作為陜西知名的建筑公司，陜西宏遠(yuǎn)建設(shè)（集團(tuán)）有限公司（簡稱宏遠(yuǎn)集團(tuán)）把2013年看的很不一般，因?yàn)樵谶@一年里，公司定下了目標(biāo)，希望能夠進(jìn)一步推進(jìn)精細(xì)化管理，借助協(xié)同軟件，將管理流程規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，將目標(biāo)落到實(shí)處。2013年更被定為企業(yè)“形象化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化”管理年。宏遠(yuǎn)集團(tuán)是以工業(yè)與民用建筑為主的綜合性專業(yè)施工企業(yè)，具有國家房屋建筑施工總承包壹級資質(zhì)，及市政、機(jī)電、公路、水利等總承包資質(zhì)。在安康地區(qū)設(shè)有房地產(chǎn)開發(fā)公司、商品混凝土公司、建材物資公司、建材檢測公司，并在近年來先后組建了北京等六處省、市級分支機(jī)構(gòu)。
2013年1月，宏遠(yuǎn)集團(tuán)正式啟動(dòng)辦公自動(dòng)化（OA）項(xiàng)目，并明確了對協(xié)同軟件的核心需求，即能隨著企業(yè)的不斷改革、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，而企業(yè)信息化技術(shù)人員能實(shí)現(xiàn)自行優(yōu)化、定制業(yè)務(wù)表單及流程，并通過信息積累自定義業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，以及人性化的操作。經(jīng)過多輪的市場調(diào)查及篩選，宏遠(yuǎn)集團(tuán)最終選定了致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件，并于2013年4月開始試運(yùn)行。經(jīng)過半年的實(shí)施推廣，使企業(yè)內(nèi)部信息、溝通更透明，各業(yè)務(wù)決策、管理更高效，取得了企業(yè)內(nèi)外一致認(rèn)可。很好地被滿足，為項(xiàng)目管理的信息化、精細(xì)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
在今年10月的致遠(yuǎn)用戶大會(huì)上，宏遠(yuǎn)集團(tuán)的代表為與會(huì)嘉賓講述了協(xié)同軟件與企業(yè)精細(xì)化管理的故事，更分享了集團(tuán)通過致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目管理功能的其中四個(gè)方面，極具參考價(jià)值。
這四個(gè)亮點(diǎn)分別是：
-
質(zhì)量和安全隱患整改單
-
施工組織設(shè)計(jì)、施工專項(xiàng)方案審批
-
工程項(xiàng)目信息總表
-
項(xiàng)目成本管理
一、質(zhì)量和安全隱患整改單
質(zhì)量和安全隱患整改單的使用部門是工程管理部和項(xiàng)目部。該業(yè)務(wù)主要用其來實(shí)現(xiàn)工程部對項(xiàng)目部下發(fā)隱患整改要求，項(xiàng)目部就整改情況提交整改回復(fù)，工程部通過項(xiàng)目部的整改回復(fù)描述及上傳圖片進(jìn)行遠(yuǎn)程整改驗(yàn)收確認(rèn)。另外，OA還會(huì)根據(jù)合計(jì)項(xiàng)自動(dòng)計(jì)算月檢評分，季度匯報(bào)時(shí)通過OA導(dǎo)出各月評分，作為季評獎(jiǎng)罰依據(jù)。
它的應(yīng)用亮點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn)：
在一張表單中整合了傳統(tǒng)的三個(gè)表單的內(nèi)容及步驟
確保整改要求、回復(fù)、驗(yàn)收，各環(huán)節(jié)的對應(yīng)及閉合
通過圖文并茂方式增強(qiáng)問題描述的形象性及針對性
