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1.工作流理論

(1)工作流的時間特性

工作流理論的核心是流程(process)，本質是“時間秩序“觀點。也就是說，工作流理論將業(yè)務視為一種沿時間軸線運動的要素集合，所有與工作相關的要素按照業(yè)務發(fā)展的時間邏輯被有機整合起來，形成各種功能。它的隱喻是在組織之中，其他因素都在變化，唯有時間是絕對的。這是牛頓絕對時空觀念的映射。

圖27是工作流的三種基本拓撲結構。

圖27工作流的三種基本拓撲結構

圖27中，人像代表著協(xié)同的主體，可以是單個的人，也可以是部門、崗位、群體等抽象意義的行為主體，統(tǒng)稱為“節(jié)點”。有向線條代表“流程”，箭頭的指向表明了流程的走向，即從線條無箭頭端的節(jié)點指向有箭頭端節(jié)點。流程走向具有時間上的先后順序，無箭頭端節(jié)點在時間上先于有箭頭端節(jié)點。在串行模式中，流程分叉形成兩個箭頭，表明它們(在邏輯上）的時間是同步的；回行模式中，由左至右的流程，在時間上早于由右至左的流程。

工作流的時間特性并不是一種想象或大致的概念，而是需要滿足精確的邏輯運算需要。否則，軟件程序就無法確定時鐘基準，可能會發(fā)生時間沖突，從而導致不可運行。以工作流的一種主要數(shù)學分析方法PetriNet(皮特里網(wǎng)）的相關定義來說明(PetriNet是對離散并行系統(tǒng)的數(shù)學表示，適合于描述異步的、并發(fā)的計算機系統(tǒng)模型。PetriNet既有嚴格的數(shù)學表述方式，也有直觀的圖形表達方式，既有豐富的系統(tǒng)描述手段和系統(tǒng)行為分析技術，又為計算機科學提供堅實的概念基礎）：

變遷的發(fā)生是原子的。有兩個變遷都被允許的可能，但是一次只能發(fā)生一個變遷。

在PetriNet中，“變遷”(Transition）表示過程、活動或事件，對應于工作流中的流程、事件、行動等?！霸印北硎倦x散、獨立、非連續(xù)的意思。這個表述更加精確地表明，在工作流系統(tǒng)中，所有的行為都必須先后發(fā)生，不存在同時性。即便是對于“并發(fā)”這種流程，在邏輯上是雖然“同時”，但在代碼運行的物理過程中還是有先后順序之分的。這樣才能保證軟件運行中不產生資源沖突而導致死鎖。

工作流的時間特性，決定了它對下述兩件事情異常敏感：

1）制度的時間性。工作流要求制度具有時間性，這樣才能將行為與流程相對應。如果制度不具備時間性，則流程將會出問題，甚至陷入停頓。舉一個簡單的例子。報銷是一個最常見工作流。報銷制度通常是這么規(guī)定的：

員工報銷由部門主管和財務主管簽字之后，報總經理審批。

這一制度如圖28所示。其中，流程由員工發(fā)起，到總經理結束，這個時間性是明確的。但是在部門主管和財務主管之間卻沒有時間性。誰先簽字？他們分別從業(yè)務和財務兩方面對報銷進行審查，理論上具有同等作用、權限相當。如果不明確先后順序，則這兩個角色很可能會互相推諉、不愿首先承擔責任。因為誰先簽字，誰要承擔更大的責任；誰后簽字，誰就擁有“相對更高”的權力。

圖28“報銷”工作流

協(xié)同軟件（以工作流模式運行）怎么解決這一問題？首先，它從技術上保證報銷流程同時到達這兩個主管那里，不厚此薄彼。但主管們會彼此等待，誰也不先動作。這樣工作流就在這個并發(fā)環(huán)節(jié)形成了“梗阻”，無法再運行。此時協(xié)同軟件怎么辦？它很聰明，想出一個絕招，讓兩個主管“雙盲”審批，彼此不知道對方的行為，這樣誰也不擔責任，誰也占不到便宜，工作流就可順利往下進行。但是且慢，如果兩個主管決定不一致呢？工作流說：“這還不簡單嗎，報銷申請被駁回！”處理得倒是很干脆，但兩個主管之間會知道為什么不一致嗎？他們之間并未有協(xié)同行為，報銷審批很可能仍存在分歧。協(xié)同軟件又想出一招：“讓兩個主管都審批完之后可得知對方的意見。”這樣一來，投反對票的主管是沒啥可說的，投贊成票的領導就會不舒服了。結果投反對票的主管從反對報銷這件事，變成了否定另一位主管的權威，報銷事件演化為辦公室政治！可憐的協(xié)同軟件，只好使出最后一招：“干脆這樣，當兩個主管全否定時，報銷被駁回；只要有一個人同意，就通過！”它以為這下誰也不會得罪了，豈不知大禍就要臨頭，因為兩位主管的矛盾都流到總經理那里去了！總經理終于忍無可忍：“什么破軟件！雞毛大點事都拿來我來解決，你們主管是干嗎吃的！”此時大家就要找一個替罪羊：他們一起游說總經理把協(xié)同軟件干掉了！

