德魯克在《管理》一書中提到，“最好的領(lǐng)導(dǎo)首先是最卓有成效的管理者”，那些一味追求領(lǐng)導(dǎo)而不善管理的人對(duì)組織或社會(huì)都非常危險(xiǎn)。從實(shí)踐上來說，管理的本質(zhì)不在于“知”而在于“行”。而對(duì)于企業(yè)管理者來說，大多是“知易行難”。最頭疼的事莫過于空有一腔肝腦涂地的管理熱情和創(chuàng)新實(shí)用的管理思想而不得以施展，此地徒留空余恨。
管理在中國(guó)如何落地？意識(shí)形態(tài)的“知”與管理實(shí)踐的“行”如何協(xié)同發(fā)揮管理的魅力？協(xié)同化的組織具有怎樣的行為特征和潛能？本期，四川嘉華企業(yè)運(yùn)行與管理部門CIO李春雷用親身經(jīng)歷為您講述管理有效落地的秘訣和協(xié)同組織管理的經(jīng)驗(yàn)分享。
四川嘉華的信息化現(xiàn)狀
四川嘉華企業(yè)（集團(tuán)）股份有限公司是能源工程領(lǐng)域里非金屬特種工程材料制造商和應(yīng)用解決方案提供商，總部位于四川省樂山市大佛景區(qū)。公司現(xiàn)有下屬全資及控股子公司11家，分別位于華北（石家莊）、西北（銀川）、四川（成都、樂山、西昌）、重慶等地。2008年6月，嘉華引入新天域、軟銀等四家基金公司，正式轉(zhuǎn)型為中外合資股份有限公司。
“我們的信息化建設(shè)基本是從2002年起步的，公司目前基本完成了基礎(chǔ)信息平臺(tái)的構(gòu)建工作，管理日益規(guī)范，以ERP和協(xié)同OA為代表的企業(yè)信息管理系統(tǒng)應(yīng)用日益成熟。”嘉華CIO李春雷開門見山說，從2002年開始，嘉華信息化建設(shè)主要經(jīng)過了管理規(guī)范階段和基礎(chǔ)建設(shè)工程階段，目前正在經(jīng)歷“管理與計(jì)算機(jī)結(jié)合階段”，這一階段主要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程初步控制和信息反饋，重點(diǎn)在于人和系統(tǒng)的磨合，以及經(jīng)過軟件的優(yōu)化，為管理信息化的進(jìn)一步導(dǎo)入做準(zhǔn)備。下一階段將是整合各子系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和存儲(chǔ)系統(tǒng)，完善門戶網(wǎng)站數(shù)據(jù)鏈接，形成數(shù)據(jù)一致的集成運(yùn)行的管理系統(tǒng)。未來將要達(dá)成各系統(tǒng)無縫鏈接高效運(yùn)行的一體化階段。與傳統(tǒng)材料市場(chǎng)不同，作為特種工程材料的領(lǐng)先廠商，嘉華在信息化的訴求上有自己明顯的特征。首先是需求和產(chǎn)品的特殊化、個(gè)性化，由此促使的是工藝技術(shù)多樣化、生產(chǎn)運(yùn)作要適應(yīng)品種頻繁轉(zhuǎn)換，同時(shí)也要保證服務(wù)專業(yè)化。其次，客戶分布區(qū)域廣、集中度低，因此要求企業(yè)配套的市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)基地布局、服務(wù)和物流運(yùn)輸?shù)榷急仨氝m應(yīng)分散的客戶經(jīng)營(yíng)模式。第三，由于近幾年企業(yè)發(fā)展較快，專業(yè)型人才嚴(yán)重缺乏，企業(yè)在研發(fā)、市場(chǎng)、營(yíng)銷、生產(chǎn)、服務(wù)等運(yùn)營(yíng)方面，必須能夠充分利用現(xiàn)有資源并把握好集權(quán)和分權(quán)的尺度。也正是因?yàn)檫@些突出的行業(yè)和企業(yè)特征，嘉華選擇了運(yùn)營(yíng)管控型的集團(tuán)管理模式。
與運(yùn)營(yíng)管控型的集團(tuán)管理模式相匹配的是，扁平化的事業(yè)部制組織機(jī)構(gòu)，在信息化的架構(gòu)上，為了保證企業(yè)管理IT化的正常運(yùn)行，企業(yè)必須從組織和系統(tǒng)兩個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整。嘉華信息化部門從最初的企業(yè)管理部信息科、信息中心（負(fù)責(zé)企業(yè)信息化基礎(chǔ)建設(shè)、培訓(xùn)和應(yīng)用工推廣）、信息集成部（承擔(dān)企業(yè)信息化系統(tǒng)集成和深化應(yīng)用的職能等）合并為目前的企業(yè)運(yùn)行與信息部（包括下屬部門——網(wǎng)絡(luò)商務(wù)公司），使得IT管理更深入的進(jìn)入到企業(yè)的采購(gòu)、銷售、質(zhì)量等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。