食用油行業(yè)是一個(gè)發(fā)展迅速，競(jìng)爭(zhēng)激烈、受?chē)?guó)際市場(chǎng)波動(dòng)影響較大的行業(yè)，身處其中的天津龍威糧油工業(yè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)龍威糧油）則正是這一行業(yè)中快速發(fā)展的一家企業(yè)。如何在復(fù)雜多變的行業(yè)環(huán)境中管理這一發(fā)展速度及規(guī)模不擴(kuò)大的企業(yè)，已成為龍威糧油健康、持久戰(zhàn)略發(fā)展和提升運(yùn)營(yíng)管理的切實(shí)需要。
天津龍威糧油工業(yè)有限公司總部坐落于天津港保稅區(qū)，是一家在國(guó)內(nèi)外糧油行業(yè)頗具影響力的中外合資企業(yè)，是國(guó)內(nèi)棕櫚油市場(chǎng)占有率第一的研、產(chǎn)、銷(xiāo)一體化企業(yè)?，F(xiàn)擁有天津市聚龍貿(mào)易有限公司、天津市聚龍糧油有限公司等多家關(guān)聯(lián)企業(yè)和 10多個(gè)國(guó)內(nèi)分公司與辦事處，在馬來(lái)西亞、印度尼西亞等地都建有分公司。經(jīng)過(guò)15年的發(fā)展，龍威公司在業(yè)務(wù)上已和頂新集團(tuán)、華龍集團(tuán)、伊利集團(tuán)、蒙牛集團(tuán)、中糧集團(tuán)、嘉里糧油等國(guó)內(nèi)外著名食品企業(yè)建立了長(zhǎng)期的戰(zhàn)略伙伴合作關(guān)系。
棕櫚油以其易消化、吸收和油質(zhì)平穩(wěn)不易氧化變質(zhì)的特性，而成為世界上應(yīng)用最廣泛的烹飪及食品制造業(yè)的大宗油類(lèi)產(chǎn)品之一。目前，龍威糧油的棕櫚油產(chǎn)品已廣泛用于康師傅、華龍、伊利、蒙牛、福臨門(mén)、金龍魚(yú)等知名產(chǎn)品中。
龍威糧油的產(chǎn)品
管理升級(jí)需要信息化建設(shè)
隨著企業(yè)不斷壯大，龍威糧油領(lǐng)導(dǎo)層也逐漸意識(shí)到：原來(lái)的管理模式已成為制約龍威糧油進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸，要想突破，就要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理模式。
為了提升企業(yè)管理能力，促進(jìn)企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大， 2007年龍威糧油開(kāi)始從企業(yè)群模式向集團(tuán)化模式的轉(zhuǎn)變，相應(yīng)的，企業(yè)管理模式也在原有管理基礎(chǔ)上逐步滲透信息化管理要素。為了配合企業(yè)管理能力的提升，優(yōu)化和完善企業(yè)管理流程，龍威糧油以組建集團(tuán)信息化推動(dòng)、實(shí)施小組為標(biāo)志拉開(kāi)了龍威糧油整體信息化平臺(tái)建設(shè)的序幕。
對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)，集團(tuán)信息化推動(dòng)、實(shí)施小組根據(jù)公司的實(shí)際情況制定了具體的實(shí)施步驟：一套好的信息化系統(tǒng)對(duì)公司的發(fā)展十分重要，整個(gè)建設(shè)過(guò)程需要穩(wěn)扎穩(wěn)打，按照一定的步驟來(lái)進(jìn)行，既要有速度又要有質(zhì)量。對(duì)龍威來(lái)說(shuō)，這更是企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)變的工具和橋梁。為此，選擇先統(tǒng)一企業(yè)郵箱，提高龍威對(duì)內(nèi)對(duì)外的溝通效率。隨后引入用友ERP-U8企業(yè)應(yīng)用套件和致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件作為龍威管理信息化的重要工具。通過(guò)ERP的引入，龍威可以實(shí)現(xiàn)資金流、物流的管理，做到企業(yè)內(nèi)部的管理挖潛。而通過(guò)A6的引入，龍威可以對(duì)其組織進(jìn)行更好的管理，實(shí)現(xiàn)公司管理制度落地。
