方案與框架
行政辦公管理是現(xiàn)在成功企業(yè)有效運(yùn)作的有力保障，其內(nèi)容就是對辦公室所構(gòu)成的如車輛、辦公用品、機(jī)器設(shè)備、會議室和各種流程審批等日常辦公事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮和控制的活動，其目的在于實(shí)現(xiàn)包括制定計(jì)劃、合理分配、組織實(shí)施、指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督控制諸環(huán)節(jié)在內(nèi)的整個過程的總體目標(biāo)優(yōu)化。做好行政辦公管理工作，能夠有效地提高辦公室運(yùn)作效率，最大限度地發(fā)揮行政辦公的作用實(shí)現(xiàn)辦公室自動化的工作目的。
致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案主要從行政行為的角度出發(fā)，對行政權(quán)力進(jìn)行綜合的管理，通過工作流程管理機(jī)制規(guī)范行政行為，通過車輛管理、耗品管理、設(shè)備管理、會議管理等來統(tǒng)一管理和合理分配辦公室所管理的各種事務(wù)，實(shí)現(xiàn)客戶價值的最大化。
行政管理應(yīng)用框架圖
功能與模塊
流程審批：
流程審批是制度化剛性流程的具體應(yīng)用。企業(yè)在經(jīng)營和成長過程中，逐步會沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過程。
但是逐步累積起來的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握；規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實(shí)時的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等頻繁使用的制度。
通過工作流的實(shí)施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。
行政管理中涉及到的流程審批應(yīng)用，如票務(wù)預(yù)訂、會議的發(fā)起及會議室的預(yù)定、信息發(fā)布審批流程、車輛申請流程、印章使用流程等，通過電子化的工作流程簡化了之前流程人工復(fù)雜的審批過程，只需要發(fā)起相應(yīng)的流程、根據(jù)表單填寫好內(nèi)容就可以按照設(shè)計(jì)好的流程圖進(jìn)行一步步向下流轉(zhuǎn)直到流程審批結(jié)束，大大的提高了行政辦公的效率。
流程審批在易用性方面，通過個性化授權(quán)，可以將常用的流程推送的個人門戶，方便調(diào)用；通過制度、表單和流程的集成，可以使得員工通過流程免除學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，輕松掌握和運(yùn)用企業(yè)的制度；
在用戶體驗(yàn)方面，提供了從設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)到門戶展現(xiàn)全程的圖形化自定義，通過自定義規(guī)范、自定義表單、自定義流程、實(shí)現(xiàn)企業(yè)流程地圖的輕松設(shè)計(jì)；
在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設(shè)計(jì)，還可以在表單中實(shí)現(xiàn)字段計(jì)算、合計(jì)、二維表等特殊應(yīng)用；不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務(wù)、天數(shù)、金額、字段等各種條件進(jìn)行流程走向判斷；不但支持表單流程的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點(diǎn)展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術(shù)。
會議管理：
行政辦公基礎(chǔ)管理工作中，最常用的管理手段就是會議，通過會議完成政策的上傳下達(dá)、工作布置、統(tǒng)一思想、群策群力等任務(wù)，但是會議組織、會議過程、會議執(zhí)行等不同的階段往往存在種種原因，導(dǎo)致會議沖突、會而不議、議而不決、決而不行，從而嚴(yán)重影響了會議的效率和效能。因此通過會議管理的應(yīng)用，可以有效地提高會議室管理、會議服務(wù)管理、會議組織管理、會議議程管理、會議決議管理的效率。
會議通知
會議室預(yù)定
車輛管理：
企業(yè)擁有一定數(shù)量的車輛，車輛的管理成為日常事物中的一項(xiàng)重要工作。本系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)集中管理車輛的基本信息、運(yùn)營、維修、事故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每臺汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業(yè)車輛管理更加科學(xué)、更加規(guī)范。
車輛申請
行政資產(chǎn)管理：
