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山東省文旅集團：智慧協(xié)同成就高績效組織
時間：2022-09-14新聞來源：致遠互聯(lián)官網(wǎng)瀏覽量：5453
一、案例概述
為了統(tǒng)一集團及分子公司業(yè)務流程，使其互聯(lián)互通，解決信息孤島問題，山東文旅集團和致遠互聯(lián)股份有限公司攜手打造了文旅集團協(xié)同管理平臺；同時平臺集成HR系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、郵箱系統(tǒng)，打造統(tǒng)一的工作平臺和信息入口，提供了一個全員應用的協(xié)同辦公系統(tǒng)，并在此基礎上深化了協(xié)同審批、流程審批、發(fā)文管理和收文管理，全面提高行政效能。
二、客戶簡介
山東文旅集團有限公司（簡稱“文旅集團”）是山東省委省政府主導組建的省屬大型文化旅游企業(yè)，是山東省首批“十強”產(chǎn)業(yè)集群（精品旅游）領軍企業(yè)、中國旅游集團20強企業(yè)和中國飯店集團20強企業(yè)，注冊資本82億元，資產(chǎn)規(guī)模120億元。
山東文旅集團經(jīng)營業(yè)態(tài)已經(jīng)實現(xiàn)吃、住、行、游、娛、購等領域全布局，在全國擁有中高端及連鎖酒店12個品牌、300余家，5A級景區(qū)兩個,4A級景區(qū)兩個，山東商報、魯網(wǎng)、速豹新聞網(wǎng)3家省級媒體，濟南、青島2家高爾夫公司。
三、案例難點
山東文旅集團從內(nèi)部業(yè)務上來說，覆蓋吃、住、行、游、娛、購等全領域布局，各子公司之間業(yè)務流程流轉(zhuǎn)阻礙較大，審批較慢；加上隨著集團業(yè)務的持續(xù)拓展，原有OA平臺與各業(yè)務系統(tǒng)之間業(yè)務相對獨立，無法滿足集團新的業(yè)務需求，具體體現(xiàn)在：
人事系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相對獨立、業(yè)務割裂
山東文旅集團人事系統(tǒng)為用友E-HR系統(tǒng)，在原有日常人事業(yè)務處理中，流程審批是以HR系統(tǒng)為主，自動同步OA系統(tǒng)相關人員信息，并且相關的人事審批都是由E-HR系統(tǒng)內(nèi)進行處理；集團希望通過此次OA系統(tǒng)實施可以做到人事相關審批直接通過OA系統(tǒng)進行處理。
各子公司業(yè)務流程以下線為主、流程審批時間長
流程管理體系不健全，管理標準不完善，各子公司制度沒有在線上進行落地。原總部使用致遠OA辦公系統(tǒng)，各子公司業(yè)務流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的形式進行流轉(zhuǎn)審批，個別子公司具有多個辦公地點，線下審批的流轉(zhuǎn)模式為子公司職能部門增加了巨大的工作量，并且也延長了流程審批完成的時間。
各業(yè)務系統(tǒng)之間的集成需求迫切
隨著文旅集團的持續(xù)發(fā)展，原有的OA門戶無法滿足未來發(fā)展中與其他業(yè)務系統(tǒng)的集成要求，需加快解決各系統(tǒng)之間的業(yè)務集成。
四、信息化目標
山東文旅集團有限公司的協(xié)同運營管理平臺的建設可以分為以下幾個目標：
1）組織優(yōu)化：統(tǒng)一組織、人員數(shù)據(jù)來源，完善兩方系統(tǒng)的人員信息，組織/人員信息要更好地服務于線上制度落地，增強業(yè)務流轉(zhuǎn)的靈活性。
2）流程完善：通過平臺遷移完成文旅集團的行政辦公制度梳理，利用致遠協(xié)同管理平臺結合各二三級公司相關制度進行線上流程的優(yōu)化，推進二、三級公司制度線上落地。