而嘉華對(duì)企業(yè)的信息化架構(gòu)也初步進(jìn)行了四層劃分。一是基礎(chǔ)架構(gòu)層，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施、通信、服務(wù)器、存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)和移動(dòng)終端、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、各類基礎(chǔ)應(yīng)用軟件系統(tǒng)等軟硬件設(shè)施和管理體系。二是管理策劃層。主要包括對(duì)各種經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的工作分析、管理策劃和流程設(shè)計(jì)以及工具選擇和評(píng)估。三是業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)。主要包括協(xié)同OA、ERP、CRM、DCS、SCM以及人力資源、設(shè)備管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、網(wǎng)站、郵箱、溝通工具等各類業(yè)務(wù)軟件及其管理體系。四是管理信息系統(tǒng)平臺(tái)，包括信息集成整合、信息呈現(xiàn)、指令發(fā)布執(zhí)行、溝通的管理平臺(tái)，主要應(yīng)系統(tǒng)是協(xié)同OA、BI、數(shù)據(jù)交換中心等。
開啟“智慧管理”之門
對(duì)于信息化的問題，一般企業(yè)的做法都是先上業(yè)務(wù)系統(tǒng)，再逐步延展到其他的系統(tǒng)，當(dāng)一些系統(tǒng)啟動(dòng)并應(yīng)用之后，突然發(fā)現(xiàn)一個(gè)除了信息孤島之外另外一個(gè)影響企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)的問題，那就是流程錯(cuò)綜復(fù)雜，效率低下。
在嘉華，同樣也存在這樣的一個(gè)問題，當(dāng)ERP、CRM、SCM、HR、RTX等一系列系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)起來之后，還總覺得“缺點(diǎn)啥”。“我們雖然也采用了郵件、RTX等信息化溝通辦公方式，但總體上還是在傳統(tǒng)模式下辦公，辦公效率低下、辦公費(fèi)用居高以及執(zhí)行力差等等。”李春雷坦言。
為了把嘉華打造成一個(gè)面向市場(chǎng)，具有核心競(jìng)爭(zhēng)力的現(xiàn)代公司，企業(yè)一直持續(xù)不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理工作，制定和頒布了眾多的管理制度，但在實(shí)際工作中，卻常常出現(xiàn)管理無法落地和執(zhí)行過程中的偏差，甚于許多管理規(guī)定如同一紙空文，業(yè)務(wù)流程也無法很好固化；另外，嘉華企業(yè)是一個(gè)分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)各地的集團(tuán)企業(yè)，采用傳統(tǒng)的辦公模式和方法，已無法滿足企業(yè)快速發(fā)展階段對(duì)工作效率和質(zhì)量的要求；同時(shí)，為了提升企業(yè)管理水平，企業(yè)應(yīng)用了ERP、物流管理等信息系統(tǒng)，但這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)間也存在相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護(hù)工作量大等情況，同時(shí)對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員來講，頻繁的在各個(gè)系統(tǒng)間切換來處理工作，也帶來了較大的不便，影響了信息化管理的推廣和深化應(yīng)用，企業(yè)需要一個(gè)統(tǒng)一的、高度集成的辦公和業(yè)務(wù)展現(xiàn)平臺(tái)。
