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辦公的未來(lái)之工作文檔“云+端”來(lái)
時(shí)間：2016-07-25新聞來(lái)源：致遠(yuǎn)協(xié)同研究院瀏覽量：5329
辦公離不開(kāi)公文。有人說(shuō)所謂辦公其實(shí)就是辦文。這話(huà)說(shuō)的在表達(dá)上不嚴(yán)謹(jǐn)，但是意思基本上是對(duì)的。因?yàn)檗k公其實(shí)是辦公事的一個(gè)通俗說(shuō)法，而在一般人的想象里辦公事的地方往往是在辦公室，是辦公桌、文件柜、文書(shū)檔案、信報(bào)收發(fā)、謄印文案……圈批審閱、簽字蓋章之類(lèi)的典型場(chǎng)景。概括來(lái)看，這些工作大多與文字、文檔、文件、文案直接或間接相關(guān)，因此說(shuō)辦公就是辦文，意思上是通的。當(dāng)然，在這里的文已經(jīng)是廣義的文檔，嚴(yán)格一點(diǎn)可以定義為與工作或業(yè)務(wù)相關(guān)的信息數(shù)據(jù)。
技術(shù)的進(jìn)步改變了人們的工作方式。人們得以擺脫了固定場(chǎng)所辦公室的束縛，在人們活動(dòng)的任何地方都可以辦公了。前提是人們先要有主觀上的工作意愿，這是不必說(shuō)的。但辦公需要“辦文”——處理業(yè)務(wù)或工作信息數(shù)據(jù)，這是移動(dòng)辦公的必要條件。即在工作需要的時(shí)間和地點(diǎn)上，能夠訪(fǎng)問(wèn)并處理業(yè)務(wù)或工作信息數(shù)據(jù)。
企業(yè)文檔云化管理
在信息社會(huì)里，企業(yè)文檔（EnterpriseFile）是企業(yè)最重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，.xlsx格式，.ppt格式，.pdf格式，純文本.txt格式等；從內(nèi)容上，可能是商務(wù)合同、會(huì)議記錄、產(chǎn)品手冊(cè)、客戶(hù)資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、項(xiàng)目文檔、經(jīng)驗(yàn)心得等。這些文檔可能是過(guò)程性質(zhì)的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫(xiě)階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。文檔的狀態(tài)包括草稿、正式、鎖定、作廢、歸檔、刪除等。
為了充分發(fā)揮和有效利用企業(yè)文檔這種重要智力資產(chǎn)的價(jià)值，必須對(duì)其進(jìn)行運(yùn)維和管理。企業(yè)文檔管理的任務(wù)主要是指對(duì)這些文檔、電子表格、圖形和影象文檔以及其他類(lèi)型的文檔的存儲(chǔ)、分類(lèi)和檢索。關(guān)鍵問(wèn)題是解決文檔的存儲(chǔ)、文檔的安全管理、文檔的查找、文檔的在線(xiàn)查看、文檔的協(xié)作編寫(xiě)及發(fā)布控制等問(wèn)題。作為企業(yè)的核心資產(chǎn)，企業(yè)文檔真正實(shí)現(xiàn)在移動(dòng)化場(chǎng)景下的有效配置和利用，其實(shí)還面臨著來(lái)自傳統(tǒng)的企業(yè)文檔管理方式與業(yè)務(wù)（工作）需求變化所帶來(lái)的挑戰(zhàn)。
企業(yè)文檔失控或散落的現(xiàn)象在許多企業(yè)里依然司空見(jiàn)慣。中國(guó)的許多企業(yè)甚至是信息化企業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中，企業(yè)文檔處于無(wú)管理的失控狀態(tài)，運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中其大量的文檔——寶貴的數(shù)據(jù)資產(chǎn)未能“生成”或正在流失。散落在電腦、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)甚至個(gè)人設(shè)備中的工作資料，版本混亂的歷史文檔，硬件故障或人為刪除的檔案數(shù)據(jù)……日復(fù)一日，數(shù)據(jù)資產(chǎn)的積累可能不過(guò)十分之一。
