自2000年以來，伴隨著全國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，鋼鐵行業(yè)的經(jīng)營狀況、企業(yè)規(guī)模、企業(yè)效益飛速發(fā)展。企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)張使得鋼鐵企業(yè)意識到管理升級對企業(yè)發(fā)展的必要性，信息化建設(shè)隨之走進(jìn)了鋼鐵企業(yè)。邢臺鋼鐵有限責(zé)任公司，就是在那個(gè)時(shí)候邁出其信息化建設(shè)的步伐。
大有大的難處
邢鋼的信息化建設(shè)始于2002年。當(dāng)時(shí)邢鋼經(jīng)營狀況不斷好轉(zhuǎn)、企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，邢鋼領(lǐng)導(dǎo)敏銳地意識到企業(yè)繼續(xù)快速發(fā)展亟需提升管理能力。此時(shí)其他大型鋼鐵企業(yè)已開始相繼實(shí)施ERP項(xiàng)目，且效果良好，這也引發(fā)了邢鋼管理信息化建設(shè)的需求，引發(fā)了邢鋼對企業(yè)管理量化、數(shù)字化的需求。正是在這一背景下，邢鋼與用友集團(tuán)簽約，購買用友ERP-NC作為其信息管理平臺。經(jīng)過5年左右的建設(shè)，邢鋼信息化管理平臺已實(shí)現(xiàn)包括電子郵件、內(nèi)網(wǎng)、ERP、HR、客商管理（CRM，全國鋼鐵行業(yè)率先應(yīng)用）、PORTAL在內(nèi)的多種系統(tǒng)，擁有了一個(gè)較為完備的管理信息化基礎(chǔ)，使得企業(yè)在管理上實(shí)現(xiàn)了較大的提升，并獲得了ISO9002(2000版)國際質(zhì)量體系認(rèn)證、ISO/TS16949:2002 《質(zhì)量管理體系汽車生產(chǎn)件及相關(guān)維修零件組織應(yīng)用GB/T19001-2000的特別要求》標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001-2001《職業(yè)健康安全管理體系規(guī)范》以及GB/T24001-2004《環(huán)境管理體系要求及使用指南》等相關(guān)認(rèn)證。
邢鋼鳥瞰
作為全國知名的高端線材生產(chǎn)企業(yè)，邢鋼擁有包括財(cái)務(wù)部、銷售部、煉鋼廠、焦化廠、實(shí)業(yè)公司、物業(yè)公司以及北京科技中心在內(nèi)的近30個(gè)部門以及分、子公司，且其采用的管理方式為集團(tuán)化的集中管控管理模式。這種緊密的管理模式，使得邢鋼在管理上獲得管控能力提升的同時(shí)，也為其管理帶來一定難度。邢鋼規(guī)模大、面積廣，部門間的溝通與協(xié)作、信息傳遞、各種審批、簽字以及公司制度、文件的傳達(dá)等等，都成了一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情。
從下屬角度來看，傳統(tǒng)方式下，需要派人將公文送到偌大邢鋼的每一個(gè)部門和二級單位，這要花費(fèi)不短的時(shí)間；又或者某一部門需要就某一事項(xiàng)進(jìn)行審批，需要從分廠領(lǐng)導(dǎo)到邢鋼公司領(lǐng)導(dǎo)的層層審批、簽字，光花費(fèi)在送審批材料上的時(shí)間就不少，而且碰到領(lǐng)導(dǎo)出差，則整個(gè)審批事項(xiàng)就要暫停下來，等待領(lǐng)導(dǎo)回來。而當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在公司，可以去領(lǐng)導(dǎo)辦公室簽字審批時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)可能已經(jīng)去開會了，或者領(lǐng)導(dǎo)面前還有其他的下屬等待領(lǐng)導(dǎo)審批、簽字，一個(gè)事項(xiàng)走完全部的審批流程，往往會花1周、2周甚至更長的時(shí)間。從領(lǐng)導(dǎo)角度來看，像邢鋼這樣管理比較規(guī)范企業(yè)，每年會新產(chǎn)生上百個(gè)制度文件，連帶之前已經(jīng)建立的制度文件和如此多的部門，如果沒有更好的解決方案，邢鋼的領(lǐng)導(dǎo)將會每天被需要審批的單據(jù)給淹沒。而從管理信息化角度來看，這些組織管理中的審批、溝通等管理難題，單通過邢鋼ERP、CRM、HR、內(nèi)網(wǎng)、企業(yè)郵箱以及原有的OA系統(tǒng)等工具是無法及時(shí)有效解決的。
在較好地解決了業(yè)務(wù)管理難題之后，如何做好邢鋼這樣大型企業(yè)的組織管理工作，是一直縈繞在邢鋼領(lǐng)導(dǎo)腦中的問題。
上線率高達(dá)90%