在行政辦公中，廣義的資產(chǎn)泛指所有用于辦公室工作的設(shè)備和器具，這些設(shè)備和器具在其它領(lǐng)域也被廣泛應(yīng)用，包括電話、小型服務(wù)器、計(jì)算器等。狹義的概念則指多用于辦公室處理文件的設(shè)備，如傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、掃描儀等，還有臺式計(jì)算機(jī)、筆記本、考勤機(jī)、裝訂機(jī)等。
資產(chǎn)申購審批
資產(chǎn)管理主要針對企業(yè)的辦公設(shè)備信息進(jìn)行登記、申請和審核、資產(chǎn)維保及資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等。
資產(chǎn)信息錄入
耗品管理：
耗品管理主要對各企業(yè)內(nèi)部的辦公用品進(jìn)行采購、領(lǐng)用管理，對分支機(jī)構(gòu)及部門內(nèi)部辦公用品的費(fèi)用分?jǐn)傄约胺种C(jī)構(gòu)、部門內(nèi)部領(lǐng)用的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。方便對各種物品的采購入庫、領(lǐng)用登記，歸還登記的統(tǒng)一管理，提高管理的效率。
耗品登記
日常辦公：
行政部的日常辦公涉及到為公司員工進(jìn)行票務(wù)預(yù)訂，當(dāng)出差人數(shù)、頻數(shù)增多時，勢必會對行政人員帶來很大困擾，因此，致遠(yuǎn)與攜程攜手，為企業(yè)提供工作及差旅的統(tǒng)一業(yè)務(wù)管理入口，通過攜程商旅的優(yōu)質(zhì)商旅服務(wù)產(chǎn)品最終實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)落地的一站式的平臺與服務(wù)。
員工出差申請
員工在使用印章前填寫申請，注明所用印章類別、所屬單位、用印文件、用途等，經(jīng)審批后由相應(yīng)印章管理人員處理并記錄實(shí)際印章使用的情況。注，凡是在流程結(jié)束后需要進(jìn)行印章使用的，均可以由系統(tǒng)自動發(fā)起印章使用流程，并且將相應(yīng)審批流程嵌入到印章使用中供印章管理人員查詢；同時對于已完成相應(yīng)審批（如合同審批）的印章使用流程，可簡化流程操作，直接送達(dá)印章管理人員處理即可，從而避免重復(fù)審批提高工作效率。
印章管理
證件管理對于部分需要資質(zhì)和證件才能開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的行業(yè)（如建筑業(yè)）而言，是企業(yè)生存的前提和必要條件。因此，通過軟件對證件進(jìn)行精準(zhǔn)化和可操作化管理成為了這些企業(yè)的提高證件規(guī)范化和有序化管理的重要手段。
證件明細(xì)管理
方案價值
致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理，就是通過系統(tǒng)的協(xié)同和自動化，使原本繁雜的行政工作變得簡單輕松。針對行政管理事務(wù)多而雜的特點(diǎn)，如何幫助行政人員快速整合并高效率的實(shí)現(xiàn)管理，是致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理解決方案的價值所在。
會議管理：通過集中的會議室展現(xiàn)和管理等，實(shí)現(xiàn)會議資源的合理利用。
車輛管理：首先對車輛進(jìn)行登記，在管理時，通過車輛維修、保養(yǎng)、年檢、保險等全方位的流程運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，保障車輛的合理安排和使用，同時做到每一次出車有記錄可查。
行政資產(chǎn)管理：通過流程驅(qū)動實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的采購、領(lǐng)用、歸還等。采購和領(lǐng)用完成，資產(chǎn)信息實(shí)現(xiàn)同步增減。資產(chǎn)的庫存和使用明細(xì)，行政人員實(shí)時掌握，資產(chǎn)情況一目了然。同時可落實(shí)資產(chǎn)管理責(zé)任，工作流與審批流無縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)。
耗品管理：通過致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理應(yīng)用可輕松實(shí)現(xiàn)辦公用品的查詢、采購和領(lǐng)用等。填寫領(lǐng)用申請單時，只需下拉選擇，物品和對應(yīng)庫存實(shí)時展現(xiàn)，并支持模糊查詢，輔助用戶填單，大幅節(jié)省辦公時間。
證照和印章管理：實(shí)行統(tǒng)一登記和專人管理各種證照和印章，通過流程審批借用、使用和歸還等操作。規(guī)范使用并可追溯，減少和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。
名片印制申請、行政接待管理、行政維修申請等，通過審批實(shí)現(xiàn)了行政事務(wù)的辦公自動化，提高了行政人員日常辦公效率。
致遠(yuǎn)行政事務(wù)管理依靠以上模塊來支撐企業(yè)的行政運(yùn)營。同時平臺支持移動辦公，可通過手機(jī)完成下單、審批等操作，加速企業(yè)辦公和協(xié)作，使行政辦公更輕松，業(yè)務(wù)支撐快人一步。
