中海國際全稱中海國際船舶管理有限公司,系中國海運(yùn)(集團(tuán))總公司的一級子公司。是集團(tuán)在整合了原上海海運(yùn)、廣州海運(yùn)、大連海運(yùn)所屬的船員管理、船舶管理及教育培訓(xùn)資源后,于2004年12月8日在上海成立的。公司在上海、廣州、大連三地分別設(shè)有分公司,在北京擁有子公司—中海海員對外技術(shù)服務(wù)有限公司,還有上海、廣州兩地的教育培訓(xùn)中心。中海國際管理著超過2萬名船員,為中國海運(yùn)(集團(tuán))總公司所屬的各船公司配員并派員。
“我們每天上班的第一件事情,就是登錄到OA系統(tǒng),看看自己有什么事務(wù)要處理,再看看‘集團(tuán)空間’,看看全公司層面有什么新聞、公告,看看‘單位空間’,看看本單位的新聞、公告,OA系統(tǒng)就這樣伴隨著每個人一天的工作,這已經(jīng)成了我們的習(xí)慣,即使外出,如果沒上OA系統(tǒng),總覺得好像有什么事務(wù)還在等著處理……”中海國際企管部發(fā)展科科長李國棟如此描述A8在本公司上線運(yùn)行后帶給他們的變化。同李科長聊起A8協(xié)同,他很是熱情地為我們介紹了A8協(xié)同在他們公司從選型、實(shí)施上線到試運(yùn)行直至運(yùn)行至今的一個個故事,講述了他在A8實(shí)施過程中的諸多體會。
“既獨(dú)立又集中”的集團(tuán)統(tǒng)一管控平臺
OA系統(tǒng)建設(shè),是公司業(yè)務(wù)和管理的需要,是提升管理水平、提高管理質(zhì)量的需要,是提升管理效率、規(guī)范管理流程的需要。作為公司“一把手”工程的信息化管理工作,列入2008年公司信息化建設(shè)項目之一的OA系統(tǒng),在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下,取得了一定的成效。首先,在OA系統(tǒng)的選型上,遵循了以下原則,即:系統(tǒng)的功能能滿足公司的管理要求,能適應(yīng)公司的管理體制,能最大程度地實(shí)現(xiàn)公司總部與下屬單位間的分級管理模式以及地域分散卻管理統(tǒng)一的管理方式。中海國際總部設(shè)在上海,并在上海、廣州、大連、北京另有7個下屬單位,采取由總部集中統(tǒng)一管理,下屬單位相對獨(dú)立的管理模式。為此,中海國際“花了三個月的時間,對市場上主流的OA協(xié)同辦公軟件進(jìn)行了接觸,有的還進(jìn)行了試用”,最后發(fā)現(xiàn),唯一能滿足中海國際現(xiàn)行企業(yè)架構(gòu),最大程度地適應(yīng)中海國際管理要求的,就是致遠(yuǎn)A8集團(tuán)版協(xié)同管理系統(tǒng)。其“集團(tuán)版”特征充分體現(xiàn)了公司上下級管理層級,總部與下屬單位之間能集中又能獨(dú)立的管理模式。公告、新聞等板塊既能集中、統(tǒng)一在全公司范圍的“集團(tuán)空間”內(nèi)發(fā)布,又能獨(dú)立、自主在各所屬單位范圍的“單位空間”內(nèi)發(fā)布;各單位擁有各自的“公文管理”流程,收文、發(fā)文自成體系、互不干擾,而“公文交換”,能快速、高效、便捷地實(shí)現(xiàn)總部與所屬單位間上、下行文的傳遞,公文處理的時效性得以充分發(fā)揮;“協(xié)同辦公”功能實(shí)現(xiàn)了個人辦公事務(wù)的統(tǒng)一和靈活,每個人都能跨部門、跨單位,與系統(tǒng)中的任何人進(jìn)行事務(wù)處理;定制的各類“表單”,規(guī)范了事務(wù)處理流程,行政審批制度得以嚴(yán)格執(zhí)行等等。
跨地域的高效溝通審批平臺
“OA上面有的,你自己去看吧!”普通的一句話代表著一個企業(yè)辦公管理方面的改變。自2008年5月中海國際A8項目實(shí)施以來,中海國際的日常行政辦公管理發(fā)生了改變,特別是在公文管理和日常管理審批方面,有了極大的效率提升。
對于此,李科長有著很深的體會,“協(xié)同辦公已經(jīng)成為中海國際全體管理人員的辦公新習(xí)慣”是他對筆者說的第一句話。他告訴筆者,在使用協(xié)同之前,總部機(jī)關(guān)的管理人員,每天都要接到大量下屬單位的長途電話、傳真,每天要花相當(dāng)?shù)臅r間在與異地單位的溝通上。而且,紙介材料的傳遞,總部機(jī)關(guān)下屬單位間只能通過郵寄方式實(shí)現(xiàn),時間長、費(fèi)用高、易出錯。