企業(yè)中早期購(gòu)買(mǎi)安裝的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和企業(yè)辦公軟件因?yàn)椴荒苤С忠苿?dòng)工作而大量閑置或淪為信息孤島。辦公軟件如果不能為企業(yè)員工的工作帶來(lái)真正的高效與便捷，員工的低活躍率和低粘性就意味著采購(gòu)成本的浪費(fèi)，有的銷(xiāo)售管理系統(tǒng)，外勤銷(xiāo)售人員外出辦理完業(yè)務(wù)還要回到公司錄入數(shù)據(jù)，這與企業(yè)的信息化初衷背道而馳。
各種形式的信息孤島阻隔著企業(yè)數(shù)據(jù)流通?？绮块T(mén)、跨公司及跨地域的工作協(xié)作，往往缺少文件共享空間，頻繁的文件傳輸占用大量時(shí)間，過(guò)程中存在著資料外泄的不安全隱患，團(tuán)隊(duì)溝通也容易脫離工作內(nèi)容。隨著移動(dòng)辦公（工作）的日益普及，對(duì)于文檔管理系統(tǒng)（平臺(tái)）在共享協(xié)作、移動(dòng)端訪(fǎng)問(wèn)和處理方面的功能提出了越來(lái)越高的要求。移動(dòng)辦公只解決溝通還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。外勤辦公中，手機(jī)端已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地聯(lián)絡(luò)到人，然而如果無(wú)法獲取工作文檔，仍然無(wú)法處理業(yè)務(wù)，分分秒秒將你的工作打回PC時(shí)代。人與數(shù)據(jù)在移動(dòng)端脫節(jié)，重要工作仍在不斷被錯(cuò)過(guò)。
隨著云計(jì)算的發(fā)展和SaaS模式的興起，企業(yè)文檔管理和服務(wù)有了更專(zhuān)業(yè)、有效和便捷的方式，除了國(guó)內(nèi)相對(duì)認(rèn)知度較高的企業(yè)網(wǎng)盤(pán)式的云文檔服務(wù)之外，新興的云服務(wù)商帶著更多內(nèi)容和數(shù)據(jù)管理的產(chǎn)品理念以及國(guó)外的運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，將傳統(tǒng)的文件存儲(chǔ)和共享帶入了“云+端”時(shí)代。
企業(yè)文檔云服務(wù)演繹移動(dòng)辦公
移動(dòng)時(shí)代，移動(dòng)文件管理已經(jīng)成為辦公標(biāo)配，而隨時(shí)隨地的文件獲取、訪(fǎng)問(wèn)、分享和協(xié)作也成為能否真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的關(guān)鍵。在PC時(shí)代，絕大多數(shù)人的辦公模式是：文件夾+QQ。
文件夾+QQ被稱(chēng)為PC時(shí)代的小米+步槍。如果把日常工作分為數(shù)據(jù)和溝通兩個(gè)部分，文件夾+QQ幾乎覆蓋了我們所有的工作內(nèi)容：電腦中的各類(lèi)文件夾用于處理和存儲(chǔ)企業(yè)數(shù)據(jù)，QQ則構(gòu)建了那個(gè)年代最便捷的溝通方式。
當(dāng)我們開(kāi)始把QQ用于工作中的聯(lián)絡(luò)和溝通，“聊天”這種方式把信息到達(dá)變得簡(jiǎn)單和通暢，無(wú)論與同事還是客戶(hù)，你幾乎可以隨時(shí)找到網(wǎng)絡(luò)另一端的那個(gè)人。對(duì)于文件交互頻繁的崗位，通過(guò)QQ來(lái)傳輸文件顯然也遠(yuǎn)比郵件要高效。而QQ的群組功能更讓企業(yè)不再把它視為妨礙工作的“聊天軟件”，因?yàn)楣ぷ魅航M的出現(xiàn)簡(jiǎn)直讓團(tuán)隊(duì)協(xié)作坐上了高鐵。但是以今天的眼光來(lái)看，這兩樣裝備已經(jīng)變成現(xiàn)代員工的最低配置。而現(xiàn)在移動(dòng)辦公的標(biāo)配已經(jīng)成為：文件檔管理平臺(tái)+IM（即時(shí)通訊）。數(shù)據(jù)和溝通的需求沒(méi)有變，而連接數(shù)據(jù)和人的方式卻一直在變。為移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)而生的微信，隨著智能手機(jī)的普及，取代了QQ國(guó)內(nèi)第一社交軟件的地位，同時(shí)它也在我們工作中的溝通環(huán)節(jié)將PC時(shí)代的QQ取而代之，并且更勝一籌。它似乎更適應(yīng)這個(gè)分秒必爭(zhēng)的時(shí)代，因?yàn)槲⑿胚B接的世界里，你要把信息傳遞給某個(gè)人幾乎是隨時(shí)隨地的事情。