故事至此還沒完?？偨浝碚J識到了制度的問題所在，他進一步規(guī)定道：

員工報銷由部門主管先簽批，再由財務主管審查，最后報總經理審批。其中任何一人否決，報銷均被打回。

這是一個精確的制度。部門主管可能會發(fā)發(fā)牢騷：“誰讓財務主管是總經理的小姨子的大師兄呢？忍了吧！”但組織變就這么定下來了。大家于是再次撿起協(xié)同軟件，砍掉里面的并發(fā)流程，將所有流程都搞成串行的。這樣一來，大家各就各位，相安無事。只有可憐的協(xié)同軟件從此變成了“一根筋”！

我們的30年信息化進程中所謂的“流程再造”，看起來是把一些管理上的事情說清楚、搞定了，實際上和上面這個案例的性質是一樣的。只要談到流程，就一定要向時間妥協(xié)。但如果所有的制度都以時間為依據(jù)，管理將成為一場災難。

2）工作流的時間起點。工作流軟件既然以時間為序，就必然有一個時間起點，在此之前，事情在線下進行；在此之后，事情在工作流軟件中處理。工作流的權威組織WFMC(Workf1owManagementCoa1ition，工作流管理聯(lián)盟）將此特性明確定義入工作流產品的模型之中，如圖29所示【23】(按WFMC原圖重繪，中文為本書所加）：

圖29通用工作流產品結構(GenericWorkf1owProductStructure)

圖29中，Bui1dTime和RunTime確定了工作流軟件與現(xiàn)實世界之間的分界。

這條分界線有什么意義呢？讓我們引用WFMC對此的闡述在這一階段，業(yè)務流程通過使用分析、建模、系統(tǒng)定義等手段中的一種或多種，從現(xiàn)實世界被轉化為一個正式的、計算機可以處理的清晰描述。(Duringthisphase，ahusinessprocessistrans1atedfromtherea1wor1dintoaforma1，computerpro-cessah1edefinitionhytheuseofoneormoreana1ysis，mode1ingandsystemdefinitiontechniques.)這種時間起點特性，決定了工作流必須有一個原始推動力，這個動力來自系統(tǒng)之外。就單一流程而言，首先有一個人為的觸發(fā)，然后是工作流軟件自動運行，最后得出一個結果。這看起來順理成章。但如果在一個復雜工作中，有很多的工作流需要相互連接、嵌套才能達到最終目的，那么在每一個工作流的起點上，就都需要人工干預。

這種情況是相當被動的，協(xié)同活動極有可能因此而無法實現(xiàn)。復雜系統(tǒng)的理想狀況是相對自封、主動推進、不由人工干預。為此，著名的工作流專家W.M.P.vanderAa1st在其著名的《Petri網(wǎng)應用工作流程管理》(TheApplicationofPetriNetstoWorkflowManagement)論文中以經典PetriNet理論為基礎給出了WF-Net(工作流網(wǎng))作為PetriNet理論應用于工作流建模語言的成果。請注意，這正是我們下一節(jié)將要闡述的“彈性工作網(wǎng)”的思想來源之一。

工作流的時間起點特性，使得組織管理中很多流程難以被納入到軟件功能之中。最典型的是組織的知識管理。由于對什么是“知識”難以界定，組織缺乏一個明確的行為起點(Bui1dTime)，每個人都從自己的理解基點上展開行動，將信息當作知識存入系統(tǒng)之中，結果造成信息質量參差不齊，可用性差。

注：本文摘自由致遠協(xié)同研究院出版的《協(xié)同+工作革命》一書中《中國企業(yè)組織行為績效指標體系研究摘要》，轉載請注明出處。申請試用致遠協(xié)同軟件，請撥打免費電話：4007003322。