北京美馳建筑材料有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“美馳門窗”）創(chuàng)立于1996年，專業(yè)生產(chǎn)純木、鋁、塑、鋁木復(fù)合四大材質(zhì)的高檔門窗，產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于各類建筑，在諸如中南海、人民大會(huì)堂、美國駐華使館等重要建筑和全國各地三十多個(gè)高檔住宅工程項(xiàng)目以及幾萬戶家庭中使用，在中國地產(chǎn)界譽(yù)為“豪宅的標(biāo)志性配置”。享譽(yù)中國的門窗裝飾工程企業(yè)，他們的協(xié)同之路，能帶給我們什么樣的啟發(fā)呢？
拉弓射箭與企業(yè)發(fā)展
拉弓射箭，如何讓箭射的又快又遠(yuǎn)且有力度？
答案很簡(jiǎn)單，拉滿弓且要讓弓和弦有足夠的張力。但從另一個(gè)角度考慮，一張拉得越緊的弓，由于其張力大，張力大就使其射出的箭更有力也更遠(yuǎn)，但同時(shí)，張力大也提高了弓弦對(duì)抗自身張力的要求，如其不具備對(duì)抗自身張力的能力，其結(jié)果就是弓斷弦折。
一個(gè)處在快速發(fā)展階段的企業(yè)，有如拉弓射箭，企業(yè)發(fā)展的越快，好似箭射的越快越遠(yuǎn)，若要企業(yè)長久發(fā)展，做成百年老店，企業(yè)快速發(fā)展中必須要考慮自身的張力。處于快速發(fā)展的企業(yè)，最顯著特征就是快速擴(kuò)張，既包括業(yè)務(wù)上——業(yè)務(wù)經(jīng)營地域或業(yè)務(wù)范圍——的快速擴(kuò)張，也包括組織規(guī)?！藛T和部門——的擴(kuò)張。
這就好有一比，企業(yè)業(yè)務(wù)就是承載弓弦的弓，是企業(yè)發(fā)展、擴(kuò)張的核心要素，業(yè)務(wù)要夠硬，不然有再好的管理，也無法承載企業(yè)的快速發(fā)展所需的張力；與之相反，弓弦的選擇則是要有足夠的張力，就像是企業(yè)中的組織管理，要在硬性與靈活性中取得平衡，管理要適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，要能夠拉的開。弓與弦配合的好，就是業(yè)務(wù)管理與組織管理相得益彰。企業(yè)順利快速發(fā)展，正是做到了弓——業(yè)務(wù)擴(kuò)張和弦——組織擴(kuò)張的和諧，也就是弓硬弦張。
位于北京順義的美馳建筑材料有限責(zé)任公司正是處于快速發(fā)展期的成功企業(yè)的代表。
發(fā)展管理需要
目前，美馳已經(jīng)成為國內(nèi)高端門窗市場(chǎng)的領(lǐng)軍品牌。經(jīng)過10余年的發(fā)展，特別是近兩三年的快速發(fā)展，美馳已經(jīng)逐漸形成了其戰(zhàn)略布局。據(jù)了解，美馳將在上海、重慶、廣州、天津等地設(shè)立分公司，并已經(jīng)在上海建立了一期的生產(chǎn)基地，未來還要擴(kuò)建上海生產(chǎn)基地，并在廣州設(shè)立新生產(chǎn)基地。在銷售模式中，美馳采取“工程+零售”兩條腿走路的方式，一方面美馳擁有一只專業(yè)的隊(duì)伍做工程項(xiàng)目的銷售，另外，還有代理商以及在全國各地裝飾城等地設(shè)立形象店做零售工作。銷售模式以及公司生產(chǎn)基地的擴(kuò)張，這就決定了美馳有大量的人員是分布在各地的，之間的溝通已經(jīng)成為了美馳最為頭疼的問題之一。特別是處在銷售一線、直接面對(duì)消費(fèi)者面對(duì)客戶的人員，他們掌握著大量第一手的信息，卻很難傳達(dá)給其領(lǐng)導(dǎo)和其他同事分享。第二，企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，企業(yè)管理中的需要審批的環(huán)節(jié)也越來越多，原先紙質(zhì)單據(jù)的審批模式逐漸地不適應(yīng)美馳現(xiàn)在的發(fā)展需要，紙質(zhì)審批模式的時(shí)效性無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要，而且大量的單據(jù)也讓相關(guān)人員工作異常繁重。第三，機(jī)構(gòu)規(guī)模的擴(kuò)張，分支機(jī)構(gòu)的增多，項(xiàng)目的增加，使得各分支結(jié)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)以及各項(xiàng)目經(jīng)理要與總部保持密切的聯(lián)系，由于闡述方式、理解角度以及傳達(dá)側(cè)重點(diǎn)不同等原因，郵件、電話等傳統(tǒng)方式并不能將信息原原本本的傳遞出去，這在一定程度上影響了美馳銷售政策的制定與執(zhí)行。為此，美馳需要一套能夠解決其異地管理、內(nèi)部溝通、工作審批三大問題的軟件系統(tǒng)，同時(shí)這套系統(tǒng)還需要簡(jiǎn)單易用，并符合美馳現(xiàn)有管理模式。為此，美馳認(rèn)為通過一套OA軟件，可以解決它目前管理上的需要。
