“沒有蒸汽發(fā)動機，除了多人抬、牛馬拉，不知有什么可以提高運輸效率？沒有致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)，除了跑斷腿、狂加班，不知還有什么可以提高工作效率？致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)是辦公的工業(yè)革命，是大協(xié)同時代的工作革命?！?
2013年致遠(yuǎn)用戶大會上，一位客戶這樣聲情并茂道。而這家客戶，正是來自國內(nèi)領(lǐng)先的數(shù)字地圖內(nèi)容、導(dǎo)航和位置服務(wù)解決方案提供商——高德軟件，其為何如此認(rèn)可致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)，在此高評價的背后，究竟解決了怎樣的管理問題、提供了怎樣的解決方案、創(chuàng)造了怎樣的管理價值？讓我們一起走進(jìn)高德軟件，了解致遠(yuǎn)與高德的故事。
高德軟件有限公司于2002年成立，其業(yè)務(wù)主要覆蓋互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)、車載導(dǎo)航、政府和企業(yè)應(yīng)用三大領(lǐng)域。公司于2010年7月1日在美國納斯達(dá)克股票市場成功上市，從此邁入公司發(fā)展新紀(jì)元。
伴隨著公司的快速發(fā)展，高德軟件在全國多地設(shè)有數(shù)據(jù)生產(chǎn)基地、研發(fā)基地及辦事處。在企業(yè)日益壯大的喜悅背后，高德軟件面臨的管理困惑也是日益凸顯：多地辦公模式使紙質(zhì)簽字審批耗時較長，效率低下，且多系統(tǒng)并存，致使重復(fù)實施、維護工作多，使用極為不便。為此，高德軟件迫切地希望提高審批工作效率，解決多地辦公簽字的不便，且統(tǒng)一審批工作平臺，降低實施維護工作。正當(dāng)高德軟件為此百感交集時，致遠(yuǎn)協(xié)同OA的恰時出現(xiàn)，對高德來說，更是撥開云霧見青天。2011年6月，高德軟件正式啟用致遠(yuǎn)A8協(xié)同管理軟件，開啟全新的信息化辦公道路。
高德軟件的協(xié)同路
公司法務(wù)部率先實施，在法務(wù)部應(yīng)用的示范和協(xié)助下，IT部、資產(chǎn)部、企管部、財務(wù)部、人力資源部、行政部、工會、采購部、數(shù)據(jù)生產(chǎn)部、產(chǎn)品研發(fā)等部門紛紛跟進(jìn)實施，實現(xiàn)了從紙質(zhì)審批方式向電子審批方式的轉(zhuǎn)變。財務(wù)部NC系統(tǒng)和人力資源部白金系統(tǒng)原有審批工作流程也一致遷移至A8協(xié)同系統(tǒng)，統(tǒng)一工作平臺。
首次應(yīng)用：合同管理流程
通過在致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)搭建合同審批流程，實現(xiàn)了合同審核、審批、蓋章、歸檔、統(tǒng)計的完整線上管理，既方便了審核工作，提高了審批速度，也減少了人工歸檔統(tǒng)計，提高了合同管理效率。
典型應(yīng)用：采購管理
管理問題：采購付款申請時需手動輸入資產(chǎn)明細(xì)，為避免重復(fù)付款，付款申請時財務(wù)部及采購部都要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)核查。
解決方案：搭建資產(chǎn)信息底表，采購流程結(jié)束后將明細(xì)回寫至底表，付款申請時從底表調(diào)用資產(chǎn)信息，完成后回寫付款狀態(tài)至底表。
應(yīng)用價值：1、相關(guān)信息不用手工錄入或跨表查詢，直接從底表調(diào)用顯示在當(dāng)前表單；2、流程結(jié)束后將相關(guān)信息回寫入底表，避免重復(fù)申請、反復(fù)查詢等情況；3、減少審批時數(shù)據(jù)核對工作，避免資產(chǎn)、付款信息出錯，縮短審批時間；4、資產(chǎn)情況、付款狀態(tài)等信息一目了然，方便后續(xù)的維護、跟蹤、統(tǒng)計。
實施創(chuàng)新：通過員工信息底表簡化流程
管理問題：組織架構(gòu)龐大、層級復(fù)雜，并且調(diào)整較為頻繁。按部門設(shè)立分支條件流程復(fù)雜，并需經(jīng)常維護，維護不及時易出現(xiàn)審批人員錯誤。
解決方案：設(shè)置員工信息底表，將員工及審批人信息錄入底表，在填寫審批表時通過底表選擇申請人，將申請人信息及對應(yīng)的審批人帶入到表單中，從而簡化流程設(shè)置并方便審批。
高德軟件協(xié)同應(yīng)用之“兩高兩低”
一、提高辦公效率
1、通過變手工審批為電子審批，變串簽流程為會簽流程，簡化審批環(huán)節(jié)，提高審批速度；
2、通過變手工手段為電子手段，采用辦公自動流轉(zhuǎn)功能，利用電子信息搜索手段、日程事件管理、信息共享管理，達(dá)到簡化人工操作，提高操作效率；
3、通過在線即時通訊溝通，方便信息溝通，提高溝通效率。
二、提高管理執(zhí)行力
1、落實制度建立辦公流程，建立操作規(guī)范、流程，固定審批表單模，規(guī)范辦公制度，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)管理；
2、數(shù)據(jù)均記錄在系統(tǒng)，保留各種操作痕跡，監(jiān)控工具查詢執(zhí)行狀態(tài)，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全訪問，通過規(guī)范化管理、追溯跟蹤執(zhí)行結(jié)果，從而提高管理透明度；
3、與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、從業(yè)務(wù)系統(tǒng)提取信息、從知識庫查詢有用信息，提高決策能力；
4、取代手工，自動化運行，提高反應(yīng)速度。
三、降低行政成本
1、通過單位運營車輛管理調(diào)度，節(jié)約用車成本；
2、通過系統(tǒng)資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫及管理降低辦公設(shè)備成本；
3、通過知識庫管理、共享文檔、電子發(fā)布節(jié)約文檔管理費用；
4、通過網(wǎng)絡(luò)資源鏈接和查詢、和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成、辦公信息的綜合查詢、知識庫的利用提高信息獲取速度。
四、降低人力成本
減少重復(fù)性人力工作、自動化系統(tǒng)替代人工，實現(xiàn)人均效率提高、同樣薪水支出人均產(chǎn)出明顯提高，將節(jié)約的薪金投入最需要的部門中。
致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)已伴隨高德軟件走過三年有余。三年的光陰，協(xié)同管理軟件之于高德，已不單單是軟件本身，它是軟件，更超越軟件，在高德人眼里，協(xié)同就意味著管理。在協(xié)同管理平臺上，高德人的思想得到了統(tǒng)一，高德人的執(zhí)行力愈發(fā)高效，高德人得以在此平臺上走出一條效能之路、創(chuàng)新之路。如今，隨著致遠(yuǎn)V5出師，大協(xié)同時代的工作革命徐徐拉開，在企業(yè)信息化的漫漫長路上，致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)作為高德軟件的管理利器，定會掀起一場辦公的工作革命！
