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一文解析合同管理系統(tǒng)的核心價(jià)值
時(shí)間：2024-11-12新聞來(lái)源：致遠(yuǎn)互聯(lián)瀏覽量：429
河海大學(xué)作為一所歷史悠久、學(xué)科特色鮮明的全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)，在發(fā)展過(guò)程中面臨著一系列信息化挑戰(zhàn)。隨著學(xué)校信息化建設(shè)從局域網(wǎng)發(fā)展到眾多業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)孤島和協(xié)同困難等問(wèn)題愈發(fā)嚴(yán)重。在這樣的背景下，學(xué)校對(duì)統(tǒng)一平臺(tái)的需求迫切，而合同管理系統(tǒng)作為其中重要的一環(huán)，其價(jià)值得到了充分體現(xiàn)。合同管理系統(tǒng)對(duì)于各類組織的重要性日益凸顯。以河海大學(xué)為例，可以深入剖析合同管理系統(tǒng)的核心價(jià)值。
一、提升效率與協(xié)同辦公價(jià)值?
（一）打破辦公限制
原OA系統(tǒng)存在諸多限制，如架構(gòu)不支持移動(dòng)辦公，教職工處理OA事項(xiàng)受臺(tái)式電腦地點(diǎn)約束，嚴(yán)重影響辦公效率。而新的合同管理系統(tǒng)作為協(xié)同辦公平臺(tái)的一部分，與其他核心應(yīng)用模塊共同嵌入移動(dòng)辦公平臺(tái)，打破了時(shí)空限制。這意味著合同相關(guān)的操作，如合同審批、履行情況報(bào)批等流程不再受傳統(tǒng)辦公環(huán)境的束縛，相關(guān)人員可以隨時(shí)隨地處理合同事務(wù)，極大地提高了工作效率。?
（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程協(xié)同?
學(xué)校原OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用單一且手工處理環(huán)節(jié)多，效率低下。新的合同管理系統(tǒng)與采購(gòu)、科技、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)了合同、采購(gòu)、付款全流程閉環(huán)。例如，財(cái)務(wù)系統(tǒng)支付可直接關(guān)聯(lián)合同支付條件，這種系統(tǒng)間的協(xié)同優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程，避免了信息孤島，減少了人工干預(yù)和溝通成本，使合同管理在整個(gè)校園業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中更加流暢高效。?
二、規(guī)范管理與風(fēng)險(xiǎn)防控價(jià)值?
（一）規(guī)范合同流程?
河海大學(xué)合同管理包括合同相對(duì)方建立、合同審批等六大環(huán)節(jié)，新的合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了這些環(huán)節(jié)的統(tǒng)一執(zhí)行與管理。通過(guò)規(guī)范合同從建立到履行、異動(dòng)審批等全流程，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，減少了人為因素導(dǎo)致的錯(cuò)誤和漏洞，保障了合同管理的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。?
（二）降低風(fēng)險(xiǎn)?
在合同管理過(guò)程中，規(guī)范的流程和系統(tǒng)的監(jiān)控有助于降低風(fēng)險(xiǎn)。比如在合同審批環(huán)節(jié)，統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)確保只有擁有權(quán)限的角色才能執(zhí)行操作，且每個(gè)節(jié)點(diǎn)的審批受總體模板權(quán)限控制。這種嚴(yán)格的權(quán)限管理可以防止未經(jīng)授權(quán)的合同操作，避免可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)，如未經(jīng)審批的合同簽訂或非法修改合同條款等情況。?
三、數(shù)據(jù)整合與決策支持價(jià)值?
（一）數(shù)據(jù)整合?
學(xué)校構(gòu)建的統(tǒng)一平臺(tái)將各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)接入，合同管理系統(tǒng)作為其中之一，參與到數(shù)據(jù)層面的整合。通過(guò)統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺(tái)進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的抽取、處理、存儲(chǔ)和應(yīng)用，合同相關(guān)數(shù)據(jù)與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)和整合。例如，在督查督辦系統(tǒng)中，合同相關(guān)業(yè)務(wù)可以作為重點(diǎn)工作進(jìn)行跟蹤，其數(shù)據(jù)與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共同為學(xué)校管理提供全面的信息支持。?
（二）助力決策?
整合后的合同數(shù)據(jù)對(duì)于學(xué)校決策具有重要意義。通過(guò)對(duì)合同類型、金額、履行情況等數(shù)據(jù)的分析，學(xué)校管理者可以了解與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)狀況。比如分析不同類型合同的數(shù)量和金額變化趨勢(shì)，有助于制定合理的采購(gòu)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算等決策，使學(xué)校在資源配置和業(yè)務(wù)發(fā)展方面更加科學(xué)合理。?
四、滿足特殊需求與拓展價(jià)值?
（一）適應(yīng)多校區(qū)管理?
河海大學(xué)在南京、常州有多個(gè)校區(qū)，原系統(tǒng)組織架構(gòu)無(wú)法支撐常州校區(qū)獨(dú)立管理。新的合同管理系統(tǒng)作為整體協(xié)同辦公平臺(tái)的一部分，能夠適應(yīng)學(xué)校多校區(qū)的組織架構(gòu)管理要求。無(wú)論是合同審批流程還是數(shù)據(jù)管理，都可以在多校區(qū)環(huán)境下有效運(yùn)行，滿足了學(xué)校特殊的管理需求。?
（二）功能拓展與持續(xù)發(fā)展?
從更廣泛的校園信息化建設(shè)來(lái)看，合同管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用模塊共同完善了學(xué)校的業(yè)務(wù)管理應(yīng)用。它不僅在當(dāng)前滿足了合同管理的需求，還為未來(lái)功能的拓展提供了可能，如與新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成、根據(jù)學(xué)校發(fā)展調(diào)整合同管理流程等，為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供有力支持。?
綜上所述，河海大學(xué)的案例充分展示了合同管理系統(tǒng)在提升效率、規(guī)范管理、數(shù)據(jù)整合和滿足特殊需求等方面的核心價(jià)值，這些價(jià)值對(duì)于學(xué)校的高質(zhì)量辦學(xué)和一體化協(xié)同運(yùn)營(yíng)具有至關(guān)重要的作用。
新聞標(biāo)簽：
合同管理系統(tǒng)