A8上線后,李科長的感受是很明顯的,“基本上我們電話、傳真都明顯減少”,目前,各單位間已經(jīng)基本放棄了紙介的辦公方式,全部改為了協(xié)同方式流轉(zhuǎn),初步估計,單是傳真,估計與原來相比可減少長途電話費(fèi)用20%-30%。大家有什么需要溝通的,就直接在協(xié)同平臺上進(jìn)行溝通了。公文流轉(zhuǎn)不僅節(jié)省了大量在途時間,也節(jié)省了相當(dāng)?shù)馁M(fèi)用(如印刷費(fèi)、紙張費(fèi)、快遞費(fèi)等),從根本上提高了辦公效率,尤其是公文的處理效率,更為建設(shè)集約型企業(yè)作出了貢獻(xiàn)。
除了公司總部與所屬單位間的審批更加便捷之外,全體用戶對A8最大的一個感受就是拉近了總部機(jī)關(guān)與所屬單位之間的距離。特別是“集團(tuán)空間”中的“公告”、“新聞”等,讓身處異地的所屬單位用戶能及時了解公司發(fā)生的各項事情,提高了信息的快捷度,信息公開得以充分實(shí)現(xiàn)。
簡單易用 客戶親身設(shè)計業(yè)務(wù)應(yīng)用
在系統(tǒng)正常運(yùn)行、各用戶相對滿意的背后,是實(shí)施人員尤其是系統(tǒng)管理員的辛勤付出。
整個項目的實(shí)施,是在公司丁農(nóng)總經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下,由公司企管部負(fù)責(zé)進(jìn)行的,企管部發(fā)展科李國棟科長擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員,具體負(fù)責(zé)整個項目的實(shí)施和運(yùn)行。項目組用短短2個月不到的時間,先后完成了公司總部和7個下屬單位的公文管理的全部配置,并進(jìn)行了系統(tǒng)搭建、系統(tǒng)初始化、流程梳理等工作,為協(xié)同系統(tǒng)的全面啟用奠定了基礎(chǔ)。與其他企業(yè)不同的是,中海國際協(xié)同系統(tǒng)“表單應(yīng)用”中的所有表單全部都由李科長自己獨(dú)立設(shè)計,開創(chuàng)了客戶獨(dú)立、自主管理系統(tǒng)的最快、最好記錄。
李科長在談到公司的協(xié)同系統(tǒng)之所以能得到廣大用戶的認(rèn)可,之所以能在較短的時間內(nèi)在全系統(tǒng)中得到應(yīng)用,跟系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)的全面掌控與駕馭是密不可分的。他說,一個好的協(xié)同系統(tǒng)管理員應(yīng)具備三個條件:較強(qiáng)的計算機(jī)應(yīng)用能力、熟悉辦公室事務(wù)、較好的溝通協(xié)調(diào)能力。李科長1986年畢業(yè)于計算機(jī)專業(yè),擔(dān)任過多年的辦公室主任一職,做過十多年的教師和多年的行政管理職務(wù),可以說,他具備了一個優(yōu)秀系統(tǒng)管理員的全部優(yōu)勢,很好的計算機(jī)專業(yè)業(yè)務(wù)與教師所特有的語言表達(dá)能力,分析問題與解決問題的能力在他身上充分體現(xiàn);熟悉公文管理的收文、發(fā)文規(guī)范及處理流程;有較強(qiáng)的部門之間、與下屬單位間的溝通協(xié)調(diào)能力,一個最好的例證就是,李科長自己編寫適合中海國際要求的操作說明書,總部機(jī)關(guān)及7個下屬單位的協(xié)同系統(tǒng)操作培訓(xùn)均由李科長一人完成,使用戶用最短的時間掌握了協(xié)同系統(tǒng)的基本原理和操作方法。他笑著對我們說,“現(xiàn)在,我可以充當(dāng)A8系統(tǒng)的客服了”。
“我可以很自豪地說,A8集團(tuán)版在我們公司的應(yīng)用情況是屬于比較好的”、“我們也為A8系統(tǒng)3.02版的功能改進(jìn)及完善作出了相當(dāng)大的貢獻(xiàn)”,李科長對A8給中海國際管理帶來的管理效益給予了較高的評價,也對A8系統(tǒng)的不斷成長寄予了較高的期望。他希望致遠(yuǎn)公司繼續(xù)努力,開創(chuàng)軟件開發(fā)新領(lǐng)域,做軟件企業(yè)的排頭兵。