協(xié)同推動(dòng)管理進(jìn)步
企業(yè)組織管理在信息化條件下，就是采用協(xié)同方式對(duì)其進(jìn)行管理。集團(tuán)信息化推動(dòng)、實(shí)施小組的行為目標(biāo)是：協(xié)同管理軟件可以有效地推行新的管理模式，使先進(jìn)的管理思想在企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中落到實(shí)處，從而使組織行為得到有效的變革。
由原來(lái)較為傳統(tǒng)的管理向快速反應(yīng)的信息化管理轉(zhuǎn)變的龍威糧油，其中的變革，OA項(xiàng)目組成員閆亮感受很深。他介紹道：“如果單從效率角度來(lái)說(shuō)，某些情況下人本管理的執(zhí)行效率未必低于流程管理，但企業(yè)要做大做強(qiáng)，就必須在管理理念中融合標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的思想?！?A6協(xié)同管理軟件中獨(dú)有的“二元化工作流”中的“一元”即“模板+流程”正是標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理的縮影。
據(jù)了解，目前A6在龍威糧油的應(yīng)用主要集中在財(cái)務(wù)、人力資源、行政以及貿(mào)易、合同管理等方面，涉及公司財(cái)務(wù)、行政、法務(wù)等多個(gè)部門(mén)。根據(jù)龍威的管理制度，很多審批都要經(jīng)過(guò)法務(wù)和審計(jì)部門(mén)的審核。“從項(xiàng)目開(kāi)始到法務(wù)、審計(jì)等部門(mén)的審核再到分管領(lǐng)導(dǎo)審批，我們需要有清晰的流程來(lái)確保每一項(xiàng)目都得到各節(jié)點(diǎn)切實(shí)地審核。”而且，龍威在審批的過(guò)程中，充分利用了A6的項(xiàng)目管理以及震蕩回復(fù)功能，來(lái)保證每一個(gè)參與該項(xiàng)目的人員都能夠充分地溝通和了解背景知識(shí)以及閱讀相關(guān)的項(xiàng)目文檔。
“由于各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)充分利用了震蕩回復(fù)的功能，公司高管在進(jìn)行協(xié)同最終審批時(shí)能夠快捷而全面地了解相關(guān)工作的背景信息和執(zhí)行情況，整個(gè)工作流的執(zhí)行效率得到明顯提高?！?/span>
提到項(xiàng)目管理中的文檔，就不能不提到文檔管理。龍威糧油靈活利用了這一功能，將其作為宣講企業(yè)內(nèi)部政策的“司法解釋”平臺(tái)。龍威不斷發(fā)展且向集團(tuán)化改制的過(guò)程中，很多制度尚在不斷調(diào)整之中，原有的政策也需要重新的解釋和修訂。利用A6中的文檔管理功能，可以輕松、便捷的對(duì)相應(yīng)的管理?xiàng)l文進(jìn)行修改及發(fā)布。談到這里，集團(tuán)信息化實(shí)施小組的成員舉了龍威內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的例子：總部財(cái)務(wù)部門(mén)制定的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度，下發(fā)到各個(gè)大區(qū)后，由于各大區(qū)的情況不一，報(bào)銷(xiāo)的流程和種類(lèi)也不一，當(dāng)這些信息反饋到總部財(cái)務(wù)部門(mén)后，財(cái)務(wù)部根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行了有針對(duì)性的說(shuō)明和解釋。通過(guò)A6的文檔管理，相關(guān)文檔可以快速重新發(fā)布，并通知到相關(guān)人員。提高了辦公效率，減少了反復(fù)溝通的成本。
