周樹立是國內(nèi)最大的珍珠專營集團(tuán)——京潤珍珠的董事長，他經(jīng)常在國內(nèi)、國外出差，每次回來最頭疼的問題是處理堆積如山的各種單據(jù)和文檔，這些單據(jù)和文檔中有些特別著急的，因?yàn)樗麤]及時(shí)簽字而耽誤了時(shí)間，而審批這些單據(jù)也的確要耽誤他不少時(shí)間，這種浪費(fèi)是雙向的，等待簽字的人和簽字人都上火，對(duì)于公司而言，這也是效率低下的根源之一，這該怎么辦呢?
這或許是所有管理者都頭疼的問題，不要小看了一個(gè)小小的簽字審批問題，它背后隱藏著經(jīng)營管理的大問題。為了解決這個(gè)問題，2009年，京潤珍珠上了一套協(xié)同管理軟件，專門解決這個(gè)問題。為了保證軟件的質(zhì)量和服務(wù)，京潤珍珠特意選擇了與協(xié)同行業(yè)內(nèi)領(lǐng)軍企業(yè)——致遠(yuǎn)合作。
珍珠產(chǎn)品中最有價(jià)值的品牌——京潤珍珠
京潤珍珠，始于1994年，誕生于中國海南省，集珍珠養(yǎng)殖、研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和文化展示于一體，橫跨珍珠飾品、保健品、化妝品三大行業(yè)，是國內(nèi)最大的珍珠專營集團(tuán)公司，業(yè)務(wù)涉及珍珠飾品、珍珠化妝品、珍珠保健品、珍珠養(yǎng)殖以及珍珠深加工等領(lǐng)域，銷售網(wǎng)絡(luò)遍及國內(nèi)各個(gè)省區(qū)。公司現(xiàn)已擁有了26個(gè)市場(chǎng)部和七大分倉，以保證市場(chǎng)的供應(yīng)和經(jīng)銷商的服務(wù);5000多家遍布全國的形象終端和專賣店。旗下現(xiàn)有深圳京潤珍珠控股有限公司、海南京潤珍珠生物技術(shù)股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司、海南京潤珍珠養(yǎng)殖有限公司、海南京潤珍珠博物館有限公司、三亞京潤珍珠文化館有限公司、三亞京潤珍珠研究院有限公司以及深圳京潤珍珠銷售有限公司等。以強(qiáng)大的營銷網(wǎng)絡(luò)為支撐，珍珠概念下的諸多產(chǎn)業(yè)在京潤品牌下得到了迅速發(fā)展，“京潤珍珠”已經(jīng)成為珍珠產(chǎn)品中最有價(jià)值的品牌。
協(xié)同軟件為京潤珍珠締造了什么?
如此龐大的組織，強(qiáng)大的營銷網(wǎng)絡(luò)靠什么來支撐信息的快速流轉(zhuǎn)?這就是隱藏在“審批問題”背后的問題，致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件解決的就是這個(gè)問題。在京潤珍珠，協(xié)同OA軟件的含義有以下幾種：
1. 顛覆傳統(tǒng)的神奇辦公桌
致遠(yuǎn)協(xié)同軟件正式在京潤珍珠上線之后，企業(yè)的員工突然發(fā)現(xiàn)，他們的辦公方式有了極大的改變。原先滿桌飛的通知、公告不見了，原先需要反復(fù)發(fā)的傳真不用發(fā)了，原先需要一個(gè)一個(gè)電話溝通、確認(rèn)的瑣碎事項(xiàng)不用再干了。京潤珍珠的各層領(lǐng)導(dǎo)突然發(fā)現(xiàn)，手底下員工不再會(huì)忘記做某項(xiàng)工作了。因?yàn)楝F(xiàn)在各項(xiàng)工作都整整齊齊地?cái)[在每個(gè)員工的協(xié)同桌面上。
日常辦公中有一種不屬于正式通知但又需要相關(guān)人員知曉和表態(tài)的事項(xiàng)。在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境里，解決的辦法是打印出來后傳真到各市場(chǎng)部，簽字后回傳，如果有異議或疑問再通過電話溝通。如此反復(fù)不僅大大增加了工作量，也讓電話等其它辦公開支不斷增加，而采用致遠(yuǎn)協(xié)同軟件之后，寫好內(nèi)容，選擇好發(fā)送對(duì)象，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，傳真、電話的通知就可以免了，有疑問或不同意見可在同一個(gè)協(xié)同中回復(fù)，不僅效率大大提升，也降低了員工的工作強(qiáng)度，節(jié)約了辦公成本。