基于以上原因，從2006年起，嘉華就開始了對(duì)辦公系統(tǒng)的選型?！拔覀円苍囉眠^一些OA產(chǎn)品，但一直都不能較好的滿足企業(yè)的管理要求。嘉華需要的不僅僅是一個(gè)傳統(tǒng)意義上的OA產(chǎn)品，而是一個(gè)適應(yīng)集團(tuán)辦公、高度整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)，具備商業(yè)智能和決策支持分析功能的遠(yuǎn)程信息化管理平臺(tái)?！崩畲豪渍f。在對(duì)國(guó)內(nèi)眾多的OA產(chǎn)品進(jìn)行了解后，嘉華將目光投向了致遠(yuǎn)的A8協(xié)同辦公系統(tǒng)。A8的集團(tuán)化模式、二元化工作流、固化業(yè)務(wù)流程的表單模板，以及在移動(dòng)辦公和集成整合其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面的發(fā)展方向，和嘉華企業(yè)的應(yīng)用要求不謀而合。
超過預(yù)期的管理價(jià)值
“從2010年5月致遠(yuǎn)A8在嘉華正式上線運(yùn)行到現(xiàn)在已一年多了，從用戶角度來對(duì)應(yīng)用效果進(jìn)行評(píng)估，致遠(yuǎn)A8在嘉華的應(yīng)用已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了我們當(dāng)初預(yù)期的目標(biāo)。” 從現(xiàn)階段的應(yīng)用來看，致遠(yuǎn)A8平臺(tái)幫助企業(yè)在以下幾個(gè)方面取得了較大的改進(jìn)和提升：一是建立了企業(yè)內(nèi)部的信息發(fā)布平臺(tái)。二是初步實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動(dòng)化和對(duì)部分關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固化、制度化，有力地提升了企業(yè)執(zhí)行力。三是解決了部分授權(quán)問題和責(zé)任落實(shí)問題，真正做到管理落地和更有效地溝通。 四是初步實(shí)現(xiàn)了知識(shí)管理的自動(dòng)化。五是和ERP、物流管理等應(yīng)用系統(tǒng)集成，共同完成業(yè)務(wù)的全過程控制和管理。六是明顯提升了集團(tuán)公司的遠(yuǎn)程管控能力。七是通過流程表單的設(shè)計(jì)，有效解決了管理需求難以收集和積累的問題，為今后解決軟件選型和系統(tǒng)集成問題找到了一個(gè)有效的辦法。
在業(yè)務(wù)流程梳理方面，通過實(shí)施致遠(yuǎn)A8系統(tǒng)的契機(jī)，企業(yè)進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程重組和制度梳理工作，對(duì)其中關(guān)鍵的和迫切需要規(guī)范的制度流程，通過多次設(shè)計(jì)調(diào)整和充分的論證評(píng)估后，嘉華利用致遠(yuǎn)A8提供的表單模板功能，進(jìn)行系統(tǒng)固化和應(yīng)用，特別是在合同管理、供應(yīng)鏈管理和員工管理等方面均較以前取得了較大程度的改進(jìn)和提高。對(duì)于尚不成熟和完善的業(yè)務(wù)，嘉華仍采用二元化工作流中的自由協(xié)同進(jìn)行處理，成熟一個(gè)，固化一個(gè)，力爭(zhēng)使企業(yè)絕大多數(shù)的業(yè)務(wù)流程都能在協(xié)同系統(tǒng)得到固化應(yīng)用。
據(jù)悉，未來隨著嘉華企業(yè)的發(fā)展，分支機(jī)構(gòu)的地域分布也越來越廣，特別是其用戶和市場(chǎng)遍及全國(guó)各地及海外，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公就成為當(dāng)前嘉華很迫切的一種需求，恰逢致遠(yuǎn)在今年初推出了智慧協(xié)同——致遠(yuǎn)A8-m，使嘉華可以進(jìn)入移動(dòng)辦公新時(shí)代，目前嘉華已開始了A8-m移動(dòng)辦公應(yīng)用的實(shí)施工作，力爭(zhēng)在2011年底前系統(tǒng)上線。
協(xié)同應(yīng)用成功經(jīng)驗(yàn)分享
