此外，自2014年以來，政府出臺了很多針對中小型企業(yè)的扶持政策，這些企業(yè)對工作場所的要求更加靈活，因此開放式辦公空間以及氣氛更為融洽的小型會議室將會更受歡迎。
對于大中型企業(yè)，Huddle Room也將成為一個不可忽略的趨勢。最明顯的一點，近幾年來越來越多辦公室采用了開放式的布局和靈活的空間設計，包括減少特定的辦公位置、預留更多沙發(fā)區(qū)以及小型會客空間、將會議室直接融入到公共區(qū)域、將樓梯的位置從以往的角落搬到辦公場所的中心從而創(chuàng)造更多交談的機會等。以Huddle Room為代表的開放式布局和靈活的空間設計，能更好地激發(fā)員工的創(chuàng)造思維，提高協(xié)作和溝通效率。
年輕職場人需求：
作為80和90后的千禧一代逐漸成為現(xiàn)代職場主力軍，在職場中有自己的溝通偏好和工作方式，并通過這些方式推動著未來辦公場所的發(fā)展。
近期一份預測報告指出，78%的千禧一代希望在工作場所擁有媲美日常生活的溝通協(xié)作體驗。Huddle Room憑借自身的優(yōu)勢，將會發(fā)揮更重要的作用。事實上，伴隨遠程辦公、移動辦公的日益普及，隨時隨地辦公的生活和工作方式已經(jīng)深入人心 —— 人們渴望在任何時間、任何地點、通過任何設備和任何網(wǎng)絡都能實現(xiàn)面對面的溝通和協(xié)作。
全新的協(xié)作需求：
隨時隨地辦公的生活與工作方式將進一步普及，工作場所的演變推動著企業(yè)設施及IT規(guī)劃發(fā)生重要轉變，協(xié)作辦公不再局限于會議室和個人桌面，而逐步擴展至整個公司范圍以及辦公室以外的虛擬空間。音頻、視頻通信和內容共享不再只是會議室專用的技術，而開始不斷滲透至辦公室內外的每一處工作場所。各項工作場所上的技術創(chuàng)新，如屏蔽開放式辦公環(huán)境的常見噪音、智能飛屏等技術將支持這個轉變，并為未來的工作模式下了全新的定義。
