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從智能化流程看致遠(yuǎn)互聯(lián)智慧協(xié)同
時(shí)間：2018-07-23新聞來(lái)源：致遠(yuǎn)互聯(lián)官網(wǎng)瀏覽量：8296
智慧協(xié)同為什么要從智能化的流程開(kāi)始？這要從企業(yè)管理的整體發(fā)展來(lái)看！
企業(yè)管理經(jīng)歷了怎樣的時(shí)代變遷？
“終于告別紛繁復(fù)雜的傳統(tǒng)管理軟件!”企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代來(lái)臨，讓人們有一種“翻身農(nóng)奴把歌唱”的自嗨感。但是，你有認(rèn)真想過(guò)嗎？為什么大家對(duì)傳統(tǒng)管理軟件如此深?lèi)和唇^？追其根源，只有一個(gè)，那就是“管理的錯(cuò)位”！
如果從財(cái)務(wù)軟件公司的成立開(kāi)始算起，以ERP為代表的傳統(tǒng)管理軟件，統(tǒng)領(lǐng)中國(guó)企業(yè)管理三十多年?？偨Y(jié)過(guò)去得失，可謂是“成在數(shù)據(jù)，敗在過(guò)程”。為什么這樣說(shuō)呢？
從概念來(lái)看，ERP指的是企業(yè)資源計(jì)劃管理平臺(tái)，需要建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段。實(shí)際上，ERP的核心就是對(duì)三大訂單進(jìn)行管理，包括客戶(hù)（或銷(xiāo)售）訂單、采購(gòu)訂單以及生產(chǎn)訂單。說(shuō)得直白點(diǎn)，ERP最擅長(zhǎng)的內(nèi)容都和“數(shù)據(jù)”有關(guān)。
對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，企業(yè)信息發(fā)展初期，就是要通過(guò)一個(gè)有效的工具或者平臺(tái)，管控企業(yè)來(lái)自各方面的數(shù)據(jù)，所以ERP占據(jù)著重要地位。但是，隨著企業(yè)信息化的深入發(fā)展，企業(yè)要管的內(nèi)容不止包含數(shù)據(jù)，還有關(guān)系企業(yè)全面運(yùn)營(yíng)能力的過(guò)程管理，即流程管理。
如何提高除數(shù)據(jù)以外的溝通、協(xié)調(diào)能力？很多企業(yè)的做法是，把ERP進(jìn)行擴(kuò)展，OA、CRM、HR、BI、SCM等等，把和企業(yè)管理相關(guān)的內(nèi)容，全部放入其中。如此一來(lái)，ERP不僅變得越來(lái)越厚重，還讓企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率大大降低。以至于市場(chǎng)出現(xiàn)了另一種論調(diào)——“不上ERP是等死，上了ERP是找死”，形象地說(shuō)明了傳統(tǒng)ERP的失敗之處。
傳統(tǒng)ERP為什么會(huì)失??？原因只有一個(gè)！你用管數(shù)據(jù)的流程來(lái)管過(guò)程，最終結(jié)果肯定一定不會(huì)太好。尤其是早期的CRM，在這一點(diǎn)表現(xiàn)得特別明顯。
大概在1999年前后，那時(shí)候還沒(méi)有云。幾乎每家企業(yè)都會(huì)推CRM，但是大部分企業(yè)都至少失敗過(guò)一次。最早的CRM，是為管理者服務(wù)，建CRM的目的是用來(lái)控制銷(xiāo)售，避免銷(xiāo)售離職給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，CRM完全是個(gè)工作負(fù)擔(dān)，大家要用周末的時(shí)間補(bǔ)數(shù)據(jù)。不愿意填，怎么辦？企業(yè)強(qiáng)迫員工必須填寫(xiě)客戶(hù)通訊錄，還要記錄拜訪客戶(hù)細(xì)節(jié)。最終，銷(xiāo)售只得胡編亂造，把CRM“玩壞”。所以，無(wú)論是國(guó)外企業(yè)，還是本土的CRM系統(tǒng)，之前都沒(méi)有做起來(lái)。
