文檔大于天系列之文檔共享與分享
時間：2020-06-22新聞來源：致遠(yuǎn)互聯(lián)官網(wǎng)瀏覽量：4545
本文 不打算詳細(xì)探討文檔和文件的概念、定義和區(qū)別，只準(zhǔn)備使用它們共通和通俗理解的含義。說文檔或說文件，都是指那些紙質(zhì)和電子的被存儲了信息的，可傳遞、交換和處理的獨(dú)立完整信息單元。
企業(yè)文檔的價值在于共享。分享是指與他人分著享受、使用、行使。共享的意思是范圍更廣的分享，即將一件物品或者信息的使用權(quán)或知情權(quán)與其他所有人共同擁有，有時也包括產(chǎn)權(quán)。將文檔在整個組織或者部分組織成員之間分享，便是文檔共享。
文檔在所有信息系統(tǒng)中都是唯一完整、獨(dú)立的語義信息單元。無論是電子化的信息系統(tǒng)還是其他形式的信息系統(tǒng)。對于企業(yè)組織而言，文檔是唯一的完整語義信息單元，表單是特殊文檔形式。即使在使用單個數(shù)據(jù)的時候，也可以將其視為一個文檔的特例。在信息化系統(tǒng)中，文檔也是唯一一個具有可見語義標(biāo)引的信息體，具有獨(dú)立身份標(biāo)識ID（Identity document），且適用于所有的系統(tǒng)內(nèi)和系統(tǒng)間信息傳遞和交換操作。
文檔是重要的，所謂的知識管理和內(nèi)容管理，在現(xiàn)階段能夠在應(yīng)用中普遍落地的也只是“文檔”。因此，文檔重于山，甚至大于天。在杭州崔牛會高峰論壇召開期間，黑帕云的創(chuàng)始人陳金洲跟我說他一直認(rèn)為，剛剛在科創(chuàng)板上市的WPS【金山辦公688111.SH】600多億的市值，缺乏有力的支撐。我認(rèn)為其實(shí)不然，你看響當(dāng)當(dāng)執(zhí)世界SaaS牛耳的微軟，重新站上互聯(lián)網(wǎng)王座的核心競爭力不也是一個“文檔”——Office嗎？！倒是有中國企業(yè)管理軟件泰山北斗之地位的用友的市值也只有600多億（11月26日動態(tài)市值699億），恰恰證明了金山辦公的市場估值。WPS對泛微、致遠(yuǎn)、藍(lán)凌這些“泛OA”（萬勇語）們來說，已經(jīng)是可望而不可即了。
文檔的本來意義就在于分享，跨越時間和空間的分享。信息語義內(nèi)容如果不成為文檔就不能存檔——跨越時間，不能傳遞——跨越空間。其實(shí)，我們一直沒有足夠認(rèn)真地正視一個事實(shí)：文檔（文件）分享是人類協(xié)作最基本的工具之一。
信息技術(shù)的進(jìn)步，特別是移動互聯(lián)、云計算，讓文件分享變得如此便捷、有效。以金山WPS為例，讓我們了解一下云環(huán)境下文件是怎樣分享的。
“如果讓你給朋友分享一份或一些工作文檔，你會選擇怎么做？”
1）通過社交應(yīng)用，如微信、QQ、釘釘?shù)?
2）通過網(wǎng)盤服務(wù)，如百度網(wǎng)盤、騰訊微云等
3）通過電子郵件，企業(yè)郵箱或個人電子郵箱
4）打?。ㄝ敵觯┮环菁堎|(zhì)文檔，遞送過去
上述的4個選項(xiàng)是我們常用的選擇，但卻都有著局限和隱患。
比如微信、QQ 分享文件不易整理找尋、會被自動清理而無法打開；而網(wǎng)盤、郵件分享則需要對方有賬號、下載文檔后才能查閱，體驗(yàn)繁瑣而糟糕。至于第4個選項(xiàng)不用說了，屬于信息化“遺存”方式。
什么是云文檔分享？
云文檔分享是一種「創(chuàng)新」的分享方式，讓文檔以鏈接形式高效分享。它的優(yōu)點(diǎn)主要有以下 2 個點(diǎn)：
1）? 無需下載本地，鏈接即是文件
與以往的文件分享不一樣，WPS 云文檔分享無需下載到本地。用戶僅需在 WPS 中打開文檔，點(diǎn)擊右上角的「分享」即可開啟。
點(diǎn)擊后，即可設(shè)置文檔的編輯權(quán)限和有效時間。
一方面，可以防止他人修改文檔，不影響原本的內(nèi)容；另外一方面，則能更好地保證文檔的安全性，不被輕易分享及傳閱。
接著，點(diǎn)擊「復(fù)制鏈接」或手機(jī)微信掃碼，即可將文件分享給他人，無需將文件下載至本地；他人收到后，點(diǎn)擊鏈接即可快速打開：
2）? 文檔永久有效，輕易找尋
通過云文檔分享的文檔，絕不會被清理失效。它們將會被加密保存于 WPS 的「云文檔」之中，電腦、手機(jī)客戶端都可以隨時打開。
查找文件時，可通過 WPS 搜索框搜關(guān)鍵字即可快速找尋。會員用戶還能使用「全文檢索」功能，輸入關(guān)鍵字，可找到全面的結(jié)果。
云文檔的進(jìn)階——團(tuán)隊分享
WPS 云文檔還有著許多實(shí)用、高效用法，其中最值得推薦便是 共享文件夾 功能。其實(shí)這就是團(tuán)隊分享——共享文檔，屬于組織協(xié)作的功能。
在工作中，難免需要與同事、客戶共享相關(guān)的文檔。但很多人的做法，通常是需要時在微信中反復(fù)發(fā)送多個文件，操作繁瑣且不易整理保存；傳統(tǒng)的局域網(wǎng)共享則受限于網(wǎng)絡(luò)。而 WPS 「共享文件夾」功能，便是為解決這些場景而生。在云文檔頁面時，我們可以新建或選中文件夾，即可在頁面右方將文件夾設(shè)置為共享。接著，WPS 便會自動將文件夾生成鏈接。復(fù)制發(fā)送給好友，好友收到后點(diǎn)擊「確認(rèn)加入」即可完成共享。此時，參與到共享文件夾的成員們，便能直接查看或添加文件夾里內(nèi)容，無需再重復(fù)發(fā)送和整理。創(chuàng)建者還可根據(jù)需要，為成員們設(shè)置權(quán)限，如：是否允許編輯、僅查看，甚至還可直接移除成員。
這樣一個 WPS 共享文件夾，輕松搞定多人分享，實(shí)現(xiàn)了團(tuán)隊共享——組織協(xié)作，簡單高效。
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