2013年，致遠(yuǎn)最新的協(xié)同管理軟件V5橫空出世，成都金海置業(yè)有限公司作為致遠(yuǎn)的優(yōu)質(zhì)合作伙伴，成為了首批應(yīng)用客戶。從2009年開(kāi)始，金海便與致遠(yuǎn)有了親密接觸，合作開(kāi)始于A6，四年的并駕齊驅(qū)，四年的交互融合，金海日臻成熟發(fā)展壯大，致遠(yuǎn)也脫胎換骨推出全新的協(xié)同管理平臺(tái)V5。這些年間，隨著協(xié)同管理軟件功能的增加和強(qiáng)化，金海的軟件應(yīng)用創(chuàng)新也在一直持續(xù)，其自身工作流程的更新優(yōu)化、整合提升也在不斷地進(jìn)行，工作表單模板的標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用已深入人心，工作協(xié)同程度已日臻一致。2013年，金海開(kāi)始進(jìn)行集團(tuán)化改造，與此同時(shí)與致遠(yuǎn)加強(qiáng)合作，搶先部署最新的A8-V5 集團(tuán)版，在9月1日正式上線投入使用，并于10月11日在全國(guó)第一個(gè)完成了V5版本的驗(yàn)收，如此協(xié)同應(yīng)用與管理也進(jìn)入全新時(shí)期。
對(duì)于V5，金海給予了很高的評(píng)價(jià)，在他們不懈鉆研與嘗試下，利用V5的新功能打造出了“超級(jí)表單“，使其內(nèi)部管理更高效快捷、更省時(shí)。在10月25日的致遠(yuǎn)用戶大會(huì)上，金海的代表吳忠先生，為與會(huì)嘉賓介紹了“超級(jí)表單”的詳細(xì)情況，嘉賓們?cè)谟^摩后給予了高度評(píng)價(jià)，并將這些“超級(jí)表單”譽(yù)為V5出奇制勝的法寶。
在致遠(yuǎn)眾多的用戶中，金海的表單應(yīng)用相當(dāng)出色，其特點(diǎn)有：界面上標(biāo)準(zhǔn)制作、美觀統(tǒng)一、清爽簡(jiǎn)約；功能上智能易用、自動(dòng)填充、嚴(yán)格判斷；流程上力求通用、嚴(yán)謹(jǐn)分支、調(diào)整靈活。在金?？磥?lái)，表單是協(xié)同管理軟件的靈魂，只有高質(zhì)量的表單才能保障高質(zhì)量的管理。2013年，金海在升級(jí)A8-V5集團(tuán)版過(guò)程中，所有表單完全重新制作，在沿襲原有表單特點(diǎn)、特性的同時(shí)，大量利用V5平臺(tái)中的新功能，使得原有的表單也進(jìn)行了一次升級(jí)，從而打造出了“超級(jí)表單”。這些“超級(jí)表單”，是在V5之前版本的協(xié)同上無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，應(yīng)該說(shuō)是V5這個(gè)“超級(jí)協(xié)同”誕生出了“超級(jí)表單”，“超級(jí)表單”所展現(xiàn)的諸多亮點(diǎn)都是V5平臺(tái)優(yōu)異特性的呈現(xiàn)。
“超級(jí)表單”可以“一表多用、一表多能”，它能大大減少管理、維護(hù)的工作量；它帶給使用者的感受是更加的簡(jiǎn)便，其高度的智能化大大減少使用者填寫(xiě)錯(cuò)誤的可能，其超強(qiáng)的適應(yīng)性大大避免自建協(xié)同所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)與不確定性。“超級(jí)表單”是提高工作效率、提高工作質(zhì)量的法寶。
一、V5表單應(yīng)用新功能四大“相當(dāng)”
1. 意見(jiàn)回寫(xiě)相當(dāng)完整
功能：
將表單審核、審批人員的在意見(jiàn)框中錄入的內(nèi)容完整回寫(xiě)到表單中指定的位置。
應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：
(1)避免審核、審批人員多處錄入意見(jiàn)，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤；
(2)回寫(xiě)的同時(shí)記錄審核、誰(shuí)批人員姓名與處理的日期時(shí)間，讓意見(jiàn)更一目了然；
(3)對(duì)于需要打印的表單，只需打印表單本身即可，不必再打印“處理意見(jiàn)”，減少辦公開(kāi)支。
2. 校驗(yàn)規(guī)則相當(dāng)智慧
功能：
對(duì)表單數(shù)據(jù)域中填寫(xiě)的內(nèi)容進(jìn)行校驗(yàn)檢查，對(duì)填寫(xiě)的內(nèi)容不符合預(yù)置要求的加以提醒，防止表單中填寫(xiě)的內(nèi)容不準(zhǔn)確或者錯(cuò)誤。