“除了工作帶來(lái)便利，A6的使用，也給企業(yè)管理人員帶來(lái)職業(yè)能力的提升，特別是對(duì)于那些沒(méi)有接觸過(guò)信息化管理方式的員工。尤其是時(shí)間管理、項(xiàng)目管理、移動(dòng)辦公的應(yīng)用，加強(qiáng)了員工的時(shí)間觀念、進(jìn)度觀念以及遠(yuǎn)程辦公的概念。而且A6中協(xié)同追蹤、催辦功能，也使發(fā)起者、參與者、審批者三方能更好地了解事項(xiàng)的進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)了公開(kāi)化、透明化、可監(jiān)督化的管理，提高了企業(yè)管理水平?！?/span>
A6在管理上龍威糧油帶來(lái)的諸多好處，也從并發(fā)數(shù)的增加上得到了印證。從2007年12月首次購(gòu)買(mǎi)A6系統(tǒng)，到2008年7月，短短半年，龍威已經(jīng)兩次增加并發(fā)，至今并發(fā)數(shù)在第一次的基礎(chǔ)上增長(zhǎng)了50%。龍威糧油信息與風(fēng)險(xiǎn)管理事業(yè)部汪剛說(shuō)道：“A6在我們公司應(yīng)用的還可以，上線(xiàn)情況還不錯(cuò)，所以我們兩次增購(gòu)了并發(fā)許可?！彼?jiǎn)單的話(huà)語(yǔ)道出了A6在龍威的受歡迎度。
推廣需要科學(xué)手段
和其他項(xiàng)目一樣，并不是企業(yè)中每一個(gè)人都會(huì)立即接受一種新的工作、管理方式的。對(duì)于這一點(diǎn)，龍威從兩方面著手：
一是做好培訓(xùn)工作，包括電腦技能培訓(xùn)和A6專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。首先是基本技能培訓(xùn)，龍威分布在全國(guó)各地的員工，電腦水平參差不齊，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)水平不一。必須通過(guò)統(tǒng)一的培訓(xùn)工作，提升員工信息化操作技能以及信息化管理意識(shí)，為A6進(jìn)入日常工作鋪平道路。其次是A6的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，龍威采取了中層人員全員培訓(xùn)，基層人員至少超過(guò)2/3的人員參訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)多輪培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)助理重點(diǎn)培訓(xùn)等方式。既保證了流程發(fā)起端的基層部門(mén)的使用能力，又確保了中層審批層的順利流轉(zhuǎn)，也保證了最終領(lǐng)導(dǎo)審批的最終審批，讓整個(gè)管理審批流程得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)，不會(huì)由于任何一個(gè)層級(jí)的抵觸，而讓整個(gè)系統(tǒng)形同虛設(shè)。
二是自上而下的推廣模式，已經(jīng)上線(xiàn)的剛性流程原則上只能通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。首先在A6的實(shí)施階段，為保證項(xiàng)目建設(shè)成功，龍威糧油董事長(zhǎng)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中對(duì)信息化分管領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持和明確授權(quán)，并明確了其在龍威信息化建設(shè)過(guò)程中作為負(fù)責(zé)人的地位。其次，為了確保整個(gè)A6系統(tǒng)的順利運(yùn)行，集團(tuán)信息化推動(dòng)、實(shí)施小組在龍威內(nèi)部倡導(dǎo)：對(duì)于已經(jīng)運(yùn)行在A6系統(tǒng)上的流程，只能使用A6協(xié)同系統(tǒng)來(lái)完成該事務(wù)的處理，以前的工作模式統(tǒng)統(tǒng)廢棄不用。這種自上而下的推動(dòng)方式很快就收到了成效，試點(diǎn)部門(mén)應(yīng)用后工作效率大大提高。其他部門(mén)也開(kāi)始積極行動(dòng)，主動(dòng)對(duì)本部門(mén)的工作流程進(jìn)行梳理，要求放在A6上運(yùn)行。一時(shí)間，“隱形流程顯性化、顯性流程固定化、固定流程高效化”成為龍威糧油各部門(mén)追求的目標(biāo)。
符合業(yè)務(wù)需求才是真正的易用
