體驗產(chǎn)品
(1)工作流的制度特性
工作流除了依賴于時間之外,也依賴于制度。工作流的思想本質(zhì)上屬于制度管理學(xué)派。
中國的協(xié)同產(chǎn)業(yè)創(chuàng)立和發(fā)展過程中,對于制度改造所下的功夫最大,也有一些行之有效的方法論。圖30是紙質(zhì)流程與協(xié)同軟件之間的轉(zhuǎn)化圖,它是業(yè)界普遍流傳的一個思維工具。
圖30發(fā)現(xiàn)了將流程轉(zhuǎn)化為協(xié)同軟件的操作的規(guī)律,那就是:
協(xié)同規(guī)則=權(quán)限+流程+表單
這一公式揭示了協(xié)同管理的核心工具,那就是:權(quán)限、流程、表單。其中,權(quán)限因為被做了時間序列處理,所以實質(zhì)上也是流程的一部分;而表單則是流程的呈現(xiàn)樣式。所以,圖30是組織制度與工作流工具相結(jié)合的橋梁。將存在紙質(zhì)文件中的制度轉(zhuǎn)化為協(xié)同軟件中的規(guī)范后,制度體現(xiàn)為一張表單,上面有不同的人,只需要在該填的地方填寫內(nèi)容,然后就可以將制度轉(zhuǎn)化為工作流,這些流程當中還標示著不同的情況下按照不同的程序走的條件。軟件還可以分門別類把與某個角色相關(guān)的制度直接送到他的桌面,那么制度就不再是需要去被記憶的,不需要去書里磁帶里查找。經(jīng)過這樣一個形式轉(zhuǎn)化,制度變成了幫助員工高效的、按規(guī)范完成事情的工具,需要做什么事情就去拿一下。
圖30紙質(zhì)流程與協(xié)同軟件之間的轉(zhuǎn)化圖
圖30指導(dǎo)下的協(xié)同軟件,其局限性當然也是顯而易見的。因為在任何一個組織中,制度永遠都不會是全面而完整的,也不會是靈活而超前的。更何況能夠被轉(zhuǎn)化為軟件流程的制度,也需要滿足一定的限制條件。因此如果協(xié)同軟件僅僅是制度的軟件化,就遠未實現(xiàn)協(xié)同管理的要求。
為了解決工作流理論中所存在的上述兩個問題,協(xié)同軟件需要找到另外的思路。在這方面,致遠所創(chuàng)造的“二元工作流”就是一條被證明為成功的道路。
2."二元工作流”理論及實踐
傳統(tǒng)的工作流理論及IT實踐都表明,它與其他管理軟件在思維方式和行動方面是一致的,都是試圖將工作中“硬”的內(nèi)容歸納出來,以信息系統(tǒng)和模擬實現(xiàn)。以協(xié)同的觀點來看待工作流,會發(fā)現(xiàn)其中缺乏“人”的參與。而需要人參與其中的重要原因,是因為人具有隨機應(yīng)變的靈活性,并且是制度盲區(qū)中唯一可依靠的因素。
“二元”就是剛、柔兩方面。按照“二元工作流”的理論,它們的內(nèi)涵如表16所歸納。
表16二元工作流中“二元”的具體內(nèi)涵
(1)思想模式
“二元工作流'管理思想模式可以歸納如下四種:
1)剛?cè)嵯酀傂粤鞒毯腿嵝粤鞒袒ハ嘌a充,取長補短,共同確保工作流的順利運行。在“二元工作流'中,剛性的制度、流程、權(quán)限等都被固化下來,在日常工作中必須循此進行,不能隨意處置。但同時,也允許這些剛性內(nèi)容產(chǎn)生例外、權(quán)宜處理等,系統(tǒng)支持對功能進行用戶自定義的改動,而不必修改底層代碼,或者二次開發(fā)。而往往這些柔性化的改動會更加適應(yīng)具體情況,使得剛性流程不至于僵硬或不可修正。剛?cè)醿煞N力量在同一個流程中同時存在,相輔相成。這種思想模型如圖31所示(以直線代表剛性流程,以波浪線代表柔性流程,下同)。
圖31二元工作流”剛?cè)嵯酀澳P?
