中海國際全稱中海國際船舶管理有限公司，系中國海運（集團）總公司的一級子公司。是集團在整合了原上海海運、廣州海運、大連海運所屬的船員管理、船舶管理及教育培訓資源后，于2004年12月8日在上海成立的。公司在上海、廣州、大連三地分別設(shè)有分公司，在北京擁有子公司—中海海員對外技術(shù)服務有限公司，還有上海、廣州兩地的教育培訓中心。中海國際管理著超過2萬名船員，為中國海運（集團）總公司所屬的各船公司配員并派員。
“我們每天上班的第一件事情，就是登錄到OA系統(tǒng)，看看自己有什么事務要處理，再看看‘集團空間’，看看全公司層面有什么新聞、公告，看看‘單位空間’，看看本單位的新聞、公告，OA系統(tǒng)就這樣伴隨著每個人一天的工作，這已經(jīng)成了我們的習慣，即使外出，如果沒上OA系統(tǒng)，總覺得好像有什么事務還在等著處理……”中海國際企管部發(fā)展科科長李國棟如此描述A8在本公司上線運行后帶給他們的變化。同李科長聊起A8協(xié)同，他很是熱情地為我們介紹了A8協(xié)同在他們公司從選型、實施上線到試運行直至運行至今的一個個故事，講述了他在A8實施過程中的諸多體會。
“既獨立又集中”的集團統(tǒng)一管控平臺
OA系統(tǒng)建設(shè)，是公司業(yè)務和管理的需要，是提升管理水平、提高管理質(zhì)量的需要，是提升管理效率、規(guī)范管理流程的需要。作為公司“一把手”工程的信息化管理工作，列入2008年公司信息化建設(shè)項目之一的OA系統(tǒng)，在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導下，取得了一定的成效。首先，在OA系統(tǒng)的選型上，遵循了以下原則，即：系統(tǒng)的功能能滿足公司的管理要求，能適應公司的管理體制，能最大程度地實現(xiàn)公司總部與下屬單位間的分級管理模式以及地域分散卻管理統(tǒng)一的管理方式。中海國際總部設(shè)在上海，并在上海、廣州、大連、北京另有7個下屬單位，采取由總部集中統(tǒng)一管理，下屬單位相對獨立的管理模式。為此，中海國際“花了三個月的時間，對市場上主流的OA協(xié)同辦公軟件進行了接觸，有的還進行了試用”，最后發(fā)現(xiàn)，唯一能滿足中海國際現(xiàn)行企業(yè)架構(gòu)，最大程度地適應中海國際管理要求的，就是致遠A8集團版協(xié)同管理系統(tǒng)。其“集團版”特征充分體現(xiàn)了公司上下級管理層級，總部與下屬單位之間能集中又能獨立的管理模式。公告、新聞等板塊既能集中、統(tǒng)一在全公司范圍的“集團空間”內(nèi)發(fā)布，又能獨立、自主在各所屬單位范圍的“單位空間”內(nèi)發(fā)布；各單位擁有各自的“公文管理”流程，收文、發(fā)文自成體系、互不干擾，而“公文交換”，能快速、高效、便捷地實現(xiàn)總部與所屬單位間上、下行文的傳遞，公文處理的時效性得以充分發(fā)揮；“協(xié)同辦公”功能實現(xiàn)了個人辦公事務的統(tǒng)一和靈活，每個人都能跨部門、跨單位，與系統(tǒng)中的任何人進行事務處理；定制的各類“表單”，規(guī)范了事務處理流程，行政審批制度得以嚴格執(zhí)行等等。
跨地域的高效溝通審批平臺
“OA上面有的，你自己去看吧！”普通的一句話代表著一個企業(yè)辦公管理方面的改變。自2008年5月中海國際A8項目實施以來，中海國際的日常行政辦公管理發(fā)生了改變，特別是在公文管理和日常管理審批方面，有了極大的效率提升。
對于此，李科長有著很深的體會，“協(xié)同辦公已經(jīng)成為中海國際全體管理人員的辦公新習慣”是他對筆者說的第一句話。他告訴筆者，在使用協(xié)同之前，總部機關(guān)的管理人員，每天都要接到大量下屬單位的長途電話、傳真，每天要花相當?shù)臅r間在與異地單位的溝通上。而且，紙介材料的傳遞，總部機關(guān)下屬單位間只能通過郵寄方式實現(xiàn)，時間長、費用高、易出錯。