單有培訓(xùn)和“一把手”的強(qiáng)力推行，并不能保證A6系統(tǒng)在龍威糧油真正成功。這還有一個(gè)關(guān)鍵，就是協(xié)同管理軟件一定要符合企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，需要走一個(gè)從柔性到剛性，從“我被要求這樣”到“我覺(jué)得應(yīng)該這樣”的過(guò)程。
龍威糧油在實(shí)施過(guò)程中，就注意到了這一點(diǎn)。因此，它并沒(méi)有將企業(yè)日常的各種事務(wù)，一股腦地都放在A6系統(tǒng)中做成“表單+模板”式的剛性模板協(xié)同，而是有選擇地將已成熟的工作流程放在協(xié)同平臺(tái)上試運(yùn)行。當(dāng)整個(gè)A6系統(tǒng)剛剛上線(xiàn)的時(shí)候，龍威只有為數(shù)不多的幾個(gè)剛性流程。
對(duì)于其他的協(xié)同工作，龍威糧油則充分利用A6獨(dú)有的自建協(xié)同功能。主要原因是：一方面龍威還是一個(gè)不斷變革、發(fā)展的企業(yè)，流程需要不斷的修改。另一方面龍威先采用以原有的管理模式，對(duì)流程化、信息化管理模式不熟悉。一開(kāi)始采用使用大量模板協(xié)同的固定流程，無(wú)形中提高了員工使用的門(mén)檻。而采用柔性流程則不同，龍威內(nèi)部通過(guò)自由協(xié)同，使每個(gè)員工更加熟悉A6的操作方式、協(xié)同理念，降低了使用門(mén)檻，也增加了對(duì)A6的接受程度。比如部門(mén)的當(dāng)日工作匯報(bào)，通過(guò)A6協(xié)同給領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)同事，實(shí)現(xiàn)了部門(mén)內(nèi)的協(xié)同。
目前，龍威已實(shí)現(xiàn)部門(mén)間協(xié)同。例如行政辦公室要招聘人員，需要告知人力資源部，則行政部門(mén)需要發(fā)起一個(gè)協(xié)同，請(qǐng)人力資源部門(mén)配合來(lái)做人員招聘工作。部門(mén)間協(xié)同是部門(mén)內(nèi)協(xié)同發(fā)展的必然結(jié)果，也是尊重業(yè)務(wù)發(fā)展需求，尊重員工辦公需求的必然結(jié)果。當(dāng)員工認(rèn)為將其經(jīng)常使用的柔性流程固化成剛性流程更好時(shí)，員工會(huì)主動(dòng)要求將其固化成為剛性的模板協(xié)同。這時(shí)，龍威員工的協(xié)同意識(shí)從“我被強(qiáng)迫這樣”變成“我覺(jué)得應(yīng)該這樣”。此時(shí)A6的易用性就表現(xiàn)出來(lái)了。下一步，龍威要做的是企業(yè)群體內(nèi)各實(shí)體間的協(xié)同，這也是龍威業(yè)務(wù)發(fā)展使然。
事實(shí)上，作為企業(yè)管理信息化解決方案，協(xié)同辦公是每一企業(yè)管理效能提升不可或缺的工具。致遠(yuǎn)A6協(xié)同管理軟件已在龍威糧油成功運(yùn)行半年時(shí)間，不僅為龍威糧油搭建起異地管理的橋梁，還使龍威糧油高層管理者可以隨時(shí)隨地處理公司事務(wù)，全程掌控布置給下屬的工作，并將整個(gè)過(guò)程完整保留，做到有跡可尋。而且A6的采用，讓龍威的領(lǐng)導(dǎo)可以在只要能上網(wǎng)的地方就可以快速地處理他需要處理的工作，找他想要找的人，讓公司的事務(wù)能夠順利地流轉(zhuǎn)解決。
而且，從并發(fā)數(shù)增長(zhǎng)50%的情形看，既說(shuō)明了A6已在龍威成功推廣，又證明了當(dāng)初所規(guī)劃的穩(wěn)扎穩(wěn)打，速度質(zhì)量并重的穩(wěn)健推進(jìn)建設(shè)方針得到了具體的落實(shí)，更說(shuō)明了A6確實(shí)符合龍威辦公管理要求。
“信息化項(xiàng)目的實(shí)施是龍威提升管理能力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵性戰(zhàn)役！” 龍威糧油高層在一次企業(yè)高層會(huì)議上的明確表態(tài)，也從另一個(gè)側(cè)面為龍威糧油信息化建設(shè)及管理能力建設(shè)提升做了一個(gè)有力的注腳。