3 ) 建設統(tǒng)一運營平臺：通過 PC 端門戶、移動端門戶統(tǒng)一入口，統(tǒng)一消息、統(tǒng)一待辦事項、統(tǒng)一主數(shù)據(jù)，實現(xiàn)集團信息化統(tǒng)一運營平臺。
圖 信息化藍圖
五、關鍵應用場景
1.總體應用架構
山東文旅集團協(xié)同管理平臺結合集團戰(zhàn)略規(guī)劃，以集團管控的組織保障為主體，秉持集團化管控的核心機制，為集團總部及各子公司的業(yè)務體系提供全面支撐。
2.關鍵業(yè)務應用場景
2.1.系統(tǒng)集成門戶
山東文旅集團協(xié)同管理平臺實現(xiàn)了與HR系統(tǒng)的待辦集成、應用集成、組織同步、消息集成，同時與財務系統(tǒng)、郵箱系統(tǒng)實現(xiàn)了單點登錄，并且將集成內(nèi)容融入到員工個人工作臺，業(yè)務人員無需切換系統(tǒng)，統(tǒng)一業(yè)務入口。
應用價值
借助集成門戶，人事相關審批在OA系統(tǒng)統(tǒng)一完成流程審批；統(tǒng)一與財務系統(tǒng)、郵箱系統(tǒng)的業(yè)務入口，提升日常工作效率。
2.2.移動門戶
根據(jù)國欣文旅的企業(yè)文化，文旅集團移動端門戶在整體視覺上做了優(yōu)化，使整體主題貼合PC端，在移動端以磁貼形式，重點放置公告、待辦、人力空間、我的報表、集團領導日程、集團文檔六項入口。
應用價值
借助移動端門戶的優(yōu)化，將重點應用入口設置在首先，確保移動端展示的內(nèi)容要更好的服務于員工的日常工作。
2.3.公文管理
依托協(xié)同運營平臺，文旅集團搭建公文管理平臺，深度還原實際應用場景，支持多層多級的發(fā)文，針對發(fā)布、執(zhí)行、反饋等落實管控要求，并且可以隨時隨地了解公文執(zhí)行情況，最終實現(xiàn)公文管理一體化、收發(fā)一體化、統(tǒng)計分析一體化，確保公文管理嚴謹、高效。
發(fā)文管理：發(fā)文管理提供集團總部及各子公司發(fā)文模板、套紅模塊管理功能；支持發(fā)文擬文、審核復核、簽發(fā)、用印套紅、印刷發(fā)行、公文分發(fā)等場景應用；
收文管理：針對組織內(nèi)、外部來文，支持來文簽收登記、分辦登記、公文擬辦、公文承辦、公文轉(zhuǎn)辦、公文歸檔等場景應用。
應用價值
公文管理平臺完全模擬手工公文處理的流程，全程留痕、自動套紅、支持手寫簽批和電子簽章，整個流程十分靈活，以電子化手段全面實現(xiàn)公文的數(shù)字化管理。
2.4.行政辦公
山東文旅集團行政辦公平臺，規(guī)范和優(yōu)化行政辦公業(yè)務流程，有效地把合同審批、用印審批、餐飲住宿審批、日常物品領用審批、會議議題審批等各項業(yè)務流程借助行政辦公平臺進行了規(guī)范化管理。
合同審批：集團重大、非重大合同會簽審批業(yè)務優(yōu)化，對集團合同進行數(shù)據(jù)監(jiān)管。
用印申請：增加營業(yè)執(zhí)照申請分類，支持多單位用印申請。
餐飲預定、住宿預定申請：統(tǒng)一管理文旅集團及二級子公司餐飲預定與住宿申請。
倉庫物品領用單：集團及二級子公司辦公用品的領用、庫存與部門費用分析管理。
總辦會、黨委會會議議題、表決及紀要審批流程：黨委會、總辦會議題及會議紀要審批，提升辦文辦會辦事效率，實現(xiàn)業(yè)務閉環(huán)。
領導日程：面對去年突發(fā)的疫情，文旅集團用最短的時間，基于致遠互聯(lián)協(xié)同運營平臺COP的低代碼定制化能力，快速搭建業(yè)務應用，用極短的時間實現(xiàn)集團領導日程，實現(xiàn)文旅總部中層以上領導之間工作匯報的及時性。
采購一體化管理：采購申請、采購撤銷過程內(nèi)控合規(guī)性管控。
應用價值