京潤珍珠曾經(jīng)做過一個(gè)統(tǒng)計(jì)，公司深圳總部月用紙量在25000張到30000張。其中行政文員每月打印4000張以上。這是一個(gè)相當(dāng)大的工作量!同時(shí)，由此可以計(jì)算出僅僅包括紙張、打印機(jī)硒鼓、墨粉、傳真電話等打印相關(guān)的辦公成本支出就成本不菲。如果再加上全國各地的分支機(jī)構(gòu)，則是一個(gè)更龐大的數(shù)字。而通過引入致遠(yuǎn)協(xié)同軟件，這其中大部分的支出，都將得以免去。
由于致遠(yuǎn)協(xié)同軟件給企業(yè)帶來的變化如此之大，包括海南京潤珍珠生物技術(shù)股份有限公司、海南京潤珍珠有限公司等京潤珍珠集團(tuán)旗下的其他企業(yè)，在深圳京潤珍珠銷售有限公司協(xié)同軟件上線不多久，都紛紛引進(jìn)協(xié)同系統(tǒng)，原有的辦公固化模式，被迅速打破，協(xié)同高效與快速反應(yīng)，成為京潤珍珠的企業(yè)文化之一。
2. 高效審批的最佳方案
京潤珍珠銷售公司市場(chǎng)部遍布全國各地，而集團(tuán)內(nèi)部的審批原先以紙質(zhì)審批單為主，以快遞為主要的傳遞方式，這就容易使得銷售公司總部的人，每天忙于收發(fā)、簽字確認(rèn)各種審批單據(jù)，難免會(huì)出現(xiàn)遺漏、丟失、錯(cuò)發(fā)等情況，也容易出現(xiàn)機(jī)構(gòu)錯(cuò)發(fā)審批給不相關(guān)的部門，而且往往一個(gè)審批所需要的時(shí)間，長達(dá)一周到半個(gè)月，這無形中讓京潤珍珠的運(yùn)營成本居高不下。
而致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件的引入，讓京潤珍珠有了極大的改觀：利用致遠(yuǎn)協(xié)同“表單+模板”的方式，將京潤珍珠的原有的紙質(zhì)審批規(guī)范化、高效化、關(guān)聯(lián)化。在協(xié)同上操作，不用擔(dān)心審批發(fā)到錯(cuò)誤的部門、不用擔(dān)心審批被丟失或遺漏，也不用為審批什么時(shí)候能夠?qū)徟甓傩?，更可以隨時(shí)查看審批進(jìn)度和審批意見，并可在審批協(xié)同內(nèi)對(duì)需審批內(nèi)容進(jìn)行溝通。由此，提高管理效率，提升管理水平。
京潤珍珠行政主管信手拈來一個(gè)例子：成都辦事處從打報(bào)告到總經(jīng)理簽批僅用了兩天。市場(chǎng)部人員都說:“總部辦事效率太高了!”因?yàn)橐郧跋襁@種簽報(bào)沒有十天八天根本不可能。她說：“自從用上協(xié)同表單審批后，我們的流程審批，不管是各地市場(chǎng)部還是總部基本上實(shí)現(xiàn)了今天申請(qǐng)明天就能到位的情況?！?/span>
3. 復(fù)雜流程變簡單的秘訣
這是一個(gè)申請(qǐng)?jiān)黾淤|(zhì)檢、衛(wèi)檢報(bào)告的事件經(jīng)過，首先，申請(qǐng)人提出申請(qǐng)，第二步，部門負(fù)責(zé)人第一次審批并議價(jià)，第三步，總部領(lǐng)導(dǎo)審批并加簽相關(guān)人員做第二次價(jià)格確認(rèn)，第四步，領(lǐng)導(dǎo)最終確認(rèn)，這件事在協(xié)同中用極短的時(shí)間就算辦完了，而表單的背后是怎樣的流程呢?
這是整個(gè)事件在協(xié)同軟件中呈現(xiàn)出的流程，非常簡單、清晰，在協(xié)同軟件中可視可查，這個(gè)流程可以通過申請(qǐng)人或批復(fù)人對(duì)于事情的判斷來更改，這就是自由流程，它廣泛適用于京潤珍珠日常各項(xiàng)事務(wù)中，而這個(gè)流程一旦固定也就形成了制度，自由流程和固定流程就組成了協(xié)同軟件的二元化工作流，這就是剛?cè)嵯酀?jì)做管理的道理。
4.文檔清晰管理的工具
文檔是記錄公司發(fā)展的重要憑證，也是公司各部門重要文件與歸檔的所在地。因此在京潤珍珠單位文檔的管理也是一項(xiàng)很重要的工作。
京潤珍珠利用協(xié)同軟件中的文檔管理功能將以前公用的合同、公司規(guī)章制度、學(xué)習(xí)文檔，以及各種簽報(bào)申請(qǐng)進(jìn)行歸檔與授權(quán)管理。如行政部將所有行政類文檔都?xì)w在行政部文件夾下，方便以后統(tǒng)一查找。通過利用后臺(tái)表單查詢?cè)O(shè)置，更可進(jìn)行簡單的統(tǒng)計(jì)查詢分析，并查看相應(yīng)的明細(xì)內(nèi)容，極大地方便了對(duì)公司歸檔文檔的管理和管理工作。