而云時(shí)代的CRM，強(qiáng)調(diào)的是協(xié)同理念，是互聯(lián)網(wǎng)思維。就像滴滴快車(chē)，有派單，有搶單。如果你搶了，但沒(méi)運(yùn)作成，那就強(qiáng)行換給另外一個(gè)人運(yùn)作。這種模式讓CRM由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，CRM不再以管控為目的，而成為銷(xiāo)售的工作助手。比如：一名銷(xiāo)售人員要去拜訪客戶(hù)，需要跟客戶(hù)溝通項(xiàng)目進(jìn)展，他可以在手機(jī)端直接打開(kāi)CRM系統(tǒng)，查閱同事剛剛修改好的文檔。整個(gè)溝通過(guò)程會(huì)被錄音，并自動(dòng)共享給其他同事，銷(xiāo)售本人還沒(méi)回公司，他的領(lǐng)導(dǎo)、售前、售后等相關(guān)人員，已經(jīng)開(kāi)始幫他配置資源，完善解決方案。這樣一來(lái)，CRM就變成了項(xiàng)目溝通和合作的有效工具，而不只是單純的內(nèi)容填充。
所以，經(jīng)歷了傳統(tǒng)ERP時(shí)代帶給流程管理的混沌期過(guò)后，人們開(kāi)始重新定義企業(yè)管理的內(nèi)涵和外延。企業(yè)管理的最終目的，應(yīng)該是幫助企業(yè)優(yōu)化工作流程、提升工作效率，最終落腳點(diǎn)一定要體現(xiàn)在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本及核心競(jìng)爭(zhēng)力上。此種背景下，協(xié)同管理迎來(lái)了新的機(jī)會(huì)。因其能重點(diǎn)解決企業(yè)的工作流問(wèn)題，很多企業(yè)開(kāi)始把協(xié)同當(dāng)做第一工作入口。這也是智慧協(xié)同為什么要從智能化的流程開(kāi)始的根本原因！
為什么說(shuō)流程是企業(yè)管理的載體？
不管是什么時(shí)代，不管互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、社交網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)如何演變，只要企業(yè)還在，還有工作關(guān)系，流程就不會(huì)消失。
可能有人會(huì)說(shuō)，我按照公司制度規(guī)定，按時(shí)打卡上下班，每天完成領(lǐng)導(dǎo)規(guī)定的工作內(nèi)容，不需要流程??？但是，你入職需不需要流程？請(qǐng)假、報(bào)銷(xiāo)、離職是不是也和流程息息相關(guān)？公司制度只規(guī)定了員工的工作內(nèi)容，沒(méi)有告訴你如何去實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容的方式，如果沒(méi)有合理的工作流程去引導(dǎo)，整個(gè)公司的管理會(huì)雜亂無(wú)章，后果不可想象。
從某種角度來(lái)說(shuō)，流程是企業(yè)所有業(yè)務(wù)的載體，只有把所有流程或者重點(diǎn)流程都管理起來(lái)，企業(yè)才能良性運(yùn)轉(zhuǎn)。因?yàn)?，每個(gè)人的作方式不同。有人會(huì)最先處理郵件，有人會(huì)先把昨天沒(méi)干完的事干完。企業(yè)流程會(huì)按照智能算法來(lái)排序，告訴你哪些流程該怎么走，先干什么，后干什么，員工應(yīng)該關(guān)注哪些內(nèi)容，不關(guān)注哪些內(nèi)容，起到正向培養(yǎng)的作用。
也就是說(shuō)，在協(xié)同時(shí)代，企業(yè)可以以更合理的流程和模式，去引導(dǎo)你，你不自覺(jué)地就按照最高效的模式來(lái)走。
這和人體組成是一個(gè)道理。流程相當(dāng)于人體內(nèi)的血管和神經(jīng)，維持著人體機(jī)能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。如果沒(méi)有血管和神經(jīng)，人體的不同器官就不能有效連接，甚至壞死。而卓越的工作流程可以幫助企業(yè)及員工消除工作中的冗余環(huán)節(jié)，合并同類(lèi)活動(dòng)，使工作變得更順暢、簡(jiǎn)單，從而提高工作效率。這也是為什么很多企業(yè)要打造“流程型組織”的根本原因。
現(xiàn)在的流程管理和過(guò)去有什么區(qū)別？?
