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合同管理方案概述

• 方案背景

  合同管理是企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。

  企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進行的，因此，企業(yè)必須十分重視合同管理。合同管理是企業(yè)的一種自我管理行為，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一個重要組成部分，它涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的方方面面。是一項綜合性的工作，能否有效的管理好合同，是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理成敗的一個重要因素。

  整體來看，合同管理包括三部分內(nèi)容：采購合同管理、銷售合同管理和其他合同管理。

  （1）采購合同是企業(yè)（供方）與分供方，經(jīng)過雙方談判協(xié)商一致同意而簽訂的“供需關(guān)系”的法律性文件。采購方合同一般包括：商品品種、規(guī)格、數(shù)量，商品質(zhì)量、價款和酬金，履行地點、期限和方式，違約責(zé)任，合同附則與簽署等。

  （2）銷售合同是出賣人與買受人之間為了買賣工業(yè)產(chǎn)品（或商品）而簽訂的法律性文件。按供需雙方的買賣關(guān)系，又可分為代銷合同、包銷合同、選購合同和議購合同等。

  （3）其它合同管理：其他合同管理包括了采購與銷售相關(guān)的按照計劃自動產(chǎn)生的相關(guān)收付款合同，實時對接財務(wù)。同時還包括了在采購、銷售部門之外其他部門產(chǎn)生的相關(guān)合同管理，形成合同管理的歸口，便于查詢、匯總與統(tǒng)計。

  因為合同管理融合在很多業(yè)務(wù)管理當(dāng)中，所以合同管理需更加開放，提供與多個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的接口，便于流程與數(shù)據(jù)打通，是一項復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作。

• 管理難點

  合同產(chǎn)生在合同管理的前期階段，在這一階段企業(yè)往往比較重視，一旦合同簽訂了，施工任務(wù)到手了，合同權(quán)利義務(wù)確定了，一些企業(yè)往往就把合同拋之腦后了，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過程，而僅僅把它看成是生產(chǎn)過程的一部分。因此，企業(yè)合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。

  歸納起來，企業(yè)合同管理過程當(dāng)中經(jīng)常會遇見以下問題：

  1.合同流程執(zhí)行不合乎規(guī)范，疏于監(jiān)督，導(dǎo)致漏審和相關(guān)資料不完善，帶來了法律風(fēng)險。

  2.通過紙質(zhì)形式或者是電子文檔形式容易造成合同保管查閱不便，信息及時性差。

  3.合同執(zhí)行周期長，涉及的人員、崗位和流程多，容易造成管理者監(jiān)管難度加大。

  4.合同履行過程中，涉及多次的收付款，如果沒有提醒，經(jīng)常造成跟蹤難，票據(jù)與收付階段難以應(yīng)付，造成違約風(fēng)險。

  5.客戶關(guān)系、訂單、采購訂單、收付款等關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)眾多，涉及的機構(gòu)可能是客戶、企業(yè)內(nèi)部各個部門或者是供應(yīng)商，因此工作協(xié)同復(fù)雜困難，造成斷層。

  總之，合同管理是個關(guān)聯(lián)復(fù)雜，時間周期長的重要工作，需要通過一種信息化手段去解決。

• 管理目標(biāo)

  規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)：通過合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化，確保合同執(zhí)行規(guī)范，保證市場數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)可關(guān)聯(lián)，為合同管理和市場提供分析依據(jù)基礎(chǔ)。

  固化、標(biāo)準(zhǔn)化審批流程：固化合同管理流程，實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過各個環(huán)節(jié)有效管控，增強執(zhí)行力。

  協(xié)同一體化管控：企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)從采購到銷售的一體化，組織間實現(xiàn)企業(yè)上下游一體化，延伸合同管理觸腳，建立一體化管控體系，適時提醒，避免違約，提高合同執(zhí)行效率。

  多維度統(tǒng)計：提供多角色、多維度統(tǒng)計分析，滿足各類需求科學(xué)決策。

  合同管理模塊在法律的框架下，可以針對企業(yè)對采購和銷售不同的管控需求進行定制化方案部署，實現(xiàn)采購和銷售的一體化打通，支撐以產(chǎn)定銷和以銷定產(chǎn)的經(jīng)營模式，在業(yè)務(wù)一體化基礎(chǔ)上，強化崗位職責(zé)落實，加強管控與監(jiān)管。