“從2010年3月開始實(shí)施，通過不到2個(gè)月的工作就完成了系統(tǒng)上線運(yùn)行工作，通過一年多的應(yīng)用，我們簡(jiǎn)單總結(jié)了一些所取得的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。” 作為“智慧?實(shí)踐?分享——百萬用戶話協(xié)同”的應(yīng)用案例大賽的第一名，李春雷為我們解析了嘉華的成功經(jīng)驗(yàn)。
一是要結(jié)合信息化戰(zhàn)略，對(duì)軟件功能的戰(zhàn)略地位充分的認(rèn)識(shí)和準(zhǔn)確定位。二是軟件結(jié)合管理應(yīng)用長(zhǎng)期的發(fā)展方向要有思路。三是效果呈現(xiàn)要有辦法，要吸引用戶，增強(qiáng)用戶對(duì)協(xié)同系統(tǒng)的信心和認(rèn)識(shí)。四是借鑒致遠(yuǎn)Ａ8剛?cè)岵?jì)的“二元化”工作流管理思想來進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施：一方面集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)高度重視，強(qiáng)勢(shì)推進(jìn)，以集團(tuán)為層次，建立強(qiáng)有力的項(xiàng)目組，以下發(fā)文件和制度的形式堅(jiān)定不移的推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)建成上線后，從集團(tuán)董事長(zhǎng)開始，公司高管帶頭使用，一級(jí)一級(jí)逐步使用起來，系統(tǒng)正常后，發(fā)文正式啟用集團(tuán)OA系統(tǒng)，規(guī)范制度，取締紙張傳送。通過對(duì)系統(tǒng)提供的已經(jīng)較為成熟的發(fā)文功能的運(yùn)用，使人員初步掌握了致遠(yuǎn)A8系統(tǒng)的操作技能，在此基礎(chǔ)上，明文規(guī)定，企業(yè)絕大部份業(yè)務(wù)（如：審批）及信息傳遞（如：紙質(zhì)報(bào)表和內(nèi)部郵件等）均要求必須通過致遠(yuǎn)A8系統(tǒng)來完成，從而在較短時(shí)間內(nèi)，保證了系統(tǒng)較高的上線率。
另一方面充分了解企業(yè)各部門的應(yīng)用需求和業(yè)務(wù)難點(diǎn)，先解決有迫切需求部門的關(guān)鍵應(yīng)用。這樣做的好處是，通過應(yīng)用較好部門的榜樣示范作用，實(shí)現(xiàn)以點(diǎn)帶面，讓各級(jí)用戶從被動(dòng)接受到主動(dòng)推廣應(yīng)用，真正達(dá)到系統(tǒng)的全員應(yīng)用目標(biāo)。
除此之外，還要有長(zhǎng)期穩(wěn)定可靠的技術(shù)支持；系統(tǒng)要長(zhǎng)久運(yùn)行，必須依靠強(qiáng)有力的系統(tǒng)維護(hù)，保障系統(tǒng)的可靠性。致遠(yuǎn)A8提供了豐富的實(shí)施方法和后臺(tái)功能，在致遠(yuǎn)技術(shù)人員的指導(dǎo)下企業(yè)信息技術(shù)人員全力參與，后端維護(hù)由致遠(yuǎn)來進(jìn)行，這樣，大大提高了實(shí)施效率，減少了實(shí)施費(fèi)用，鍛煉了A8系統(tǒng)管理員和各級(jí)單位管理員，為集團(tuán)協(xié)同系統(tǒng)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
實(shí)施成功后，IT部門又組織多次拉網(wǎng)式培訓(xùn)：分期分班，采用理論和操作相結(jié)合的方式在集團(tuán)各單位開展系統(tǒng)培訓(xùn)。針對(duì)各個(gè)單位的系統(tǒng)管理員和信息技術(shù)人員進(jìn)行高級(jí)培訓(xùn)，從系統(tǒng)基礎(chǔ)維護(hù)、業(yè)務(wù)應(yīng)用等進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)。通過上述培訓(xùn)工作，企業(yè)超過30%的人員進(jìn)行了Ａ8的學(xué)習(xí)并在系統(tǒng)中創(chuàng)建了用戶帳號(hào)。A8系統(tǒng)的上線運(yùn)行，使企業(yè)信息化深入人心，也有力的促進(jìn)了其他企業(yè)信息化系統(tǒng)的應(yīng)用。
“管理落地”不僅僅停留在一個(gè)口頭上的概念，它是可以借助信息化工具來實(shí)現(xiàn)的，致遠(yuǎn)A8協(xié)同系統(tǒng)讓四川嘉華破滅了管理無法落地的魔咒，也希望更多的企業(yè)借助協(xié)同辦公迎來企業(yè)的光輝綻放