通過關(guān)聯(lián)選擇設(shè)定的嚴(yán)重程度代碼列表（通過業(yè)務(wù)生成器定制的無流程表單）實(shí)現(xiàn)隱患問題的分類統(tǒng)計(jì)，根據(jù)隱患嚴(yán)重程度及整改落實(shí)情況，OA自動(dòng)計(jì)算月檢得分
-
通過統(tǒng)計(jì)功能獲得各項(xiàng)目部月評得分，作為季評獎(jiǎng)罰依據(jù)
二、施工組織設(shè)計(jì)、施工專項(xiàng)方案審批
施工組織設(shè)計(jì)、施工專項(xiàng)方案審批的使用部門是工程管理部、項(xiàng)目部、技術(shù)信息中心。
項(xiàng)目部申報(bào)施工組織設(shè)計(jì)、施工專項(xiàng)方案過程中，方案依據(jù)工程部、技術(shù)信息中心提出修改意見修改并重新申報(bào)時(shí)，必須保留原審批意見，方便再審時(shí)，審批人員根據(jù)上次批復(fù)確認(rèn)方案是否修改到位。
因此，這個(gè)流程在應(yīng)用上的技巧比較特殊，它通過增加發(fā)起者節(jié)點(diǎn)避免回退至發(fā)起者的待發(fā)事項(xiàng)，同時(shí)要求審批組審批時(shí)暫存待辦，確保所有人均提供修改意見后由最后審批者回退，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)功能。另外，還可以通過統(tǒng)計(jì)功能查詢不同項(xiàng)目部的方案報(bào)審情況。
三、工程項(xiàng)目信息總表
工程項(xiàng)目信息總表的使用單位為工程管理部、技術(shù)信息中心、項(xiàng)目部、合同科、結(jié)算中心。
這張超級總表，可以實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目部為單位匯總相關(guān)信息：合同信息、工程管理信息、工程款信息等，使得公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員能隨時(shí)監(jiān)管工程情況，并查看各信息的多項(xiàng)目橫向?qū)Ρ取⒖鐦I(yè)務(wù)流程的縱向關(guān)聯(lián)分析。
通過較簡單的操作方式讓各業(yè)務(wù)部門將項(xiàng)目的信息匯總，同時(shí)通過權(quán)限設(shè)置使各業(yè)務(wù)部門基于同一項(xiàng)目信息表進(jìn)行各自的業(yè)務(wù)管理，可進(jìn)行多項(xiàng)目橫向統(tǒng)計(jì)對比、單項(xiàng)目縱向穿透查詢，極大地方便了項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)和管理。
四、項(xiàng)目成本管理表
項(xiàng)目成本管理表的使用部門為項(xiàng)目部、造價(jià)部、財(cái)務(wù)部、工程部。主要用于項(xiàng)目各成本相關(guān)流程審批、相關(guān)臺(tái)賬記錄以及項(xiàng)目成本、利潤統(tǒng)計(jì)及分析方面。
項(xiàng)目成本管理的應(yīng)用亮點(diǎn)可以歸納為以下幾個(gè)方面：
-
基于一個(gè)通用表單，包含了造價(jià)預(yù)算、支出、收入、計(jì)劃申報(bào)、資金往來、現(xiàn)場臺(tái)賬（材料、工具、固定資產(chǎn)進(jìn)出場、使用消耗等）六大類，共44個(gè)流程。并通過初始值設(shè)置，使表單根據(jù)不同流程自動(dòng)生成不同標(biāo)題、表頭及表單注意事項(xiàng)。確保所有成本相關(guān)業(yè)務(wù)流程能基于同一表單實(shí)現(xiàn)并生成數(shù)據(jù)信息，以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析。
-
通過業(yè)務(wù)生成器，定制不同崗位的快捷標(biāo)題欄，方便操作。
-
為確保數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分類一致性，以便統(tǒng)計(jì)分析，重復(fù)表填寫時(shí)通過關(guān)聯(lián)分部分項(xiàng)列表、施工部位列表及成本分類信息表來約束。
-
