“這是我做銷售這么多年來簽的最厚的一份合同，有300多頁，每篇簽字手都快抽筋了，簽約的日子我還記得非常清楚”致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)京津大區(qū)總監(jiān)王化福不禁感慨。
2006年2月28日，國內(nèi)最大的通信終端產(chǎn)品銷售企業(yè)和通信工程建設(shè)企業(yè)中國郵電器材集團(tuán)公司（以下簡稱中郵電），經(jīng)過近半年的比較和選型，在10多家知名OA廠商中不斷徘徊，最終將“繡球”拋給了致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6。
如果將中郵電OA選型之路比做一次相親的話，那在眾多的“美女”中，A6不是最搶眼的，而是最樸素的。正是A6秀外慧中的氣質(zhì)贏得了中郵電的傾心?！癆6簡潔的界面，清晰的模塊設(shè)計，易學(xué)易用的特性是我們最終選擇它的原因”中郵電信息技術(shù)部總經(jīng)理姜作旭一邊點(diǎn)著鼠標(biāo)批閱公文，一邊述說著中郵電與A6的故事。
A6易用性：撥開“信息化恐懼癥”的陰霾
在瞬息萬變的信息時代，靈活創(chuàng)新的中小企業(yè)越來越活躍，而擁有雄厚資本的國有企業(yè)卻顯得有些低沉。盡管國有企業(yè)是最早開始啟動信息化的先鋒，但是由于企業(yè)員工的信息化水平差異大，因為全員推進(jìn)企業(yè)信息化就出現(xiàn)了阻礙，甚至讓部分員工對這種新事物產(chǎn)生了恐懼感。
中郵電作為由國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會管理的中央大型國有企業(yè)同樣面臨這樣的尷尬?！奥犝f咱們這要實(shí)施全信息化了，這能行嗎？”在電梯中，中郵電的一位員工無意中表露出了自己的心聲?？磥?，中郵電想推進(jìn)全員信息化還真不是件容易事。
2005年，隨著中郵電組織機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的延伸，中郵電發(fā)現(xiàn)如此龐大的機(jī)構(gòu)管理起來難度很大。因此，05年7月，中郵電成立了信息技術(shù)部。新部門成立的第一件事就是要上OA系統(tǒng)。“我們當(dāng)時也捏了把汗，上OA 肯定有利于企業(yè)發(fā)展，但大家能不能真正用起來呢？”中郵電信息技術(shù)部總經(jīng)理姜作旭也為此事犯了難。因此，操作簡單，易學(xué)易用成為中郵電選擇OA系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)之一。同時，這也是中郵電選擇致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)a6的關(guān)鍵所在。
2006年4月24日，中郵電百余名員工第一次接受A6產(chǎn)品使用的培訓(xùn)和上機(jī)體驗。經(jīng)過致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)培訓(xùn)講師的講解和親自指導(dǎo)，中郵電的員工慢慢消除了心里的擔(dān)心，與A6開始了第一次親密接觸。平日里常用的業(yè)務(wù)流程在A6中都可以找到對應(yīng)的模版，參加培訓(xùn)的員工雖然第一次使用A6，但并沒有產(chǎn)生陌生感，心中的疑慮即刻煙消云散，提高全體員工信息化的意識。致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6系統(tǒng)就這樣順利走進(jìn)了中郵電，走進(jìn)了每一個人的工作中。
A6k：規(guī)范管理一鍵完成
隨著中郵電集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)大，業(yè)務(wù)范圍不斷延伸。近年來，中郵電通過更新觀念，轉(zhuǎn)變思路，開拓經(jīng)營，在保持原有業(yè)務(wù)水平基礎(chǔ)上，持續(xù)推進(jìn)國際貿(mào)易和物流，使其保持穩(wěn)定增長。作為中郵電業(yè)務(wù)中的重要部分，國際貿(mào)易和物流的日常工作流程自然也能在A6中找到它們的行蹤。
A6辦公平臺中，中郵電國際貿(mào)易部設(shè)置了精細(xì)的流程，各種國際招標(biāo)項目以及合同的審批都能在協(xié)同辦公系統(tǒng)中一鍵完成。原來沉甸甸的紙質(zhì)招標(biāo)文件搖身一變，成為電子文檔，投標(biāo)時可以大家可以輕裝上陣。以前各項文件的審批總是壓在老總桌子上，遲遲不能批復(fù)，讓工作節(jié)奏一下子慢了起來?？偸怯腥吮г埂安痪褪呛瀭€名，蓋個章嘛，要等這么長時間”，主管領(lǐng)導(dǎo)出差在外，不便審批，造成文件積壓。A6這位管家可是個工作狂，它不僅要以最快的速度將文件傳遞出去，如果處理不及時，A6的催辦功能就發(fā)威了。
