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企業(yè)協(xié)作的新時代——云文檔服務(wù)商的應(yīng)用白皮書
時間：2018-01-31新聞來源：致遠(yuǎn)互聯(lián)官網(wǎng)瀏覽量：8816
協(xié)作新時代的到來
臺式機(jī)、有線網(wǎng)絡(luò)連接、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)和繁復(fù)軟件構(gòu)成的協(xié)作舊世界，已經(jīng)為新的時代鋪就了坦途，一個協(xié)作的新時代正向我們走來。
現(xiàn)代的移動設(shè)備、無線技術(shù)和云計(jì)算能力對人們?nèi)绾卧谝黄鸸ぷ骱凸蚕硇畔a(chǎn)生了不可阻擋的根本性影響。協(xié)作現(xiàn)在已經(jīng)可以做到與設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)無關(guān)，不僅能夠做到隨時隨地工作，也能夠隨時連接到任何文檔。
為了適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要并確保生產(chǎn)力持續(xù)提升，IT部門必須縮小新舊兩個協(xié)作時代之間的差距,必須要重新思考如何滿足所有跨部門的協(xié)作需求，特別是在文件共享、文檔管理和工作流方面。在這個超級個性化的新世界里，每一個部門和個人都有其個性化的需求。沒有一個適應(yīng)所有人需求的單一解決方案。
但是，在這個新世界里關(guān)于協(xié)作有些事情卻是不變的：每個業(yè)務(wù)過程都涉及到一系列的提交，回復(fù)，修改，審批，文檔需要在不同序列的參與者之間層次轉(zhuǎn)移，并經(jīng)常因序列不同、層級高低而具有非常復(fù)雜的協(xié)作特征(設(shè)想從律師助理到委托人的法律文件)。任何行業(yè)都充斥著各種文檔——金融服務(wù)、建筑、媒體、零售等等——我們每天都在處理這些無可回避的問題。
不斷變化的期望
彌合協(xié)作需求的差距不僅僅是為技術(shù)而采用新技術(shù)的問題。也許是企業(yè)計(jì)算史上的第一次，員工正在主動要求獲得最新的技術(shù)能力。他們在個人生活中接觸新的交流方式，激發(fā)了他們在工作生活中交流和協(xié)作的愿望。他們使用著各種各樣的創(chuàng)新性移動設(shè)備（支持?jǐn)z像頭的智能手機(jī)、具有無線功能的平板電腦）和類似的各種后端存儲能力（云特征的）改變了他們對上傳、下載、分享和交流能力的期望。在工作協(xié)作及其關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)流程方面，員工期望也能有同樣的簡單性和透明度。
這種期望以多種方式表現(xiàn)了出來。這已經(jīng)構(gòu)成了一個遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越IT部門通常習(xí)慣于提供的內(nèi)容的現(xiàn)代協(xié)作矩陣。在這個矩陣的基礎(chǔ)上承載著傳統(tǒng)的工作流——用戶需要能夠共享和分發(fā)文件。
于是，事情變得更加復(fù)雜。員工需要與不同的人群共享不同類型的文件。他們需要靈活地分享文件，而這些分享不限于處于相同網(wǎng)絡(luò)上的同事們；他們需要與客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等進(jìn)行溝通。他們要發(fā)送的也不僅僅是電子郵件或文件了。相反，他們正在交換過去被稱為阻塞網(wǎng)絡(luò)帶寬的大文件（藍(lán)圖、演示文稿、圖形文件）。因?yàn)楣ぷ鞑粫r地發(fā)生在非傳統(tǒng)的地方，他們需要交換文件，無論他們是在辦公室還是正行進(jìn)在路上。
同時，在傳統(tǒng)辦公室之外工作也就意味著用戶很可能在一個IT部門不一定控制得了網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行協(xié)同工作。在管理這些需求和期望時，很重要的是要記住還有工作的另一個不可改變的方面：確保能承擔(dān)文件和數(shù)據(jù)被存儲并得到保護(hù)的責(zé)任。
這下安全問題就來了。員工需要與任何同事共享數(shù)據(jù)，假設(shè)他們是被授權(quán)分享的，收件人也是被授權(quán)接受，但他們需要安全地完成共享。鑒于全球化商業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的速度越來越快，員工們需要實(shí)時可靠地共享文件和數(shù)據(jù)。如果你回到辦公室告訴別人你要發(fā)一個文件給他，可能一切都晚了。事實(shí)上，你降低了工作效率。