企業(yè)大、部門多、人員多、制度多、審批多、領(lǐng)導(dǎo)忙時(shí)間少，是邢鋼組織管理的特點(diǎn)。原有的OA系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足邢鋼此時(shí)的管理需求，亟需一套組織管理信息化解決方案來為其服務(wù)。最終，在充分了解致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件的管理理念及其二元化工作流等切實(shí)符合企業(yè)管理需求的功能后，邢鋼將目光鎖定在了致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件身上，邢鋼相信A6能夠切實(shí)解決其組織管理難題。
在致遠(yuǎn)和邢鋼雙方緊密合作下，邢鋼A6協(xié)同系統(tǒng)僅用時(shí)兩個(gè)月便成功上線，且邢鋼員工順利地將工作導(dǎo)入A6協(xié)同系統(tǒng)之中。邢鋼領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，A6系統(tǒng)的應(yīng)用，在提高邢鋼辦公效率的基礎(chǔ)上，還重新梳理了邢鋼的管理流程，明確了每個(gè)部門的管理職責(zé)，檢驗(yàn)了原有管理方式、制度的合理性，并對現(xiàn)有流程進(jìn)行優(yōu)化；而且弱化了部門間壁壘，提高了部門間協(xié)作能力與溝通效率。此外，邢鋼也將各種辦公、管理文檔進(jìn)行歸檔處理，實(shí)現(xiàn)了知識信息的沉淀和積累。
A6有效地優(yōu)化工作流程、提升工作效率的另一例證就是邢鋼A6系統(tǒng)的極高上線率。邢鋼A6協(xié)同自2007年12月20日開始上線時(shí)，在線就人數(shù)有100多人。2008年1月上旬就達(dá)到了200多，之后上線率一直維持在90%以上，甚至經(jīng)常會達(dá)到滿并發(fā)?！耙话氵@個(gè)時(shí)候，我們只好采用通知一些用戶下線，讓出并發(fā)給其他同事使用的方式來應(yīng)對。” 邢鋼信息評價(jià)處處長說道。
之所以能實(shí)現(xiàn)如此高的上線率，一是由于邢鋼的信息化基礎(chǔ)好。A6上線前的調(diào)研顯示，邢鋼職工對OA系統(tǒng)的實(shí)施大力支持，認(rèn)為OA系統(tǒng)可以減少工作的繁雜，提高工作質(zhì)量。二是邢鋼根據(jù)自身管理需要，設(shè)置了大量模板并不斷進(jìn)行優(yōu)化和固化，充分滿足了邢鋼組織管理工作的需要。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止到2008年7月份，邢鋼有效的模板流程達(dá)25000余個(gè)之多，覆蓋了企業(yè)管理的方方面面。第三，致遠(yuǎn)的二元化工作流模式，更加符合員工日常辦公習(xí)慣，使員工在潛移默化中接受A6。第四，在A6系統(tǒng)上線之后，對已轉(zhuǎn)移到A6中的審批流程，不再接受原有的紙介審批方式，從工作方式上讓員工接受新的審批方式。
規(guī)范管理下的邢鋼
邢鋼在規(guī)范管理與管理“落地”方面有著自己的經(jīng)驗(yàn)。在A6上線之初，沒有貪大求全，而是先選擇了行政辦公、財(cái)務(wù)、HR、生產(chǎn)管理、供應(yīng)鏈管理等企業(yè)急需也最能體現(xiàn)協(xié)同辦公優(yōu)勢的點(diǎn)來著手，共設(shè)計(jì)了300余個(gè)模板和流程。經(jīng)過半年多時(shí)間的積累、醞釀和發(fā)展，邢鋼A6系統(tǒng)中的協(xié)同流程數(shù)量急劇增長。目前基本覆蓋了組織管理、行政管理以及公文收發(fā)和業(yè)務(wù)管理的大部分領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了管理的規(guī)范化。
在邢鋼的管理中，涉及的制度多且復(fù)雜、審批人員職責(zé)權(quán)限各不相同，單憑一紙制度條例是不可能做好規(guī)范管理的，況且財(cái)務(wù)單據(jù)的填寫也有一定之規(guī)。
又或是各種銷售合同的審批以及各種特殊價(jià)格審批，根據(jù)邢鋼的制度，合同價(jià)格的審批需要申請單位負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理等各級主管領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字或會簽，涉及的部門以及人員更多，從銷售、區(qū)域經(jīng)理、計(jì)劃科、公司主管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理等等。此前的合同審批需要申請人拿著打印好的表單到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)處審批簽字，一份合同很難在短時(shí)間內(nèi)完成全部的審批工作，誰也不可能確保每一個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人能夠在同一時(shí)間段出現(xiàn)在同一個(gè)地點(diǎn)來為一份合同進(jìn)行審批。傳統(tǒng)的電話、電子郵件的方式無法做到及時(shí)或準(zhǔn)確的信息傳遞以及其他負(fù)責(zé)人的意見，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自然無法將所相關(guān)的審批、核準(zhǔn)工作建立在電子郵件或者電話溝通的基礎(chǔ)上。但如果因?yàn)闆]有及時(shí)審批而造成的丟單，這個(gè)損失該由誰來負(fù)責(zé)呢？
