企業(yè)全面預(yù)算管理是現(xiàn)代化企業(yè)很重要的管理方法,致遠(yuǎn)協(xié)同費(fèi)用預(yù)算應(yīng)用可以支撐企業(yè)實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理,為企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)提供執(zhí)行依據(jù)。同時,對于還沒有達(dá)到全面預(yù)算階段的企業(yè),費(fèi)用預(yù)算應(yīng)用也非常高效地實(shí)現(xiàn)了企業(yè)費(fèi)用管控的標(biāo)準(zhǔn),為企業(yè)帶來豐富的收益。
協(xié)同費(fèi)用預(yù)算可以為起來帶來的價值如下:
經(jīng)濟(jì)價值:行之有效的預(yù)算控制,細(xì)化和深化了企業(yè)資金管理
加強(qiáng)制度執(zhí)行:費(fèi)用預(yù)算的效率與質(zhì)量得意提高,費(fèi)用的使用率更加透明,方便查詢
提高工作效率:費(fèi)用報銷與支出的審批質(zhì)量與效率大幅提高,降低運(yùn)營成本
減輕財務(wù)負(fù)擔(dān):方便財務(wù)核算,減少資金沉淀,降低財務(wù)費(fèi)用,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金的合理利用
整合企業(yè)資源:全員參與的費(fèi)控操作,大大的提高了企業(yè)管理理念的沉淀,管理者可以通過系統(tǒng)及時、準(zhǔn)確的了解費(fèi)用的預(yù)算、使用等情況,從而加強(qiáng)監(jiān)管。
費(fèi)用預(yù)算是指企事業(yè)為費(fèi)用支出成本而做的成本預(yù)算。它是一種管理工具,它支持企業(yè)中對費(fèi)用制定的計劃和執(zhí)行控制過程。預(yù)算管理是指企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)下,對未來的經(jīng)營活動和相應(yīng)財務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測和籌劃,并通過對執(zhí)行過程的監(jiān)控,將實(shí)際完成情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對照和分析,從而及時指導(dǎo)經(jīng)營活動的改善和調(diào)整,以幫助管理者更加有效地管理企業(yè)和最大程度地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
全面預(yù)算管理已經(jīng)成為現(xiàn)代化企業(yè)不可或缺的重要管理模式。它通過業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合,明確適度的分權(quán)授權(quán),戰(zhàn)略驅(qū)動的業(yè)績評價等,來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源合理配置并真實(shí)的反映出企業(yè)的實(shí)際需要,進(jìn)而對作業(yè)協(xié)同、戰(zhàn)略貫徹、經(jīng)營現(xiàn)狀與價值增長等方面的最終決策提供支持。
費(fèi)用預(yù)算在全面預(yù)算管理的一個其中一個重要策略,有著舉足輕重的作用。企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理一般分為以下四個階段。
網(wǎng)上報銷階段
費(fèi)用控制階段
預(yù)算管控階段
全面預(yù)算管理階段
缺乏有效的數(shù)據(jù)支持和科學(xué)的編制體系及預(yù)算管理工具,預(yù)算編制周期往往過長,有的甚至遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了預(yù)算年度要求執(zhí)行預(yù)算的時間,嚴(yán)重影響預(yù)算的執(zhí)行。
報銷不規(guī)范:費(fèi)用支出的合理性得不到有效控制;報銷規(guī)定不能即時查詢,導(dǎo)致出錯率較高,影響財務(wù)部門核算,效率低下。
管理工具原始:報銷的原始單據(jù)采用紙質(zhì)形式保存,無法查詢、匯總,無法進(jìn)行多年數(shù)據(jù)的分析比較,查詢歷史相關(guān)數(shù)據(jù)的難度非常大。
管理效率低下:即使有項目或日常費(fèi)用預(yù)算控制,但如果由人工來翻看預(yù)算表和逐個查詢報銷單據(jù),則此項工作會占用了大量的時間和精力,且質(zhì)量堪憂。