中郵電直屬企業(yè)中郵普泰以手機(jī)銷售為主營業(yè)務(wù)。普泰的所有工作流程已經(jīng)都在A6上實(shí)現(xiàn)。比如，日常工作中的價格體系調(diào)整、手機(jī)上市的請示流程、廠家價格補(bǔ)償報告以及分銷商的審批都通過在A6中設(shè)置固定流程來實(shí)現(xiàn)，避免了因記不住復(fù)雜的流程而找錯審批部門的尷尬。
除了日常文件的審批，銷售人員的差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、交通費(fèi)也被A6一“網(wǎng)”打盡。A6協(xié)同管理平臺將各項制度通過可視化的固化流程體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各項管理制度落地，讓這些思想的精華真正在企業(yè)運(yùn)營中散發(fā)光芒。
當(dāng)一厚摞管理制度遇到A6，復(fù)雜就變簡單?！拔覀冊瓉沓霾罨貋韴箐N總是要拖很多天，今天這部門領(lǐng)導(dǎo)不在，明天那位主管開會，就是批不了。”中郵電普泰公司的銷售人員現(xiàn)在無需再為此擔(dān)心，即使沒有回到公司，也可以在A6平臺上，把差旅費(fèi)等提提交等待審批。如此一來，大大節(jié)省了報銷的周期，銷售人員也不再為此擔(dān)憂。
A6進(jìn)駐中郵電之后，逐漸被員工接受，并成為工作中的一件隨身工具，必不可少?！艾F(xiàn)在，一看到待辦事項里面還有沒有處理的協(xié)同，就覺得一天的工作沒做完，心里不踏實(shí)”這是中郵電員工普遍的心里寫照。
A6平臺性：異地協(xié)同管理輕松實(shí)現(xiàn)
打開中郵電的網(wǎng)站，一個醒目的菜單小窗口吸引了眼球，點(diǎn)開一看，長長的下拉菜單讓人吃了一驚，眾多分支機(jī)構(gòu)的名稱赫然顯現(xiàn)，這就是中郵電這家集團(tuán)企業(yè)的龐大機(jī)構(gòu)。
中郵電集團(tuán)現(xiàn)有12家全資子企業(yè)、多家控股企業(yè)、合資企業(yè)、參股企業(yè)。集團(tuán)公司主營業(yè)務(wù)包括通信終端產(chǎn)品銷售和物流、通信工程建設(shè)、國際貿(mào)易和國際展覽等眾多領(lǐng)域，絕對屬于航空母艦級的集團(tuán)企業(yè)。2004年，中郵電集團(tuán)公司總資產(chǎn)83億元，凈資產(chǎn)18億元，年銷售收入超過150億元。
看到這一連串另眾多企業(yè)羨慕不已的數(shù)字，中郵電的管理層可是沒有心思抱著成績享清福。中郵電集團(tuán)好比一棵繁茂參天的古樹，它有著發(fā)達(dá)的根系，哪里營養(yǎng)充沛就向哪里延伸。集團(tuán)12家分公司遍布全國，員工總數(shù)上千人，機(jī)構(gòu)龐大，實(shí)力雄厚必然帶來高收益，但隱藏在一片“好景”背后的卻是管理層的困惑。
隨著集團(tuán)的不斷壯大和在全國的移動終端銷售的展開，中郵電的管理層發(fā)現(xiàn)，即使是每日不停歇得各地奔走，處處考察，也無法全面了解每一家子公司的運(yùn)營狀況，把寶貴的時間都耗費(fèi)在了路途上，徒勞無用。
OA系統(tǒng)的啟用，似乎是解決這種尷尬的最佳途徑。致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理系統(tǒng)就好似一位“管家”，中郵電的大小事務(wù)都瞞不過它。公司制度變更了，廣州的銷售機(jī)構(gòu)斷貨了，某員工家里有事請假了，全部都被A6管家詳細(xì)記錄。
A6協(xié)同辦公系統(tǒng)一期建設(shè)實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)和本部各部室、中郵普泰公司、中郵設(shè)備公司、中郵捷訊公司、中郵展覽公臺搭建，集團(tuán)內(nèi)部和這些公司的員工均納入系統(tǒng)的服務(wù)和管理范圍之中。各直屬公司及控股公司在A6系統(tǒng)中各以一個單獨(dú)的虛擬部門體現(xiàn)，每個單位只有少數(shù)關(guān)鍵崗位的員工可以加入該虛擬部門。
