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行政OA管理系統(tǒng)是一種利用先進(jìn)信息技術(shù)，整合企業(yè)行政辦公流程，實(shí)現(xiàn)辦公數(shù)字化、自動(dòng)化和規(guī)范化的管理工具。?

以郎酒集團(tuán)與致遠(yuǎn)的合作為例，協(xié)同辦公OA系統(tǒng)為郎酒集團(tuán)提供了一個(gè)統(tǒng)一的辦公平臺(tái)，涵蓋了合同管理、檔案管理、費(fèi)用管理、人事管理、企業(yè)文化傳播、簽呈、行政管理、計(jì)劃管理等多個(gè)行政業(yè)務(wù)領(lǐng)域。下文我們將介紹行政OA管理系統(tǒng)的功能、作用。

一、提升辦公效率?

合同管理：實(shí)現(xiàn)ERP和協(xié)同辦公系統(tǒng)同步審批，提高了合同審批的速度和準(zhǔn)確性，避免了信息不對(duì)稱的問題。

費(fèi)用管理：通過規(guī)范化的費(fèi)用強(qiáng)控管理，包含預(yù)算、方案、細(xì)案、報(bào)銷四個(gè)步驟，全國推行，提高了費(fèi)用管理的效率和透明度。?

人事管理：實(shí)現(xiàn)人員招聘、面試、績效考評(píng)、調(diào)崗、請(qǐng)假等流程的自動(dòng)化管理，減少了人工干預(yù)，提高了人事管理的效率。?

計(jì)劃管理：員工周計(jì)劃、月計(jì)劃上報(bào)和檢查，部門、業(yè)務(wù)計(jì)劃及時(shí)發(fā)布和監(jiān)控，提高了計(jì)劃管理的效率和執(zhí)行力。?

二、降低辦公成本?

上線后每天僅費(fèi)控業(yè)務(wù)管理一項(xiàng)流程觸發(fā)量就可達(dá)2000筆，預(yù)計(jì)2013年可處理業(yè)務(wù)流程4000000次，調(diào)用業(yè)務(wù)單據(jù)達(dá)800000張，紙張節(jié)約近1000000元。行政OA管理系統(tǒng)通過數(shù)字化辦公，減少了紙質(zhì)文件的使用，降低了辦公成本。?

三、加強(qiáng)集團(tuán)管控?

ERP非全體員工使用，訪問速度慢，業(yè)務(wù)管理與日常管理斷鏈。協(xié)同辦公系統(tǒng)的引入，彌補(bǔ)了ERP系統(tǒng)的不足，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)管理與日常管理的有效銜接。?

財(cái)務(wù)預(yù)算、業(yè)務(wù)、日常費(fèi)用管理在ERP系統(tǒng)中不能做到過程控制、過程溝通，強(qiáng)制性約束機(jī)制不能體現(xiàn)。行政OA管理系統(tǒng)通過費(fèi)用管理等功能，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)業(yè)務(wù)運(yùn)營支撐體系的規(guī)范化管理，加強(qiáng)了集團(tuán)管控。?

四、規(guī)范審批流程?

合同從初審、到預(yù)審、到終審，所有信息不能實(shí)時(shí)對(duì)稱。協(xié)同辦公系統(tǒng)的合同管理功能，實(shí)現(xiàn)了合同審批的全過程管理，提高了審批的規(guī)范性和透明度。?

簽呈規(guī)范了銷售公司市場相關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的審批流程，避免了審批的隨意性和不規(guī)范性。?

五、促進(jìn)企業(yè)文化傳播?

新聞、公告、論壇等功能為員工對(duì)公司有充分的了解提供了平臺(tái)，促進(jìn)了企業(yè)文化的傳播和傳承。?

六、實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域無紙化辦公?

全國各地都有辦事處及城市，跨區(qū)域、跨業(yè)務(wù)的事務(wù)審批速度慢。行政OA管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了跨區(qū)域無紙化辦公，提高了事務(wù)審批的速度和效率。?

綜上所述，行政OA管理系統(tǒng)在提升辦公效率、降低辦公成本、加強(qiáng)集團(tuán)管控、規(guī)范審批流程、促進(jìn)企業(yè)文化傳播和實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域無紙化辦公等方面具有重要的作用，是企業(yè)行政管理的有力工具。