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智慧辦公實(shí)踐案例：從概念到落地的全過程
時(shí)間：2024-10-30新聞來源：致遠(yuǎn)互聯(lián)瀏覽量：903
企業(yè)對(duì)于高效、智能的辦公模式的需求日益迫切。晉商信用增進(jìn)投資股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱晉商信用增進(jìn)公司）以其智慧辦公的成功實(shí)踐，為各行業(yè)領(lǐng)域企業(yè)展現(xiàn)了從概念到落地的精彩歷程。
一、智慧辦公概念的萌生?
晉商信用增進(jìn)公司成立于2016年9月，作為全國(guó)首家省級(jí)信用增進(jìn)公司，肩負(fù)著支持全省實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高企業(yè)融資效率、降低企業(yè)融資壓力、完善金融風(fēng)險(xiǎn)防范體系的重任。然而，傳統(tǒng)辦公模式的種種弊端，如辦公效率低下、工作平臺(tái)不統(tǒng)一、辦公場(chǎng)所受限、重點(diǎn)事項(xiàng)無法跟蹤等，嚴(yán)重制約了公司的發(fā)展。?
面對(duì)這些問題，公司管理層深刻認(rèn)識(shí)到，必須引入智慧辦公的理念，利用信息化技術(shù)提升企業(yè)管理水平，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流的三流一體化管理和一站式辦公。于是，智慧辦公的概念在公司內(nèi)部逐漸萌生。?
二、智慧辦公的規(guī)劃與目標(biāo)設(shè)定?
為了實(shí)現(xiàn)智慧辦公，晉商信用增進(jìn)公司制定了明確的信息化建設(shè)目標(biāo)。公司以協(xié)同平臺(tái)為統(tǒng)一管理、應(yīng)用平臺(tái)，旨在用信息化的辦公系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工作業(yè)方式，讓業(yè)務(wù)流規(guī)范化、電子化、效率化、一體化。通過建設(shè)完備的IT信息系統(tǒng)體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的落地。?
具體目標(biāo)包括引入智能辦公、電子簽章等工作方式，構(gòu)建一站式門戶，將信息呈現(xiàn)于PC端、手機(jī)端，實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流、資金流、信息流三流一體化管理和一站式辦公；搭建全員協(xié)同的辦公環(huán)境，通過流程化管理手段固化企業(yè)管理制度、部門及崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程等，實(shí)現(xiàn)跨部門、多用戶協(xié)同辦公和信息共享；利用協(xié)同平臺(tái)推動(dòng)管理制度落地，確保重要事項(xiàng)跟蹤到底，事事有回音、件件能落地。?
三、智慧辦公的實(shí)施過程?
1.信息化歷程的三個(gè)階段?
第一階段（2016年）：建設(shè)企業(yè)信息化機(jī)房。公司借鑒相關(guān)單位的信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，打造高質(zhì)量的機(jī)房環(huán)境，為后續(xù)的信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。?
第二階段（2017年）：平臺(tái)化管理落地。通過互聯(lián)協(xié)同辦公平臺(tái)，解決了日常辦公、新聞門戶、公文管理、信息交流等常規(guī)協(xié)同功能，建立起了一系列企業(yè)綜合性協(xié)同辦公管理平臺(tái)。?
第三階段（2019年）：業(yè)務(wù)定制升級(jí)。關(guān)注整個(gè)組織的流程，持續(xù)改善業(yè)務(wù)流程，全面提升執(zhí)行力，獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力，提升組織效率。利用A8平臺(tái)，結(jié)合信息化技術(shù)，定制業(yè)務(wù)決策、日常管理系統(tǒng)，形成自組織、自學(xué)習(xí)、自進(jìn)化的企業(yè)管理體制。?
2.整體方案的實(shí)施?
協(xié)同辦公系統(tǒng)整合。晉商信用增進(jìn)股份有限公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過A8平臺(tái)，完成了企業(yè)新聞門戶、綜合辦公、公文管理、督查督辦等系統(tǒng)的整合。將會(huì)議、車輛管理、辦公用品管理系統(tǒng)等傳統(tǒng)工作模式由線下轉(zhuǎn)移至線上，提升工作效率、降低資源消耗。?
