工作方式的變革之一：會議進行時
時間：2020-07-08新聞來源：致遠協(xié)同研究院瀏覽量：3839
召開一個會議和咱們開個會，conference和meeting，常常是不同的。參與者數(shù)量規(guī)模、正式性、公開性、議題議程規(guī)范性、參與者組織（和或?qū)蛹墸┛缍鹊鹊瓤梢詫ⅰ皶h”或者“會”劃分成很多類型。單單就會議個概念進行深入的討論，比如種類、定義，概念的內(nèi)涵和外延等，就是一項艱巨、龐大的研究項目，本文不可能有很多涉獵。本文打算就“會議”和“會”的一個主要功能屬性——信息溝通與協(xié)作，來考慮問題。首先討論其中的一個類型，會議/conference，并且著重考慮那種具有廣泛代表性且爭議不大的那種會議。不太嚴謹?shù)卣f，類似學(xué)術(shù)會議、社會性“研討會”、“高峰會議”、“論壇”一類的“會議”。
如果要對我做的這個狹窄的選擇給出一個理由的話，那就是這個話題僅僅是我們工作方式變革研究的一個相對很小的一個組成部分。同時，這樣的“會議”恰恰就是社會化協(xié)作——協(xié)同工作的一個非常典型的場景型案例。
科學(xué)網(wǎng)發(fā)表了一篇題為“學(xué)術(shù)會議全球‘熄火’Nature：須重新審視開會的意義” 署名馮麗妃的文章，實際上也是對近期《自然》雜志及其網(wǎng)站上對于“（學(xué)術(shù)）會議”的討論和觀點的一個概要敘述。在此我作了一個摘編引述如下：
因為疫情，全球范圍內(nèi)，原本熱熱鬧鬧的各種學(xué)術(shù)會議接連被延期，甚至取消。
不過，有危便有機。3月17日，Nature網(wǎng)站刊文指出，2020年可能是沒有會議的一年，而疫情正促使越來越多的科研人員通過虛擬會議的方式分享學(xué)術(shù)成果，并讓人們重新審視學(xué)術(shù)會議的價值。
對于虛擬會議，學(xué)術(shù)圈的反應(yīng)：
有人覺得把現(xiàn)場會議轉(zhuǎn)成虛擬會議，對因缺經(jīng)費或有殘障而無法參會的科研人員更友好；
有人認為這樣會減少國際航班的碳足跡，更環(huán)保；
還有人直言，以前為了開會“滿天飛”，現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)，原來很多會議是可以不用舉行的；
甚至有人戲謔，靠開會刷存在感的人要無聊了……
規(guī)避風(fēng)險 會議取消
美國生物技術(shù)公司Biogen于2月底在馬薩諸塞州波士頓召開的一次會議，致使該地區(qū)出現(xiàn)新冠肺炎的大面積社區(qū)傳播。
截至3月14日下午，該州共確診138例新冠病例，其中104例與Biogen的這次會議有關(guān)。
嚴峻的防疫局勢，促使世界各地都不鼓勵或禁止公眾集會，其中包括大量的學(xué)術(shù)會議。
在美國，許多學(xué)術(shù)會議接二連三被取消。
美國物理學(xué)會原定于3月2日在科羅拉多州丹佛市舉行的號稱全球最大的物理學(xué)會議，有1.1萬人報名參加。但在召開前兩天，會議突然被取消。
3月4日，原定本周在得克薩斯州伍德蘭茲舉行的月球與行星科學(xué)會議被取消。
上周，美國化學(xué)會（ACS）取消了原定在賓夕法尼亞州費城召開的春季會議。
我國的一些學(xué)術(shù)會議也受到影響。
冷泉港實驗室和亞洲冷泉港取消了計劃在蘇州舉行的所有會議，如今“至少要推遲到6月底”。
干細胞與再生醫(yī)學(xué)會議，原本定于3月13 ~15日在上海召開，現(xiàn)在被無限期推遲。
甚至定于6月底在香港舉行的電化學(xué)界面高登研究會議，也已被取消。
全球很多其他學(xué)術(shù)會議也受到嚴重影響。
第19屆國際傳染病大會，原計劃2月20~23日在馬來西亞吉隆坡舉行，將推遲到9月10~13日。
“蛻變：科學(xué)、信息、行星與民主”會議，原定于3月12-13日在葡萄牙里斯本舉行，已被取消。
除了取消或推遲會議，很多會議組織者也在手忙腳亂地尋找其他替代方案。
虛擬會議 “好處”多多
“現(xiàn)在技術(shù)這么發(fā)達，學(xué)術(shù)交流通過遠程無法實現(xiàn)的，很少很少了?！闭缫恍┛蒲腥藛T所說，疫情之下，越來越多的會議組織者和參與者開始把在線平臺作為學(xué)術(shù)交流的一種新方式，創(chuàng)建了虛擬會議。
對于長期主張改變學(xué)術(shù)會議形式的一些科學(xué)家來說，這是個好機會。
阿根廷巴里洛切原子中心物理學(xué)專家Ezequiel Ferrero告訴《自然》雜志，這能讓更多人得到參與的機會。
在此之前，高昂的參會費用意味著Ferrero無法前往丹佛市參加美國物理學(xué)會3月份的會議。但因為疫情，該學(xué)會的一些分會建立了虛擬平臺，邀請演講者通過攝像頭進行演講，或?qū)⒀葜v內(nèi)容上傳到網(wǎng)上資料庫。
Ferrero說：“我之前無法參加，突然間，我可以了?！?