A8上線后，李科長的感受是很明顯的，“基本上我們電話、傳真都明顯減少”，目前，各單位間已經(jīng)基本放棄了紙介的辦公方式，全部改為了協(xié)同方式流轉(zhuǎn)，初步估計，單是傳真，估計與原來相比可減少長途電話費用20%-30%。大家有什么需要溝通的，就直接在協(xié)同平臺上進行溝通了。公文流轉(zhuǎn)不僅節(jié)省了大量在途時間，也節(jié)省了相當?shù)馁M用（如印刷費、紙張費、快遞費等），從根本上提高了辦公效率，尤其是公文的處理效率，更為建設(shè)集約型企業(yè)作出了貢獻。
除了公司總部與所屬單位間的審批更加便捷之外，全體用戶對A8最大的一個感受就是拉近了總部機關(guān)與所屬單位之間的距離。特別是“集團空間”中的“公告”、“新聞”等，讓身處異地的所屬單位用戶能及時了解公司發(fā)生的各項事情，提高了信息的快捷度，信息公開得以充分實現(xiàn)。
簡單易用 客戶親身設(shè)計業(yè)務應用
在系統(tǒng)正常運行、各用戶相對滿意的背后，是實施人員尤其是系統(tǒng)管理員的辛勤付出。
整個項目的實施，是在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導下，由公司企管部負責進行的，企管部發(fā)展科李國棟科長擔當系統(tǒng)管理員，具體負責整個項目的實施和運行。項目組用短短2個月不到的時間，先后完成了公司總部和7個下屬單位的公文管理的全部配置，并進行了系統(tǒng)搭建、系統(tǒng)初始化、流程梳理等工作，為協(xié)同系統(tǒng)的全面啟用奠定了基礎(chǔ)。與其他企業(yè)不同的是，中海國際協(xié)同系統(tǒng)“表單應用”中的所有表單全部都由李科長自己獨立設(shè)計，開創(chuàng)了客戶獨立、自主管理系統(tǒng)的最快、最好記錄。
李科長在談到公司的協(xié)同系統(tǒng)之所以能得到廣大用戶的認可，之所以能在較短的時間內(nèi)在全系統(tǒng)中得到應用，跟系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)的全面掌控與駕馭是密不可分的。他說，一個好的協(xié)同系統(tǒng)管理員應具備三個條件：較強的計算機應用能力、熟悉辦公室事務、較好的溝通協(xié)調(diào)能力。李科長1986年畢業(yè)于計算機專業(yè)，擔任過多年的辦公室主任一職，做過十多年的教師和多年的行政管理職務，可以說，他具備了一個優(yōu)秀系統(tǒng)管理員的全部優(yōu)勢，很好的計算機專業(yè)業(yè)務與教師所特有的語言表達能力，分析問題與解決問題的能力在他身上充分體現(xiàn)；熟悉公文管理的收文、發(fā)文規(guī)范及處理流程；有較強的部門之間、與下屬單位間的溝通協(xié)調(diào)能力，一個最好的例證就是，李科長自己編寫適合中海國際要求的操作說明書，總部機關(guān)及7個下屬單位的協(xié)同系統(tǒng)操作培訓均由李科長一人完成，使用戶用最短的時間掌握了協(xié)同系統(tǒng)的基本原理和操作方法。他笑著對我們說，“現(xiàn)在，我可以充當A8系統(tǒng)的客服了”。
“我可以很自豪地說，A8集團版在我們公司的應用情況是屬于比較好的”、“我們也為A8系統(tǒng)3.02版的功能改進及完善作出了相當大的貢獻”，李科長對A8給中海國際管理帶來的管理效益給予了較高的評價，也對A8系統(tǒng)的不斷成長寄予了較高的期望。他希望致遠公司繼續(xù)努力，開創(chuàng)軟件開發(fā)新領(lǐng)域，做軟件企業(yè)的排頭兵。
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