既然流程如此重要，企業(yè)在發(fā)起協(xié)同管理變革時(shí)候，一定會(huì)從流程開(kāi)始。那么，流程優(yōu)化該從何處下手？還要像過(guò)去那樣，先對(duì)企業(yè)調(diào)研，然后提出規(guī)劃建議，再進(jìn)行大刀闊斧的全面整改，進(jìn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的全面集成嗎？一定不是這樣。
和以往傳統(tǒng)的BPM不同，智慧協(xié)同時(shí)代的流程優(yōu)化也要體現(xiàn)智能化特征。過(guò)去的BPM，大多處理的是事務(wù)性的工作，主要靠人力手動(dòng)去更改流程。而現(xiàn)在的流程管理要以互聯(lián)網(wǎng)思維重新定義，企業(yè)流程不是四平八穩(wěn)的模式，要一步一步走，而是要體現(xiàn)敏捷特色。這和牛徑原理相同，一頭牛要去山頂?shù)乃乩锖人?，它左繞右繞，轉(zhuǎn)了好幾圈，走了三天，最終才喝上水。而智能化時(shí)代，前方的路要怎么走，都是可視化的過(guò)程，牛一眼就能看見(jiàn)水，知道如何以最短距離到達(dá)目的地。
也就是說(shuō)，只有讓企業(yè)的單一流程管理，走向業(yè)務(wù)流程、組織流程的整體智能管理，企業(yè)才能打通任督二脈，實(shí)現(xiàn)智能化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的智慧化轉(zhuǎn)型。
那么，什么才是智能化的工作流呢？致遠(yuǎn)互聯(lián)的定義是，以流程為載體，以人為中心，以績(jī)效為目標(biāo)，構(gòu)建全智能的工作場(chǎng)景，進(jìn)而提升員工效率，為組織賦能。
對(duì)于大多數(shù)企業(yè)而言，經(jīng)過(guò)多年的信息化建設(shè)，很多業(yè)務(wù)流程已經(jīng)達(dá)到了一定的成熟度。但隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，隨著客戶(hù)個(gè)性化要求越來(lái)越高，企業(yè)市場(chǎng)環(huán)境越來(lái)越動(dòng)蕩，導(dǎo)致企業(yè)的流程也要隨需而變。如何讓企業(yè)更具洞察力，如何有效協(xié)調(diào)供應(yīng)鏈的供需平衡，如何快速診斷業(yè)務(wù)，這對(duì)業(yè)務(wù)流程的敏捷性和智能化提出了挑戰(zhàn)。
智能化流程如何構(gòu)建？
針對(duì)智能化的流程構(gòu)建，我們可以參考在項(xiàng)目管理或組織變革時(shí)常用的模型工具，叫做RACI。R 是Responsible誰(shuí)負(fù)責(zé)，即負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的角色，他/她具體負(fù)責(zé)操控項(xiàng)目、解決問(wèn)題。A 是Accountable誰(shuí)批準(zhǔn)，對(duì)任務(wù)負(fù)全責(zé)的角色，只有經(jīng)他/她同意或簽署之后，項(xiàng)目才能得以進(jìn)行。C是 Consulted咨詢(xún)誰(shuí)，是指擁有完成項(xiàng)目所需的信息或能力的人員。I 是Informed通知誰(shuí)，即擁有特權(quán)、應(yīng)及時(shí)被通知結(jié)果的人員，卻不必向他/她咨詢(xún)、征求意見(jiàn)。