行政辦公平臺梳理集團常見辦公場景的審批流程，相關業(yè)務先在平臺發(fā)起申請，按照平臺預置流程完成審批，規(guī)范集團日常事務管理。
2.5.子公司制度落地
文旅集團協(xié)同運營管理平臺涵蓋集團下屬子公司所有的行政以及行業(yè)審批流程，包含酒店、旅游、IT、人事、庫存等近200個業(yè)務流程，向下發(fā)布、執(zhí)行、反饋，縱向落實統(tǒng)一管控，橫向打通各個組織之間的管理銜接， 強化各個部門之間的協(xié)作規(guī)則，完成跨部門、跨組織協(xié)同。通過協(xié)同運營平臺，文旅現(xiàn)有的流程管理體系，進行流程執(zhí)行與分析改善的持續(xù)管理，實現(xiàn)流程管理能力的全方位提升。
應用價值
因文旅集團涉及行業(yè)的復雜性，不同子公司內(nèi)部業(yè)務的審批流程數(shù)量眾多，通過對子公司業(yè)務場景的全面整合梳理，構建了完整規(guī)范的線上模板流程，解決了子公司原有線下流程審批的弊端，提高了審批效率。
2.6.知識管理
文旅集團知識管理中心，建立起有效的知識分享機制；借助致遠門戶引擎，構建專屬知識門戶，定義個性知識地圖。
文檔資料分類管理：對企業(yè)文檔資料分類管理，對于協(xié)同中的正文、附件、流程、新聞、資料均分類歸檔為部門、個人的知識庫中；
附件資料自動歸檔：對于流程中的附件文檔，按之前指定存儲位置自動完成文件歸檔；
知識自動獲取：知識內(nèi)容可自動獲取，實現(xiàn)企業(yè)知識資產(chǎn)化。
應用價值
借助無代碼技術配置集團各部門的專屬門戶，滿足每個部門多風格、多樣式、多內(nèi)容的日常需求，企業(yè)知識文化成果實現(xiàn)共建共享。
2.7.移動化辦公
文旅集團攜手致遠互聯(lián)打造的移動工作平臺，依托強大的移動開發(fā)框架和開發(fā)管理后臺，與PC端統(tǒng)一架構、統(tǒng)一開發(fā)、統(tǒng)一發(fā)布， 覆蓋PC端90%的功能，幫助集團實現(xiàn)終端和功能應用的統(tǒng)一化，管理隨心、移動隨行。
應用價值
移動工作平臺提供便捷的集成多系統(tǒng)應用能力，構建以人為中心的智能化全員移動應用場景，促進人員工作積極性和創(chuàng)造力，提升企業(yè)效率和效能，是為企業(yè)量身定制的移動智慧協(xié)同平臺。
2.8.企業(yè)文化
文旅集團企業(yè)文化應用提供新聞、公告發(fā)布平臺，構建員工討論社區(qū)，幫助企業(yè)快速完成各類內(nèi)部調(diào)查，并形成統(tǒng)計報告；搭建了職工新園地，展示職工風采塑造企業(yè)文化，促使企業(yè)與員工形成共同價值觀，協(xié)同真正成為企業(yè)文化落地的重要載體，服務職工文化生活，展示職工精神面貌。
六、整體應用價值
— 逐步搭建文旅集團全流程數(shù)字化運行體系
全面解決集團原有流程體系不完善、斷點多、部門間壁壘、運行效率低的問題：
- 大量減少業(yè)務部門員工手工作業(yè)量，降低重復勞動率，提高工作效率；
- 確保了公文線上、線下辦文的流程統(tǒng)一性，及公文全流程管理的規(guī)范性；
- 集成門戶實現(xiàn)統(tǒng)一門戶、統(tǒng)一工作入口、統(tǒng)一業(yè)務入口，提高集成業(yè)務處理效率；
- 將子公司各項制度通過模板流程進行固化，全面實現(xiàn)了權屬子公司的無紙化辦公；
- 企業(yè)制度標準化與企業(yè)信息化高度融合，使相關制度借助協(xié)同運營管理平臺有效落地執(zhí)行，提高了企業(yè)的管理水平與執(zhí)行力；
- 知識管理中心全面實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源的共建共享，助力企業(yè)知識流動；
- C與移動端信息同步共享，異地辦公方便快捷，消除了空間上帶來的辦公難、溝通難等情況。