這給IT帶來了一系列挑戰(zhàn)，當(dāng)然也提出了期望。這迫使IT部門必須更多地以用戶為中心來思考問題。為了適應(yīng)滿足這些相關(guān)的需求——大文件、實(shí)時——IT部門必須能夠建立集中式快捷存儲并能夠提供文檔安全、備份和災(zāi)難恢復(fù)。并遵守治理問題，IT部門必須能夠?qū)徍苏l上傳和下載了文檔。
最先進(jìn)的文檔協(xié)作系統(tǒng)
IT部門應(yīng)該如何滿足員工的需求，并提供一個最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)？首先，它應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的單點(diǎn)解決方案，開始部署覆蓋多個方面的協(xié)作系統(tǒng)——版本控制、注釋、工作流——在一個單一應(yīng)用中。下面是這種協(xié)作系統(tǒng)的一些關(guān)鍵特征，一些公司正在利用Box的文件協(xié)作應(yīng)用APP來實(shí)現(xiàn)這些功能。
USB-驅(qū)動器和FTP替代單點(diǎn)解決方案的一個典型例子：使用文件傳輸協(xié)議的應(yīng)用程序。這是設(shè)計(jì)用來做單一一件事情的——傳輸大文件，并且它做的很好。但每一個FTP應(yīng)用又會有點(diǎn)不同（差異），當(dāng)它在內(nèi)部使用時可能工作得很好，但你不能要求它能接納每一個伙伴、供應(yīng)商和客戶們自己選用的FTP應(yīng)用程序。最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)應(yīng)該可以遮蔽這些FTP的差異特性。
Aéropostale零售連鎖的IT建設(shè)部門面臨著FTP托管服務(wù)的多重問題，特別是IT治理問題。根據(jù)建筑總監(jiān)RobRuscher的說法，文件夾和用戶管理都很困難，而且用戶在創(chuàng)建新內(nèi)容時面臨限制，因?yàn)楫?dāng)組超過50個文件夾時會收取費(fèi)用。同時，用戶發(fā)現(xiàn)很難下載和共享重要文件：作業(yè)現(xiàn)場照片、計(jì)劃、安裝指南等。甚至FTP站點(diǎn)本身就是緩慢而不穩(wěn)定的。在投標(biāo)過程中與承包商合作， 有時不得不依靠通過郵政服務(wù)郵寄U盤，這拖延了投標(biāo)過程并且使得記錄留存復(fù)雜化。
采用最先進(jìn)的協(xié)作系統(tǒng)，Aéropostale建設(shè)集團(tuán)的IT部門在文件夾和文件管理上就節(jié)省大約1.5小時/周，只是一個部門就達(dá)數(shù)百美元/月。Aéropostale每年每店都還能節(jié)省數(shù)百美元，更重要的是明顯簡化了協(xié)作過程并足以加快其業(yè)務(wù)的國際擴(kuò)張。
項(xiàng)目協(xié)作在協(xié)作中最普遍的障礙之一是有一個單一的真相來源。電子郵件仍然是主要的協(xié)作工具，但對在同一個頁面上共享大型文件并保持每一個記錄來說卻是糟糕的。員工正在交換比以往任何時候都大的文檔。在某些行業(yè)，如建筑、工程和建造等，雇員是在交換在過去還沒有數(shù)字化的規(guī)范，但現(xiàn)在正越來越多在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上管理。因此，先進(jìn)的技術(shù)系統(tǒng)必須具有消除對文件大小的限制的能力。同時，企業(yè)必須能夠?qū)@些文件進(jìn)行安全和審計(jì)功能，確保知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)和資產(chǎn)審計(jì)。
密歇根大學(xué)面臨多重協(xié)作挑戰(zhàn)。其項(xiàng)目涉及教師之間、學(xué)生中間以及這兩個群體之間的協(xié)作。每個分組都需要交換文件(有時就與共享日歷一樣簡單)。管理人員也具有基于工作流的流程。更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)是今天的學(xué)生們來到校園平均擁有3到5個移動設(shè)備，他們希望能夠在任何時間從任何設(shè)備安全訪問信息。大學(xué)IT管理員需要在保護(hù)機(jī)構(gòu)信息的同時仍然提供基于云的存儲和協(xié)作能力。從本地維護(hù)的解決方案到大學(xué)范圍內(nèi)的文件共享和協(xié)作解決方案的轉(zhuǎn)換帶來了多方面的優(yōu)勢。“我們正在尋求建立一個容易合作的環(huán)境，供研究人員、學(xué)生和工作人員使用。例如，研究人員可以與世界各地的同事安全地分享數(shù)據(jù)，甚至更重要的在文件大小上的不設(shè)限制，如運(yùn)動機(jī)能學(xué)研究部門經(jīng)常需要分享的大型3D視頻文件。
“為了適應(yīng)業(yè)務(wù)和確保生產(chǎn)力，IT部門必須彌合舊的和新的協(xié)作世界之間的差距?！?