2)剛?cè)岵⑴e。剛性流程和柔性流程同時存在,獨立發(fā)揮作用。在”二元工作流“中,針對同一個事件,在使用剛性流程的同時,還應(yīng)用柔性流程,以兩種流程各自作用的疊加為事件運轉(zhuǎn)的總體機制。在這樣的過程中,每個流程自身并未受到對方的影響,它們的作用都是獨立體現(xiàn)于結(jié)果之中。舉個例子,在報銷流程中,一方面按照報銷的制度規(guī)定,填寫相關(guān)表單,啟動報銷流程;另一方面,與審批領(lǐng)導(dǎo)(部門主管和財務(wù)主管)分別通過即時通訊系統(tǒng)(IM)來溝通情況,解釋差旅費用是怎么花的,有什么特殊情況,等等,由此取得領(lǐng)導(dǎo)的認可。這兩個流程同時進行,則會極大改善報銷結(jié)果。協(xié)同軟件應(yīng)支持這種針對一個對象的多個流程的同時發(fā)生。這種思想模型如圖32所示。
圖32二元工作流”剛?cè)岵⑴e“模型
3)以柔克剛。柔性流程為主,剛性流程為輔。”二元工作流“的長項是處理那種難以建立剛性流程的行為。此時協(xié)同軟件會支持構(gòu)建一個異于常規(guī)的工作流,并保證它可以正常運行。再以報銷流程為例。如果由于某種必要的原因,產(chǎn)生了一張?zhí)靸r的招待費發(fā)票,它顯然超出了主管級別領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限。此時若走剛性報銷流程,顯然是自找沒趣。只能先以非常規(guī)措施,向主管乃至總經(jīng)理將事情的來龍去脈匯報清楚,獲得他們的理解和同意,然后再找一個制度允許的方式(如將一張發(fā)票拆為多張發(fā)票)來走剛性報銷流程,這樣才能將事情辦妥。這種思想模型如圖33所示。
圖33二元工作流“以柔克剛”模型
4)外柔內(nèi)剛。以剛性流程為主,但在某些環(huán)節(jié)上表現(xiàn)得柔性一些,以提高流程被接受和認可的可能性。在組織中,很多時候需要堅持原則,按照規(guī)章制度辦事,但是在具體處理中可以講究方式方法,把某些環(huán)節(jié)處理得更人性化一些,讓原則不被人所抵制?!岸ぷ髁鳌敝校试S將剛性工作流轉(zhuǎn)化為柔性方式來處理。比如在某些重大報銷流程中,協(xié)同軟件應(yīng)該允許將流轉(zhuǎn)制轉(zhuǎn)化為協(xié)商制,即全部環(huán)節(jié)都由人與人的直接協(xié)商往前推進,其中可能有反復(fù)、協(xié)調(diào)和商量(有時甚至可以將總經(jīng)理拉進來商量,把他的參與提前),與報銷模板的流程會大相徑庭,但總的原則卻還是遵照報銷制度來進行的。這種思想模型如圖34所示。
圖34二元工作流“外柔內(nèi)剛”模型
由此可見,“二元工作流”的思想模型是多種多樣的,它并非絕對的“二元對立”,也不是中庸的“二元混用”,而是實際問題實際分析,為問題的解決提供各種可能性,并以技術(shù)手段來保證所有可能性的實現(xiàn)。
從表16以及圖31、32、33、34中,我們還可深刻發(fā)現(xiàn),“二元工作流”的思想與協(xié)同的一致性?!皠偂钡囊幻骟w現(xiàn)了組織中“事”的客觀存在性,“柔”的一面體現(xiàn)了組織中“人”的主觀能動性。“二元工作流”與協(xié)同規(guī)律是相吻合的,正如《易·系辭下》:“剛?cè)嵯嗤疲冊谄渲幸?。”正因如此,在過去10年中,基于“二元工作流”思想的致遠軟件能夠適應(yīng)用戶需求,被廣泛使用,以協(xié)同創(chuàng)造出了切切實實的價值。
(2)典型功能
基于“二元工作流”的協(xié)同軟件在常規(guī)功能之外,還有一些獨到的功能設(shè)計,以使各種思想模式落地。這一過程就是前面所謂的“寓道于器”,將思想理念融入到實際功能、應(yīng)用工具之中。“二元工作流”的獨特功能主要包括流程變更、流程震蕩和流程自由三種類型。