成本分類信息表分權(quán)限維護(hù)（造價(jià)部、財(cái)務(wù)部及項(xiàng)目部），以便各部門、項(xiàng)目部根據(jù)實(shí)際情況錄入、修改具體名目信息。
-
通過成本分類框架及計(jì)量單位列表關(guān)聯(lián)約束，確保不同部門、項(xiàng)目部對成本信息分類表的結(jié)構(gòu)分類一致。
根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析所需加減關(guān)系，在重復(fù)表中設(shè)置了三列隱藏的正/負(fù)系數(shù)、數(shù)量及合計(jì)金額，使統(tǒng)計(jì)時(shí)通過自動(dòng)篩選，可進(jìn)行預(yù)設(shè)的加減法，獲得相應(yīng)成本分析（如：庫存清單分析，篩選入庫登記、出庫登記、退庫登記、盤點(diǎn)登記、丟失登記，數(shù)據(jù)采用隱藏列二的數(shù)量、合計(jì)金額，而在不同流程信息登記時(shí)其系數(shù)、數(shù)量及合計(jì)金額分別為入庫登記（正）、出庫登記（負(fù)）、退庫登記（正）、盤點(diǎn)登記（負(fù)）、丟失登記（負(fù)），最終實(shí)現(xiàn)篩選后統(tǒng)計(jì)加減）
在致遠(yuǎn)協(xié)同管理軟件上線的過程中，在管理流程與企業(yè)實(shí)際辦公流程逐漸交融并規(guī)范的過程中，宏遠(yuǎn)集團(tuán)也收獲了很多執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)，頗為珍貴。例如:
在使用信息化軟件時(shí)，信息化技術(shù)人員應(yīng)：研究、測試、了解軟件工具的功能、邏輯，盡可能挖掘軟件得潛在用途及功能；用“搭積木”的方式去創(chuàng)造更深層次的應(yīng)用；充分利用積累的信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析功能；將各業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合一起，實(shí)現(xiàn)信息整合及業(yè)務(wù)流程協(xié)同。
在推行信息化建設(shè)初期，信息化管理人員應(yīng)：不強(qiáng)求“一步到位”，而是通過“小步快跑方式”，逐步推行各業(yè)務(wù)流程功能，并以“使大家辦事更方便”為原則，選擇首批推行的項(xiàng)目，獲得員工支持，便于下一步業(yè)務(wù)功能推廣（如請休假、考勤、報(bào)銷、付款）；測試階段主動(dòng)擔(dān)當(dāng)各業(yè)務(wù)部門的“臨時(shí)文員”，自行操作實(shí)施相關(guān)OA業(yè)務(wù)功能一個(gè)階段（親身體會(huì)功能中是否存在欠妥的地方，第一時(shí)間解決問題；讓員工、領(lǐng)導(dǎo)體驗(yàn)感覺其管理效益，同時(shí)獲得認(rèn)可后再將業(yè)務(wù)職責(zé)推行到相關(guān)部門責(zé)任人；如合同審批、網(wǎng)上公文收集、知識(shí)文檔）。
在推行信息化建設(shè)過程，信息化管理人員還需要：經(jīng)常通過“換位思考”的方式了解使用者、管理者對OA業(yè)務(wù)功能的需求，提前策劃方案、實(shí)施后跟蹤優(yōu)化（如快捷功能、統(tǒng)計(jì)列表）；經(jīng)常與各業(yè)務(wù)部門交流，學(xué)習(xí)了解各業(yè)務(wù)流程、管理辦法、信息化需求，將信息化與業(yè)務(wù)緊密結(jié)合（如成本管理體系中施工現(xiàn)場與預(yù)算造價(jià)體系的關(guān)聯(lián)）；最終將信息化建設(shè)提升到企業(yè)經(jīng)營管理模式革新的層面，將信息化建設(shè)與企業(yè)經(jīng)營管理相結(jié)合形成一個(gè)大系統(tǒng)。
通過以上具體的人性化的做法，OA軟件逐漸在宏遠(yuǎn)集團(tuán)生根發(fā)芽，發(fā)揮出更大的作用，另外，也有力地將精細(xì)化的管理方法推行開來，幫助集團(tuán)逐步完善企業(yè)信息化的構(gòu)想，加速運(yùn)營管理的改革，實(shí)現(xiàn)宏遠(yuǎn)藍(lán)圖。