完全可視化和管理經(jīng)常分配給單個應(yīng)用程序承擔(dān)的另一項(xiàng)任務(wù)：文檔和內(nèi)容管理。隨著業(yè)務(wù)速度的加快，這些方面變得越來要。
什么是最新版本？
誰檢查的？
他們和誰一起分享的？
文檔管理包含了遠(yuǎn)比版本控制更多的內(nèi)容，它還涉及能夠預(yù)先確定是否有人可能已經(jīng)下載或不適當(dāng)?shù)貍鞑チ藬?shù)據(jù)。IT部門需要能夠在出現(xiàn)問題的情況下對這些活動進(jìn)行審計(jì)。
文檔管理是數(shù)據(jù)中心提供商Equinix的關(guān)鍵要求。CIO BrianLillie能夠提供和管理超過2,000個移動設(shè)備用戶的文檔訪問權(quán)限，他們可能同時運(yùn)行iOS和AndroidO 操作系統(tǒng)。她也能夠提供超出了企業(yè)的邊界的安全協(xié)作，通過限制訪問特征如只讀提供到達(dá)文件的鏈接。
收益：生產(chǎn)率增長
部署此類協(xié)作工具同時會影響業(yè)務(wù)部門和IT部門。對于后者，價(jià)值來自于將多個應(yīng)用程序集成到單個服務(wù)中的能力。減少各種成本——購買、許可、培訓(xùn)和——并且釋放IT人員資源，因?yàn)樗麄冎恍枰芾硪粋€單一的協(xié)作應(yīng)用程序，而不是多重的解決方案。更重要的是獲得的商業(yè)價(jià)值。研究表明，縮短溝通時間的能力，以及增加文檔工作流的周轉(zhuǎn)，可以減少產(chǎn)品開發(fā)時間的25%，或者每周節(jié)省一天以上的時間。這與仍在使用FTP做夜間交付的公司相比，有了顯著的改善。
但也許就像提高速度一樣重要的是降低通信中摩擦，讓每個人都在業(yè)務(wù)上保持協(xié)同一致。所有其他問題都同樣的重要，合作伙伴、供應(yīng)商和客戶都更傾向于使業(yè)務(wù)溝通和合作盡可能透明。在一個充滿變通解決方法的世界，本身就是一個競爭優(yōu)勢。
附錄：BOX提供的服務(wù)
Box提供了一種最先進(jìn)的協(xié)作平臺，企業(yè)可以從中獲得各種各樣的好處。
作為一種企業(yè)解決方案，它用企業(yè)效率取代了部門效率，從地點(diǎn)局限工作拓展到全球適用。不像其他競爭性選擇，它是建立在放式標(biāo)準(zhǔn)上，而不是使難以在異構(gòu)系統(tǒng)間共享數(shù)據(jù)的專有協(xié)議。它改變了企業(yè)的思維方式，以生產(chǎn)力思維取代成本效益思維。超過200000家企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)依賴BOX。
同時，BOX滿足了所有新的協(xié)作趨勢，跨越多個設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的協(xié)作需求、增加生產(chǎn)力的需求，以及對應(yīng)用程序可靠性、安全性和可審計(jì)性的要求——用戶喜歡和IT部門信任熔于一爐。
與大多數(shù)企業(yè)應(yīng)用程序不同，Box的功能很容易評估。IT部門必須做的一件事就是注冊一個帳戶并運(yùn)行一個小的試點(diǎn)項(xiàng)目。從此，一切變得非常簡單，很容易構(gòu)造出一個計(jì)劃，幫助企業(yè)提高員工隨時隨地協(xié)作的能力。
新聞標(biāo)簽：
致遠(yuǎn)互聯(lián) 協(xié)同辦公 企業(yè)協(xié)作