根據(jù)這樣的模型，系統(tǒng)可以根據(jù)規(guī)則，或者說(shuō)通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單有效的工具規(guī)劃，自定義某一項(xiàng)活動(dòng)參與人員的角色和責(zé)任。換言之，任何一項(xiàng)流程改造，都可自動(dòng)發(fā)生，系統(tǒng)能夠預(yù)知問(wèn)題，能協(xié)助你找到和那個(gè)“人”相關(guān)的資源，并進(jìn)行有效分工。
致遠(yuǎn)互聯(lián)把RACI模型，融會(huì)貫通于每一個(gè)系統(tǒng)流程中，讓協(xié)同變成企業(yè)的智能工作助手，能及時(shí)幫你解決各種問(wèn)題。比如：你在執(zhí)行一項(xiàng)任務(wù)過(guò)程中，是否能快速響應(yīng)，執(zhí)行的過(guò)程是否順暢，執(zhí)行遇到問(wèn)題時(shí)是不是可以解決，執(zhí)行過(guò)程的數(shù)據(jù)是不是可追溯，等等。
根據(jù)這一模型，我們就可以著手進(jìn)行工作流的構(gòu)建。無(wú)論是宏觀還是微觀的業(yè)務(wù)，我們都能明確職責(zé)歸屬。構(gòu)建好流程后，我們要評(píng)估流程是否合規(guī)、合理、符合業(yè)務(wù)要求，這時(shí)我們要通過(guò)流程設(shè)計(jì)仿真功能模擬流程運(yùn)營(yíng)。
為了確保流程的高效可控，致遠(yuǎn)互聯(lián)構(gòu)建了流程知識(shí)庫(kù)、流程說(shuō)明書(shū)，根據(jù)這些應(yīng)用，用戶(hù)可提前預(yù)知問(wèn)題，評(píng)估流程的效率和效果。
另外，智能化的流程還要有智能審批、智能回退的功能。比如：有一名銷(xiāo)售顧問(wèn)，他的基本工資只有5000塊，他經(jīng)常要出差，還要自己墊錢(qián)。所以，他必須發(fā)起一個(gè)流程，提前向公司預(yù)支費(fèi)用，但是系統(tǒng)有一個(gè)設(shè)置是，必須要出差所在地機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)審批。但是因?yàn)橐粋€(gè)費(fèi)用科目歸屬的問(wèn)題，到最后一步的時(shí)候，財(cái)務(wù)總監(jiān)給退回了。這要是傳統(tǒng)管理軟件時(shí)代，這顧問(wèn)就會(huì)瘋掉，因?yàn)楹貌蝗菀讓徟甑牧鞒?，又一鍵回到“解放前”；現(xiàn)在智能化時(shí)代，系統(tǒng)可直接退回到上一步，或者設(shè)置相應(yīng)權(quán)限使其可以在流程上直接更改。
另外，大數(shù)據(jù)分析可以以績(jī)效的形式評(píng)判流程運(yùn)營(yíng)過(guò)程，如果節(jié)點(diǎn)到你這里，你不審批，系統(tǒng)就會(huì)亮紅燈，進(jìn)行提示，甚至直接和你的績(jī)效考核掛鉤。
所以，協(xié)同就是為效率而生，專(zhuān)門(mén)用來(lái)解決企業(yè)的各種流程問(wèn)題。因?yàn)?，只有把企業(yè)所有的流程都捋順，解除企業(yè)各種數(shù)據(jù)孤島，全面協(xié)同才會(huì)成為可能。至于，現(xiàn)在很多企業(yè)都在提智慧管理，實(shí)際上很大方面說(shuō)的都是智能化的流程。只有把流程管好，企業(yè)才能像魚(yú)群、蜂群和鳥(niǎo)群那樣，賦能個(gè)體智慧、激活組織，進(jìn)而推動(dòng)組織變革。
新聞標(biāo)簽：
智慧協(xié)同 致遠(yuǎn)互聯(lián) 協(xié)同辦公
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