“好處”不止如此。
一些有殘障的科學(xué)家無法進入會議場所、旅行的限制等，都可能讓潛在的參會者不能參加現(xiàn)場會議。
比如，多年來，殘障人士一直呼吁引入虛擬會議，但始終未見明顯起色。此次正是一個契機。
同時，英國倫敦大學(xué)學(xué)院行星科學(xué)家Divya Persaud和該校空間科學(xué)社會學(xué)家Eleanor Armstrong將在5月舉行一場題為“語境中的空間科學(xué)”的實驗性虛擬會議，目的是提高會議的參與度，減少研究人員的碳足跡。
沒想到，這比傳統(tǒng)會議吸引了更加廣泛的受眾。Persaud說，目前，對這次會議計劃的反應(yīng)非常積極。
重新審視“開會的意義”
正如會議組織者所發(fā)現(xiàn)的那樣，作出這些改變，尤其是在短時間內(nèi)，并非易事。
歐洲地球物理聯(lián)盟（EGU）大會定于5月3日至8日在維也納舉行，會議領(lǐng)導(dǎo)人正在制定應(yīng)急計劃，以防大會被取消。
“很難在線重現(xiàn)像EGU這樣的大型會議的體驗?！痹谟鴩液Ｑ髮W(xué)中心研究海平面變化的Joanne Williams表示，“我希望盡量不浪費我們已經(jīng)投入的工作?！?
當本周的美國月球與行星科學(xué)會議取消時，“大多數(shù)人的回答都是‘好吧，那就在網(wǎng)上開個會吧?！奔s翰斯?霍普金斯大學(xué)行星科學(xué)家Sarah Horst說，“但你不可能突然就把會議放到網(wǎng)上?！?
不過，眼下的情況也讓學(xué)術(shù)圈的一些人感慨：很多可開可不開的會議，總算可以“消?！币魂囎恿恕?
有學(xué)者毫不客氣地指出，很多學(xué)術(shù)研討會“研”而不“討”，尤其是一些報告人靠著同一個PPT參加各種不同的會，甚至臺下的聽眾都是同一撥人。
然而，有的科學(xué)家也指出，絕不能因此將所有學(xué)術(shù)會議“一棍子打死”。很多會議都讓科學(xué)家很好地分享了工作，與合作者互動，或找到了新的合作伙伴。
正如 Horst所說，在某種程度上，我們需要討論“現(xiàn)在開會有什么意義？”。盡管科學(xué)領(lǐng)域的文化變化緩慢，但“我希望這至少能促成一些真正的對話?！?
在《Nature》網(wǎng)網(wǎng)站上，你會發(fā)現(xiàn)一篇編輯部文章（編者論述）《會議難題》，主題是“科學(xué)互動（工作）方式改變的迫切期望”。如果你在網(wǎng)站搜索欄里鍵入“會議（conference）”，搜索出來的文章（最近30天的）標題是這樣的：
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Conference conundrum
虛擬會議是未來
如何組織線上會議
沒有會議的一年，新冠肺炎如何改變科學(xué)研究？
讓科學(xué)會議成為病患參與者友好的地方（即虛擬會議）
虛擬會議走進現(xiàn)實
會議謎題
……
沒錯，一切都變得非常清晰：
會議，至少類似學(xué)術(shù)會議、社會性“研討會”、“高峰會議”、“論壇”一類的“會議”，移動參會者身體的聚集式開會方式，將不復(fù)存在，至少2020年。未來也將減少，因為虛擬會議就是未來。而且未來已來，虛擬會議已經(jīng)走進現(xiàn)實。
最需要強調(diào)的是，“ the coronavirus pandemic could change research（工作）”！
新聞標簽：
協(xié)同辦公 會議管理 移動辦公 遠程會議