為此，邢鋼利用A6中的“表單+流程”的審批模式，將各種的財(cái)務(wù)審批、合同審批等公司制度轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的模板，并配置相應(yīng)的流程，員工則可以按照表單要求填寫相應(yīng)的申請，并按照已設(shè)定的流程來流轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)不論在何處，只要登錄A6，在方便的時(shí)候就可以給出反饋意見并進(jìn)行審批，速度快效率高。
相關(guān)的合同、價(jià)格審批表單以及對應(yīng)的審批流程
據(jù)統(tǒng)計(jì)，A6系統(tǒng)上線后，通過電子方式進(jìn)行審批，將邢鋼原來一周左右才能完成的審批工作縮短到2-3天，提高了辦公效率，也減輕了員工的工作強(qiáng)度，提高了員工的工作價(jià)值。根據(jù)反饋信息，邢鋼各部門員工普遍覺得致遠(yuǎn)A6系統(tǒng)簡單易用，企業(yè)協(xié)同應(yīng)用急劇擴(kuò)大，系統(tǒng)的使用范圍已從最初的行政辦公、財(cái)務(wù)審批等方面，擴(kuò)展到了質(zhì)量異議管理、客商管理審批、NC編碼管理、廠區(qū)物業(yè)管理環(huán)境美化等方方面面，大大提高了邢鋼整體的工作效率，規(guī)范了企業(yè)的管理制度。同時(shí)也大大擴(kuò)展了A6在邢鋼的應(yīng)用深度和應(yīng)用廣度，也有效地實(shí)現(xiàn)了管理規(guī)范以及管理制度的“落地”。
物業(yè)類的管理審批
信息化的融合之道
“ERP做不了，企業(yè)郵件與內(nèi)網(wǎng)又做不好的工作，該如何去做？”
作為具有良好信息化基礎(chǔ)的邢鋼，做好“管理制度落地”的規(guī)范化管理僅僅是企業(yè)管理信息化的一方面，另一方面則是各系統(tǒng)之間的信息交互。如何做好ERP-NC中的物資編碼的審核，如何做好客商管理系統(tǒng)（CRM）中供應(yīng)商的準(zhǔn)入、推出的審定，以及如何將邢鋼目前已有的電子郵件、內(nèi)外網(wǎng)、NC、客商管理、科技資料查詢在內(nèi)的多系統(tǒng)進(jìn)行整合，以減少在各個(gè)系統(tǒng)之間的頻繁切換、登錄的麻煩，這成為擺在信息評價(jià)部面前的難題。
在NC系統(tǒng)中，每一個(gè)物資編碼都代表著一樣物資，不能有任何差錯(cuò)，否則后續(xù)的一系列統(tǒng)計(jì)、運(yùn)算都會因此而出現(xiàn)錯(cuò)誤，因此它是NC系統(tǒng)中極為重要的一項(xiàng)內(nèi)容。但NC系統(tǒng)中沒有專門的機(jī)制來處理新增編碼的審批，以前只能通過手工操作來進(jìn)行審批、上報(bào)、錄入NC系統(tǒng)，而且邢鋼物資編碼數(shù)量大且增加頻繁，這就存在著編碼審批錄入不及時(shí)、錄入錯(cuò)誤的可能性，給邢鋼的正常生產(chǎn)和NC系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行帶來了隱患。
為了解決這一難題，邢鋼在A6中制作了編碼申請表單，并配以相應(yīng)的審批流程。當(dāng)物資編碼通過協(xié)同審批完成后，利用A6中的單點(diǎn)登錄方式，NC管理員可以直接登錄到NC系統(tǒng)中錄入編碼，從而完成整個(gè)的審批、錄入工作。大大節(jié)省了時(shí)間并降低了工作的繁瑣度，且能夠做到數(shù)據(jù)有據(jù)可查，避免了錯(cuò)錄誤錄編碼時(shí)間的發(fā)生。
物資編碼申請、審批
此外，邢鋼于2006年開通了國內(nèi)鋼鐵企業(yè)中的第一家網(wǎng)上客商服務(wù)系統(tǒng)，為與邢鋼有經(jīng)營業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、客戶搭建起了業(yè)務(wù)信息的實(shí)時(shí)全面查詢平臺。和NC的編碼審批問題相類似，客商管理中的準(zhǔn)入和退出機(jī)制的審批是客商平臺自身無法解決的。為了實(shí)現(xiàn)客商的正確、客觀的評價(jià)以及快速的準(zhǔn)入和退出，邢鋼采用A6協(xié)同的“表單+流程”的模板協(xié)同審批模式有效地解決了這一問題，也保證了客商、邢鋼雙方的利益。
目前，邢鋼A6協(xié)同管理系統(tǒng)已經(jīng)成功上線運(yùn)行半年有余，實(shí)現(xiàn)了90%以上的高上線率，且邢鋼的應(yīng)用也很深入、廣泛，正向著邢鋼兼管信息化副總所期望的“A6使用起來還是比較容易的，希望后續(xù)能繼續(xù)完善通過深入推廣挖掘更大的價(jià)值，流程更加靈活可控”的方向發(fā)展。