一個平臺，多家公司聯(lián)動，打通了部門之間，集團(tuán)與分支的溝通阻隔，讓信息真正流動起來?！懊刻於嫉媒o分公司打好幾次電話，發(fā)無數(shù)個傳真，就光應(yīng)付這些日常事務(wù)就占了大多時間，弄得手忙腳亂的?！敝朽]電集團(tuán)辦公室的秘書小王在描述使用A6前的工作狀態(tài)時總是說“我的電話永遠(yuǎn)占線”。
A6從進(jìn)入中郵電的第一開始，就不受電話兄弟、打印機(jī)大叔和傳真妹妹的歡迎。
A6的在線呼叫搶了電話的飯碗，文檔共享和傳遞讓打印機(jī)無用武之地，公文管理功能更是讓傳真受了冷落。原來最受領(lǐng)導(dǎo)寵愛的“章”家族也被A6的電子簽章?lián)屃孙L(fēng)頭。
各類文件提交和審批全部在線實(shí)現(xiàn)，一鍵完成。來到中郵電集團(tuán)，人們每天說的最多的一句話就是“給我發(fā)協(xié)同吧！”
A6粘性：全員上線 一個都不能少
晚上9：00打開中郵電的A6系統(tǒng)，一個數(shù)字令人震驚，看看首頁顯示的在線人數(shù)：30。中郵電的協(xié)同辦公系統(tǒng)從來就沒有冷清過。
“一年半的時間，中郵電從最高管理層到一般員工，人人協(xié)同。公司50歲以上的老同志都養(yǎng)成了協(xié)同辦公的習(xí)慣?！敝朽]電信息技術(shù)部總經(jīng)理姜作旭對A6一期使用效果非常滿意。因此，深化A6應(yīng)用，增加并發(fā)數(shù)，讓更多的員工都來享受協(xié)同，成為中郵電二期開發(fā)的主要任務(wù)。
2007年2月，致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)的培訓(xùn)講師再一次為中郵電作大規(guī)模專門培訓(xùn)，這回的學(xué)員都將成為各自公司或部門的A6專家，保證人人都能夠計入?yún)f(xié)同大軍的隊伍中。
A6二期工程的實(shí)施主要以深化總部的應(yīng)用和定制個性化需求為核心。一期使用階段過程中，由于每個人的信息素質(zhì)不同，對A6的使用程度參差不齊。因此，一期階段采用了協(xié)同和紙質(zhì)文件并存的方式。這次二期啟動，首先要實(shí)現(xiàn)的則是全部實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，所有的公文收發(fā)，文檔傳遞，通知公告以及文件審批全面在A6系統(tǒng)上一氣呵成，將企業(yè)信息化進(jìn)行到底。
致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)在二期建設(shè)中為中郵電“量體裁衣”，對中郵電在A6使用過程中產(chǎn)生的新需求進(jìn)行開發(fā)和定制。比如，原來，發(fā)放的工資條不見了，電子工資條每月將按時到達(dá)個人桌面，各項費(fèi)用核算一目了然。工資條管理插件的加入以及產(chǎn)品SP包讓A6在中郵電的觸角延伸范圍更廣。
同時，A6二期增加了120個并發(fā)。至此，中郵電有1000多人擁有A6帳號，日常在線超過400人。一期階段，部分子公司只有關(guān)鍵部門的核心人員才有帳號，而且?guī)ぬ栐诩瘓F(tuán)處統(tǒng)一管理。因此，子公司的很多員工一直都在A6的邊緣徘徊，可謂只聞A6，不見其能。二期的啟動讓更多的人參與其中，人人都處于協(xié)同系統(tǒng)中，方便溝通。
中郵電與A6的二期握手不僅轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的辦公方式，讓員工“粘上”自動化的辦公方式，更重要的是將協(xié)同理念深入人心。人人處于協(xié)同狀態(tài)中，讓遺漏的信息無處可藏，讓協(xié)同管理的價值也能在中郵電生根開花。
無論是文檔共享，在線呼叫，還是表單模板，公文審批，只要日常辦公用得著的，A6基本都想得到。有人說協(xié)同軟件就像咖啡因，只要接觸它就會上癮，戒不掉。每天上班第一件事就是處理協(xié)同，每晚上網(wǎng)時總要登陸協(xié)同系統(tǒng)看看哪位在線，順便聊上幾句，每次出差可以不帶筆和紙，但一定不能忘了筆記本電腦，因為只要有網(wǎng)就得上協(xié)同看看，這種場景在中郵電已經(jīng)成為常態(tài)。A6的易用性是推動中郵電這家大型國企全員信息化的關(guān)鍵一招，它讓人人溝通便順暢，讓層層審批變簡單。
中郵電千個帳號全部激活，全員上線，協(xié)同辦公的夢想已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。易用、務(wù)實(shí)的A6協(xié)同管理系統(tǒng)將中郵電企業(yè)信息化的大門完全打開。未來，在這扇企業(yè)信息化大門背后，將演繹出更多協(xié)同的精彩，將講述更多A6的故事。