公文管理信息化。針對(duì)公司辦公特點(diǎn)和公文特殊性進(jìn)行公文業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)收文登記、發(fā)文擬稿、文稿審批、催辦、傳閱、統(tǒng)計(jì)、歸檔全過程信息化管理，利用電子簽章實(shí)現(xiàn)公文全流程電子化，解決公文傳遞速度慢、執(zhí)行過程缺少監(jiān)管、已發(fā)公文不易查閱等問題。?
計(jì)劃管理系統(tǒng)建設(shè)。建立部門間統(tǒng)一的工作溝通渠道，通過對(duì)月度計(jì)劃編制、執(zhí)行、分析、考核過程的信息化管理，將部門工作與公司目標(biāo)相結(jié)合，有效推進(jìn)工作，科學(xué)制定管理計(jì)劃。?
督查督辦系統(tǒng)搭建。通過全方位的流程動(dòng)態(tài)監(jiān)控以及界面化管理的形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)公司重點(diǎn)事項(xiàng)從立項(xiàng)、執(zhí)行、匯報(bào)、辦結(jié)、審核、評(píng)價(jià)、反饋以及統(tǒng)計(jì)分析的全生命周期管理，確保督辦事項(xiàng)得到堅(jiān)決有效的貫徹落實(shí)。?
3.成功要素的保障?
初期調(diào)研是根本。在產(chǎn)品調(diào)研期間，不僅了解企業(yè)內(nèi)部訴求和當(dāng)前流程體系，還結(jié)合類似企業(yè)的應(yīng)用結(jié)構(gòu)，梳理優(yōu)秀管理辦法，形成獨(dú)具企業(yè)特色的應(yīng)用管理方案。?
運(yùn)行過程注重溝通。通過業(yè)務(wù)的專屬定制，讓各部門員工積極參與，形成良好互動(dòng)關(guān)系，共同分析辦公流程和數(shù)據(jù)邏輯變化，以及特殊商業(yè)規(guī)則，為客戶提供符合切實(shí)管理需求的協(xié)同管理系統(tǒng)。?
四、智慧辦公的成果與價(jià)值?
晉商信用增進(jìn)公司的智慧辦公實(shí)踐帶來了顯著的成果和價(jià)值。?
提高企業(yè)信息化管理水平。協(xié)同平臺(tái)表單+流程應(yīng)用，提高了企業(yè)工作效率。企業(yè)可快速搭建符合自身管理規(guī)定的工作審批流程，打通企業(yè)內(nèi)外部數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作審批、任務(wù)協(xié)作、數(shù)據(jù)采集等場(chǎng)景，讓企業(yè)工作流審批更規(guī)范更安全。?
實(shí)現(xiàn)無紙化辦公降低成本。利用線上協(xié)同辦公系統(tǒng)節(jié)省紙張、辦公耗材，全面打通各部門業(yè)務(wù)辦公流程，實(shí)現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，讓公司費(fèi)用更加合理可控，同時(shí)解決了大量文件存放的空間問題和查找問題。?
消除信息孤島。通過協(xié)同平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門管理工作的集中化、流程化、規(guī)范化，完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交換、采集、組織和打包，按照權(quán)限劃分向所有員工提供信息服務(wù)，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的有效共享。?
實(shí)現(xiàn)高效移動(dòng)辦公。通過移動(dòng)辦公，移動(dòng)端、PC端信息實(shí)時(shí)同步，不受工作環(huán)境限制，隨時(shí)隨地進(jìn)行流程轉(zhuǎn)批、處理等，領(lǐng)導(dǎo)審批更方便、流程流轉(zhuǎn)更高效。?
強(qiáng)化安排、職責(zé)明確。按照不同部門安排職責(zé)，將職責(zé)問題規(guī)范化，系統(tǒng)中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權(quán)責(zé)不清。按照設(shè)定流程向員工分派工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)任務(wù)安排、任務(wù)提醒、進(jìn)度跟蹤、評(píng)分考核等功能，促進(jìn)工作落地，提高執(zhí)行效率。?
晉商信用增進(jìn)公司的智慧辦公實(shí)踐案例，展示了從概念到落地的全過程。通過明確目標(biāo)、科學(xué)規(guī)劃、扎實(shí)實(shí)施和有效保障，公司成功實(shí)現(xiàn)了智慧辦公，提升了企業(yè)管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力，為其他企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了有益的借鑒。
新聞標(biāo)簽：
智慧辦公