當(dāng)人與人的連接已經(jīng)轉(zhuǎn)換到移動(dòng)端，你的工作文件卻還被落在電腦里，這簡(jiǎn)直是一種與時(shí)代的脫節(jié)。出差途中，當(dāng)你在與目標(biāo)客戶(hù)的微信溝通中成功的介紹了你的公司并讓對(duì)方產(chǎn)生興趣，他很可能希望看一個(gè)你們的成功案例；度假期間，當(dāng)你在微信上回答了主管關(guān)于緊急工作的諸多問(wèn)題，她很可能需要你提供一份原始文檔；咖啡館約見(jiàn)合作伙伴，相互交換的資料中，很可能有一些是用微信接收后卻無(wú)法預(yù)覽的設(shè)計(jì)圖；你好不容易把策劃案通過(guò)微信發(fā)給了同事，但你們的討論內(nèi)容隨著聊天記錄就遠(yuǎn)去了。溝通已經(jīng)隨時(shí)隨地，但移動(dòng)端無(wú)法解決的文件共享和協(xié)作需求將會(huì)把你拉回PC時(shí)代。然而很多時(shí)機(jī)并不能等你回到電腦前再去解決問(wèn)題。人們預(yù)言和幻想了許久的的移動(dòng)辦公，需要微信的另一半——跨越不同設(shè)備、不同屏幕的文檔云服務(wù)，它將為你裝備一個(gè)隨身資料庫(kù)。如何使用企業(yè)文檔管理云服務(wù)進(jìn)行移動(dòng)辦公移動(dòng)時(shí)代，移動(dòng)文件管理已經(jīng)成為辦公標(biāo)配，而隨時(shí)隨地的文件獲取、訪(fǎng)問(wèn)、分享和協(xié)作也成為能否真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的關(guān)鍵。
在PC時(shí)代，絕大多數(shù)人的辦公模式是：文件夾+QQ。文件夾+QQ被稱(chēng)為PC時(shí)代的小米+步槍。如果把日常工作分為數(shù)據(jù)和溝通兩個(gè)部分，文件夾+QQ幾乎覆蓋了我們所有的工作內(nèi)容：電腦中的各類(lèi)文件夾用于處理和存儲(chǔ)企業(yè)數(shù)據(jù)，QQ則構(gòu)建了那個(gè)年代最便捷的溝通方式。當(dāng)我們開(kāi)始把QQ用于工作中的聯(lián)絡(luò)和溝通，“聊天”這種方式把信息到達(dá)變得簡(jiǎn)單和通暢，無(wú)論與同事還是客戶(hù)，你幾乎可以隨時(shí)找到網(wǎng)絡(luò)另一端的那個(gè)人。對(duì)于文件交互頻繁的崗位，通過(guò)QQ來(lái)傳輸文件顯然也遠(yuǎn)比郵件要高效。而QQ的群組功能更讓企業(yè)不再把它視為妨礙工作的“聊天軟件”，因?yàn)楣ぷ魅航M的出現(xiàn)簡(jiǎn)直讓團(tuán)隊(duì)協(xié)作坐上了高鐵。但是以今天的眼光來(lái)看，這兩樣裝備已經(jīng)變成現(xiàn)代員工的最低配置。而現(xiàn)在移動(dòng)辦公的標(biāo)配已經(jīng)成為：文件檔管理平臺(tái)+IM（即時(shí)通訊）。數(shù)據(jù)和溝通的需求沒(méi)有變，而連接數(shù)據(jù)和人的方式卻一直在變。為移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)而生的微信，隨著智能手機(jī)的普及，取代了QQ國(guó)內(nèi)第一社交軟件的地位，同時(shí)它也在我們工作中的溝通環(huán)節(jié)將PC時(shí)代的QQ取而代之，并且更勝一籌。它似乎更適應(yīng)這個(gè)分秒必爭(zhēng)的時(shí)代，因?yàn)槲⑿胚B接的世界里，你要把信息傳遞給某個(gè)人幾乎是隨時(shí)隨地的事情。
當(dāng)人與人的連接已經(jīng)轉(zhuǎn)換到移動(dòng)端，你的工作文件卻還被落在電腦里，這簡(jiǎn)直是一種與時(shí)代的脫節(jié)。出差途中，當(dāng)你在與目標(biāo)客戶(hù)的微信溝通中成功的介紹了你的公司并讓對(duì)方產(chǎn)生興趣，他很可能希望看一個(gè)你們的成功案例；度假期間，當(dāng)你在微信上回答了主管關(guān)于緊急工作的諸多問(wèn)題，她很可能需要你提供一份原始文檔；咖啡館約見(jiàn)合作伙伴，相互交換的資料中，很可能有一些是用微信接收后卻無(wú)法預(yù)覽的設(shè)計(jì)圖；你好不容易把策劃案通過(guò)微信發(fā)給了同事，但你們的討論內(nèi)容隨著聊天記錄就遠(yuǎn)去了。
溝通已經(jīng)隨時(shí)隨地，但移動(dòng)端無(wú)法解決的文件共享和協(xié)作需求將會(huì)把你拉回PC時(shí)代。然而很多時(shí)機(jī)并不能等你回到電腦前再去解決問(wèn)題。人們預(yù)言和幻想了許久的的移動(dòng)辦公，需要微信的另一半——跨越不同設(shè)備、不同屏幕的文檔云服務(wù)，它將為你裝備一個(gè)隨身資料庫(kù)。