應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：
(1)避免填寫(xiě)了不準(zhǔn)確、錯(cuò)誤的內(nèi)容后發(fā)起表單，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤；
(2)可以強(qiáng)制性地將公司管理制度中的規(guī)定、要求落地到表單中；
(3)提醒員工出錯(cuò)的原因，告知如何修正不準(zhǔn)確、錯(cuò)誤的內(nèi)容。
3. 計(jì)算公式相當(dāng)強(qiáng)大
功能：
(1)除了根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域進(jìn)行數(shù)值計(jì)算外，還可以根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域進(jìn)行文本字符串的動(dòng)態(tài)組合；
(2)除了進(jìn)行單條件下的數(shù)值計(jì)算和動(dòng)態(tài)組合外，還可以根據(jù)表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域的數(shù)值、文本進(jìn)行條件判斷，設(shè)置不同情況下的數(shù)值計(jì)算或動(dòng)態(tài)組合公式。
應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：
(1)表單中的文本字符串可以按設(shè)置的要求進(jìn)行賦值、組合；
(2)可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行多條件判斷，不同的條件設(shè)置自身對(duì)應(yīng)的計(jì)算公式，從而得出不同條件下所對(duì)應(yīng)的數(shù)值或文本字符串，輕松的實(shí)現(xiàn)“多位一體”；
(3)可以強(qiáng)制性地將公司管理制度中規(guī)定的計(jì)算方式落地到表單中進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤。
4. 高級(jí)權(quán)限相當(dāng)靈活
功能：
根據(jù)表單中的表單數(shù)據(jù)域、組織機(jī)構(gòu)變量、日期變量、系統(tǒng)數(shù)據(jù)域的數(shù)值、文本進(jìn)行條件判斷，設(shè)置不同情況下表單中不同控件的瀏覽、編輯、隱藏及必填屬性。
應(yīng)用亮點(diǎn)與管理價(jià)值：
(1)表單中的控件在不同的情況下，其瀏覽、編輯、隱藏、必填屬性可以進(jìn)行變換；
(2)通過(guò)對(duì)表單控件屬性進(jìn)行變換，可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)控控件的數(shù)據(jù)錄入，提高效率的同時(shí)減少錯(cuò)誤；
(3)通過(guò)表單中控件的聯(lián)動(dòng)，可以定制出表單中的開(kāi)關(guān)，達(dá)到“靈動(dòng)開(kāi)合”的效果，實(shí)現(xiàn)諸如“零申報(bào)”等功能，方便使用。
二、“超級(jí)表單”實(shí)例
1. 多位一體
在V5協(xié)同誕生之前，可能因?yàn)楸韱蝺?nèi)容的些許不同，就要制作不同的表單（如職務(wù)層級(jí)不同，評(píng)核內(nèi)容就不同，但是評(píng)核方式差異不大）來(lái)適應(yīng)工作的需要，維護(hù)起來(lái)相對(duì)不是那么便利；同時(shí)，表單的查詢也不是很方便。
在V5平臺(tái)下，通過(guò)高級(jí)權(quán)限設(shè)置，將原本要顯示的內(nèi)容保存到表單數(shù)據(jù)域中，根據(jù)不同的條件情況顯示不同的內(nèi)容，很容易地將多個(gè)表單合并，如此“多位一體”，查詢統(tǒng)計(jì)再也不是什么難事。
2. 靈動(dòng)開(kāi)合
在填寫(xiě)表單時(shí)，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行諸如“是否”、“有無(wú)”一類的判斷，并且往往需要進(jìn)行唯一性選擇。在實(shí)際情況中，有可能
一個(gè)選項(xiàng)所對(duì)應(yīng)的填寫(xiě)內(nèi)容都有所不同。因此，設(shè)置開(kāi)關(guān)，調(diào)整不同情況下各個(gè)表單數(shù)據(jù)域的屬性（瀏覽、編輯、隱藏、追加及必填），能夠使填寫(xiě)表單輕松不少，免去了很多面對(duì)表單數(shù)據(jù)域錄入數(shù)據(jù)時(shí)思前想后的煩惱。