需要更強(qiáng)的執(zhí)行力度:企業(yè)的費(fèi)用支出規(guī)則和預(yù)算制度(如前款不清后款不借、??顚S?、限額使用、限時報銷等)無法強(qiáng)制遵守,常常因?yàn)閭€人因素影響不能很好貫徹執(zhí)行。
從信息建設(shè)角度出發(fā),解決費(fèi)用預(yù)算管理常見的問題,就需要通過信息化手段,建立整體的費(fèi)用預(yù)算體系,有效落實(shí)管理目標(biāo),并且通過信息化手段快速高效的預(yù)算編制,同時在預(yù)算的執(zhí)行過程中權(quán)責(zé)分明,最后是對預(yù)算績效的分析和評價。
致遠(yuǎn)費(fèi)用預(yù)算管理解決方案以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的全面預(yù)算為最終目標(biāo),匹配了企業(yè)的費(fèi)用管理每個階段。
致遠(yuǎn)協(xié)同費(fèi)用管理基礎(chǔ)應(yīng)用階段:這個階段是致遠(yuǎn)通過內(nèi)部的表單流程、流程關(guān)聯(lián)等,實(shí)現(xiàn)企業(yè)的費(fèi)用申請、費(fèi)用報銷等應(yīng)用。
致遠(yuǎn)協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管理業(yè)務(wù)應(yīng)用階段:在這個階段中,致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺搭建靈活的費(fèi)用預(yù)算管理應(yīng)用,用戶可以在平臺上進(jìn)行基于費(fèi)用預(yù)算體系的預(yù)算編制、執(zhí)行、調(diào)整、分析等應(yīng)用。
企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算管理需要形成一個成體系的、全員參與、有充分?jǐn)?shù)據(jù)支持和工具支持、具備充分靈活性的預(yù)算管理體系,因此對于致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺而言,高效的執(zhí)行、簡易的操作、強(qiáng)大的流程恰恰針對性的解決上述問題,查找記錄、統(tǒng)計結(jié)果、生成報表等等都是“小菜一碟”。不僅如此,致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺強(qiáng)大的流程引擎,結(jié)合業(yè)務(wù)生成器的“生產(chǎn)業(yè)務(wù)”的特點(diǎn),可以構(gòu)建企業(yè)的費(fèi)用預(yù)算應(yīng)用。致遠(yuǎn)協(xié)同管理應(yīng)用能按企業(yè)、單位自身所需簡單方便地自適應(yīng)性快速調(diào)整,也即隨企業(yè)、單位的變革而成長,應(yīng)用的落地更加凸顯。
致遠(yuǎn)協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管理業(yè)務(wù)整合階段:費(fèi)用預(yù)算管理并不是一個獨(dú)立的應(yīng)用,它通過致遠(yuǎn)協(xié)同平臺和其它關(guān)聯(lián)的系統(tǒng),如財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng),項目管理、合同管理等有機(jī)整合,形成整體的整合應(yīng)用。同時,得益于致遠(yuǎn)強(qiáng)大的生態(tài)鏈建設(shè),費(fèi)用預(yù)算應(yīng)用通過整合其他應(yīng)用系統(tǒng),數(shù)據(jù)聯(lián)動,最終形成費(fèi)用預(yù)算管理體系,全面支持企業(yè)的全面預(yù)算管理。
在系統(tǒng)中預(yù)算編制分為預(yù)算編制管理、預(yù)算編制查詢、模板設(shè)置、流程設(shè)置等幾個部分。清晰定義預(yù)算控制的內(nèi)容和責(zé)任部門,設(shè)計詳細(xì)的預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外控制的流程,使公司的一切經(jīng)營活動和管理活動都能納入預(yù)算管理控制體系中。
新建預(yù)算編制:各部門發(fā)起預(yù)算編制流程,上報本部門的預(yù)算編制信息,并完成流程的審批流轉(zhuǎn)。新建界面上有流水號、發(fā)起人、發(fā)起時間、預(yù)算名稱等信息,其數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成。預(yù)算表分為支出表和收入表,默認(rèn)顯示支出表。預(yù)算表下部有附件區(qū)和意見區(qū),供用戶上傳附件和填寫相關(guān)意見。