美馳OA辦公系統(tǒng)的選用是由公司總裁辦推動(dòng)的，經(jīng)過對(duì)市場(chǎng)上多家廠商產(chǎn)品對(duì)比之后，最終選擇了致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件作為其OA辦公平臺(tái)。據(jù)介紹，美馳從有上OA系統(tǒng)的想法，到選擇、實(shí)施、上線，只花了三個(gè)月的時(shí)間，這也從另一個(gè)方面說明了其對(duì)OA產(chǎn)品的迫切需求。
協(xié)同助美馳弓硬弦張
美馳經(jīng)營的擴(kuò)張，在業(yè)務(wù)上，由于其產(chǎn)品已經(jīng)是國內(nèi)裝飾建材的門窗行業(yè)中的頂級(jí)產(chǎn)品與頂級(jí)品牌，因此美馳的在業(yè)務(wù)上的擴(kuò)張更多地表現(xiàn)為經(jīng)營地域的擴(kuò)張，從以北京為核心，擴(kuò)展到以北京、上海、廣州三地為核心生產(chǎn)基地，并在全國多個(gè)城市建設(shè)分公司進(jìn)行銷售。相應(yīng)地，組織規(guī)模的擴(kuò)張，表現(xiàn)為在各地銷售系統(tǒng)人員的增加以及設(shè)置相應(yīng)的管理運(yùn)營機(jī)構(gòu)所帶來的人員和部門的擴(kuò)張。
企業(yè)不斷發(fā)展的核心就是產(chǎn)品能夠順利將產(chǎn)品銷售出去。美馳銷售以工程項(xiàng)目部門為主，還有分布各地分公司以及各裝飾城的零售店、代理商，他們分散在全國的各個(gè)地方。美馳在管理當(dāng)中，要求每單的合同必須通過總部的審批，這其中商務(wù)的細(xì)節(jié)、技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)，由于不同的地域、不同的項(xiàng)目以及競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的不同，而有各自的特點(diǎn)和策略，因此，每一個(gè)合同需要經(jīng)過多次的反復(fù)震蕩才能最后的確認(rèn)。這在沒有采用A6之前，美馳主要采用電話溝通，并最后派人員出差來北京簽字審批的方式進(jìn)行。其他的一些費(fèi)用的審批以及其他管理事項(xiàng)，也是采取派人來北京出差統(tǒng)一簽字的方式處理。若出現(xiàn)問題，則需要拿回去重新整理再來簽字。這樣耽誤了很多時(shí)間，也很麻煩，往來的出差費(fèi)用，也給美馳造成了一定的成本壓力。采用致遠(yuǎn)A6后，各種合同通過協(xié)同發(fā)給相應(yīng)的管理人員審批，每個(gè)審批人可以在協(xié)同的回復(fù)中就合同中的問題提出自己的意見，流程中的每一個(gè)人人都可以見到流程上的審批意見，形成了全部審批意見的公開化、完整化、有效地實(shí)現(xiàn)了信息對(duì)稱。更重要的是，在這其中，省卻了大量的電話溝通，避免了信息在經(jīng)過多次傳遞后可能產(chǎn)生的走形，確保了最終合同的正確性與完備性，有效地降低了溝通成本，同時(shí)還提高了審批執(zhí)行效率。
費(fèi)用報(bào)銷審批單
基于B/S架構(gòu)的A6協(xié)同辦公系統(tǒng)一個(gè)好處就是，主要有互聯(lián)網(wǎng)的地方，只要有IE（Internet Explorer）瀏覽器，就可以登錄其中，甚至在網(wǎng)吧都可以進(jìn)行登錄。這對(duì)于美馳來說極為重要。根據(jù)美馳內(nèi)部管理規(guī)定，許多財(cái)務(wù)、報(bào)銷、合同的審批都需要公司總裁最后審批才可以生效，但由于美馳總裁常駐國外而不在公司，之前的管理審批方式是把需要總裁審批的文件、合同等打包郵寄到加拿大，一來一往需要耗費(fèi)很長時(shí)間，無形中延緩了企業(yè)的運(yùn)作效率，且郵寄的方式也不是很安全。這就形成了無法及時(shí)審批，合同無法及時(shí)生效、財(cái)務(wù)無法及時(shí)支付等問題。而通過采用A6協(xié)同，各種財(cái)務(wù)、合同等的審批都通過互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)傳遞到總裁的協(xié)同辦公桌面，即使總裁身處加拿大，也可以通過點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)來實(shí)現(xiàn)審批，大大提高了美馳運(yùn)作效率，大大提高了企業(yè)應(yīng)對(duì)反應(yīng)速度。
通過A6協(xié)同的應(yīng)用，美馳很好地解決了企業(yè)異地管理、內(nèi)部溝通、工作審批這三大問題，對(duì)美馳的企業(yè)管理來說，“雖然協(xié)同軟件很小，但這是一個(gè)從無到有的過程，在管理上，是一個(gè)從量變到質(zhì)變的過程，是一個(gè)跨越。從企業(yè)內(nèi)部文件交換的混亂，溝通的不暢，效率低下，這些問題都得到了很好地解決”，有效地提高了美馳企業(yè)的管理效率，正如弓與弦，讓本已經(jīng)很有抗力的弓（業(yè)務(wù)即產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)）加上了一條更有張力的弦，使得美馳企業(yè)在管理上真正實(shí)現(xiàn)了弓硬弦張的完美組合，助其如離弦之箭，飛的又快又遠(yuǎn)，在國內(nèi)建材門窗行業(yè)獲得更多份額。