在V5平臺(tái)下，通過(guò)高級(jí)權(quán)限設(shè)置，很容易地將單選按鈕變成靈動(dòng)的開(kāi)關(guān)，讓表單也跟著靈動(dòng)起來(lái)。比如，給作為開(kāi)關(guān)的單選按鈕給定初始值，填寫(xiě)界面就呈現(xiàn)出默認(rèn)的樣式（往往是最常用的樣式）。
3. 真情交互
表單在審批中、審批后，有必要將事中處理情況、事后執(zhí)行情況記錄到表單中，如此才能完整地體現(xiàn)一個(gè)工作流的審核、審批、執(zhí)行的整體記錄，便于今后對(duì)于相關(guān)工作的回顧與查證。
金海的表單大量地做了交互使用，很多工作流完成審批后，會(huì)回到發(fā)起人手中，交由其填寫(xiě)處理的情況；或者傳遞到相關(guān)的員工手中，完成應(yīng)履行的工作（如請(qǐng)假后銷假、給合同蓋章、收回借閱資料等），之后由該員工記錄其處理的情況。如此可以把某項(xiàng)事務(wù)的審核、審批過(guò)程及其之后的處理、進(jìn)展情況完整地記錄到表單中，使員工處理工作事務(wù)能自覺(jué)反饋，員工之間得到更好的交互體驗(yàn)。部分表單更是將相關(guān)附件連帶制作，審批完成后，相關(guān)的附件文件也自動(dòng)生成完畢，直接打印后即可使用，避免了二次填寫(xiě)可能造成的錯(cuò)誤。
如此，表單能將工作事務(wù)的真實(shí)情況完整地記錄下來(lái)，方便今后的查詢，并且審批之后的后續(xù)工作得以記錄，很容易落實(shí)處理責(zé)任，避免“審批過(guò)程沒(méi)問(wèn)題，審批之后出問(wèn)題”的現(xiàn)象發(fā)生。
4. 無(wú)敵萬(wàn)用
自建協(xié)同流程是不少協(xié)同軟件使用者為之著迷之處，因?yàn)檫@帶來(lái)了不少的方便快捷。然而，正是因?yàn)樽越ǎ茈y控制使用者不遵守公司制度、流程、權(quán)限隨意創(chuàng)建協(xié)同，由此可能產(chǎn)生不可規(guī)避的錯(cuò)誤（包括客觀的軟件使用不熟、制度權(quán)限掌握不夠，以及主觀故意的繞開(kāi)審核等等），并且由于不能查詢統(tǒng)計(jì)自建協(xié)同，很難掌握使用者自建協(xié)同的情況，事后的查詢檢索也相當(dāng)困難（若出現(xiàn)相關(guān)人員離職等情況）。因此，金海一直致力于模板表單制作，以此盡可能使員工少自建協(xié)同，從而使工作事務(wù)流程更加規(guī)范。
在V5平臺(tái)下，金海毫不遲疑地關(guān)閉了除高層員工、部門(mén)負(fù)責(zé)人以外員工的新建協(xié)同權(quán)限。為了不由此帶來(lái)工作的不便，《文件呈遞與審批單》被催生出來(lái)，它基本替代了新建協(xié)同的功能，融合了文件呈遞、文件審批的功能，同時(shí)在審批時(shí)還可以進(jìn)行會(huì)簽，使用者可根據(jù)具體的實(shí)際情況選擇文件只呈遞、只審批、只會(huì)簽審批、審批后呈遞、會(huì)簽審批后呈遞。如此，事務(wù)的審批能很好地適應(yīng)公司的制度、流程與權(quán)限，因此這個(gè)表單可謂“無(wú)敵萬(wàn)用”。
致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)已伴隨金海同行了四余年。這些年，恰恰是金海發(fā)展日漸快速、管理日臻完善的時(shí)期，致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)真切見(jiàn)證了這一切，也見(jiàn)識(shí)了金海員工不斷挖掘系統(tǒng)潛力的努力、不斷開(kāi)發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用的心力、不斷發(fā)揮系統(tǒng)實(shí)力的能力。
“向軟件要效益”已不再是想象，金海這幾年的變化中， 協(xié)同辦公系統(tǒng)發(fā)揮的作用、給予的貢獻(xiàn)影響深遠(yuǎn)。協(xié)同辦公的理念已深入金海的骨髓，深入金海員工的心靈，協(xié)同辦公系統(tǒng)已成為金海不可或缺的一部分。
今天的金海已在向集團(tuán)化企業(yè)邁進(jìn)，信息化管理也將更上一個(gè)臺(tái)階。致遠(yuǎn)協(xié)同辦公系統(tǒng)已完成了從A6 3.0企業(yè)版到A8-V5集團(tuán)版的升級(jí)，她將伴金海繼續(xù)前行，去迎接更加美好的明天！