待辦事項:用來方便用戶查看、處理未處理的流程,并對為處理的流程進(jìn)行一個統(tǒng)計。界面包括:流水號、預(yù)算名稱、發(fā)起人、發(fā)起時間、年度支出預(yù)算數(shù)、年度收入預(yù)算數(shù)等操作。點(diǎn)擊“辦理”可查看詳情。
已辦事項:該部分展示的數(shù)據(jù)為用戶已辦理完畢的預(yù)算編制流程。某用戶辦理完畢預(yù)算編制流程會從待辦事項分類轉(zhuǎn)至已辦事項分類中。
“預(yù)算編制查詢”采用多維視角編制查詢,界面分為上下兩部分,上部為條件查詢區(qū)域,下部為查詢結(jié)果列表展示區(qū)域。在查詢區(qū)可按照部門、發(fā)起人、發(fā)起時間、預(yù)算名稱、分類等進(jìn)行項目查詢。查詢結(jié)果支持excel格式導(dǎo)出,并且查詢結(jié)果是按年度支出預(yù)算數(shù)的大小倒序排列。
“流程設(shè)置”是用來設(shè)置預(yù)算編制流程中財務(wù)部預(yù)算崗審核節(jié)點(diǎn),具有查看權(quán)限、審核權(quán)限的人員。審核人為一人,查看人可有多人。有查看權(quán)限的人員可以看全公司的預(yù)算編制流程辦理狀態(tài),但不能辦理。
包括費(fèi)用報銷填報和審批等功能,利用該模塊可實(shí)現(xiàn)財務(wù)報銷的電子化流程,通過流程優(yōu)化,規(guī)范管理;實(shí)現(xiàn)預(yù)算項目限額控制,通過控制,貫徹預(yù)算剛性原則。
1.費(fèi)用報銷填報
當(dāng)業(yè)務(wù)人員填報網(wǎng)報單據(jù)時,可通過單據(jù)內(nèi)容,清楚反映出所報費(fèi)用的預(yù)算余額,同時通過人性化的提醒框告知費(fèi)用執(zhí)行狀況,當(dāng)本次報銷金額大于該預(yù)算余額時,根據(jù)參數(shù)的設(shè)定,會產(chǎn)生:1、強(qiáng)控(預(yù)警且單據(jù)無法發(fā)送);2、提醒(預(yù)警但單據(jù)可以發(fā)送);同時,系統(tǒng)會自動匹配你的借款記錄,完成對借款的管理。
2.費(fèi)用報銷審批
當(dāng)網(wǎng)絡(luò)報銷單據(jù)通過流程流轉(zhuǎn)到管理層審批界面,系統(tǒng)會提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)推送功能,將所報費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況,歷史報銷記錄,借款沖銷情況一目了然的呈現(xiàn)在管理者面前,只需要用鼠標(biāo)輕點(diǎn)一下單據(jù)上的“預(yù)算明細(xì)查看”功能即可。審批通過的網(wǎng)報表單數(shù)據(jù)回寫該預(yù)算執(zhí)行數(shù),預(yù)算余額自動減少。
在企業(yè)經(jīng)營過程中,市場和業(yè)務(wù)環(huán)境不斷發(fā)生變化,導(dǎo)致費(fèi)用的增加或減少,管理層需要根據(jù)實(shí)際情況對相應(yīng)費(fèi)用預(yù)算做調(diào)整,以滿足正常的經(jīng)營需要。通過流程化的預(yù)算調(diào)整單進(jìn)行調(diào)整,留下被記錄的痕跡。系統(tǒng)支持預(yù)算的多種調(diào)整方式。
(1)審批流程調(diào)整
適用于在預(yù)算執(zhí)行過程中,使用部門的費(fèi)用預(yù)算有調(diào)整,針對單個或少數(shù)需要調(diào)整的費(fèi)用類型,可通過發(fā)起預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行調(diào)整,描述調(diào)整說明,進(jìn)行調(diào)整操作,流程審批完成后寫入對應(yīng)的費(fèi)用類型預(yù)算余額。
(2)人工預(yù)算調(diào)整
適用于對批量費(fèi)用類型進(jìn)行批量的預(yù)算調(diào)整,通過Excel工具完成。人工預(yù)算調(diào)整需要進(jìn)行審核。
一個預(yù)算周期完成后,財務(wù)需要花費(fèi)大量的時間去做費(fèi)用的歸集、統(tǒng)計和報表計算,消耗極大。系統(tǒng)提供了多維度預(yù)算綜合查詢,形象的圖形展現(xiàn),讓管理層輕松掌控各費(fèi)用的使用情況以及預(yù)算的執(zhí)行狀況,系統(tǒng)還提供了從圖形到報表到原始單據(jù)到審批過程的快速查詢。具體支持按各部門與列支年度對借款金額、付款金額、費(fèi)用報銷金額和差旅費(fèi)報銷金額進(jìn)行統(tǒng)計,相關(guān)的統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計條件和統(tǒng)計圖表等,都可以根據(jù)具體的實(shí)際需要進(jìn)行靈活的配置達(dá)到使用者的要求。