1)流程變更。流程變更是指對剛性流程(模板)進行自定義改造,以使之適應(yīng)新的或特殊的協(xié)同需求。組織中的剛性流程,可能是來自于某種理想化的預(yù)先設(shè)計,可能是參考同行業(yè)經(jīng)驗,也可能是照搬所謂先進管理經(jīng)驗。它們往往并不能完全符合組織的實際工作特性,尤其是難以適應(yīng)不同的管理者風格。而協(xié)同軟件的流程變更功能為改善剛性流程提供了可能。經(jīng)過變更的流程,可能是一次性的,但也可能被重新定義為剛性模板,為后續(xù)相似協(xié)同活動所復(fù)用。對流程變更進行持續(xù)的監(jiān)測、歸納和分析,就可以發(fā)現(xiàn)組織在流程方面的實際運行規(guī)律和特性,對原有的剛性流程進行系統(tǒng)的改進,并補充原來所欠缺的。
流程變更功能有增、刪、改、查4種。
·增加流程。在原有的流程中加入新的流程,以使流程更加完備,也稱之為“加簽”。該流程如圖35所示。圖中以在流程線旁標注“+”表明該流程是新增加的。
圖35增加流程
·刪除流程。將原有流程中的某部分刪除,以流程更加簡捷,也稱之為
“減簽”。該流程如圖36所示。圖中以在流程線上標注“X”表明該流程是被刪除的。
圖36刪除流程
·改變流程。更改原有流程的結(jié)構(gòu),使之按新的業(yè)務(wù)邏輯進行,也稱之為“改簽”。該流程如圖37所示。圖中實際上是將一個并行工作流調(diào)整為一個串行工作流。
圖37改變流程
·查詢流程。在當前流程中,查詢或調(diào)用某一環(huán)節(jié)的相關(guān)歷史流程,參考其中的信息或引用其中的結(jié)果,而無需再次重復(fù)該流程。這本質(zhì)上是一種特殊的增加流程,但所增加的流程不用重新運行,而是直接引用其既有成果即可。這一功能將不同的工作流之間連接起來,使得協(xié)同活動成果可以被充分復(fù)用,消除了那些重復(fù)行為,提高了工作效率。這一流程也稱之為“查簽”,如圖38所示。圖中,用虛線框?qū)v史流程整體包住,表示所查詢的是歷史流程的整體。
圖38查詢流程
流程的增、刪、改、查看起來模式很簡單,但在具體應(yīng)用中卻可以應(yīng)付幾乎所有復(fù)雜的流程變更需求。協(xié)同軟件正是因為有了這些功能,才能將“二元工作流”從思想變?yōu)榭蓪嶋H操作的功能。
2)流程震蕩。流程變更相對于流程震蕩而言,尚屬于“靜態(tài)改變”,因為它在完成變更之后,很快就能達到穩(wěn)定狀態(tài),工作流又趨于剛性。但流程震蕩則是一個動態(tài)改變,它強調(diào)流程的往復(fù)性,以實現(xiàn)協(xié)同過程中的信息反饋、閉環(huán)控制的需求。一個處于震蕩狀態(tài)中的工作流可以自始至終處于運動狀態(tài),直至達成最終結(jié)果,在運行中它始終處于動態(tài)平衡狀態(tài),更多地體現(xiàn)了“外柔內(nèi)剛”的思想。
流程震蕩必然會涉及到流程變更,因此它也包含了流程的增、刪、改、查等功能。除此之外,流程震蕩還有一些特殊的模式,主要包括流程回退和流程碰撞。
·流程回退。若工作流運行的結(jié)果不符合某個環(huán)節(jié)的預(yù)期,相關(guān)人員便可將流程打回,使之重新運轉(zhuǎn)一次,然后再執(zhí)行原工作流的流程。這種震蕩并不必改變原有工作流的結(jié)構(gòu),只需調(diào)整協(xié)同的具體內(nèi)容,就可以達到改進工作成果的目標。這是一種基本的流程震蕩,與流程變更有著本質(zhì)的區(qū)別。該流程如圖39所示。圖中以在回行流程旁標注“”符號,表明該流程是回退的,該符號具有“指向”,即等腰三角形的頂點應(yīng)指向回行流程的方向。該圖的含義是這樣的,當流程第一次遇到“”標記時,先按照其“指向”來運行回行流程;第二次遇到該標記時,按照原有流程運行。
圖39流程回退
·流程碰撞。若流程回退需要發(fā)生兩次以上才能達到預(yù)期目標,它就構(gòu)成了一種碰撞模式。所謂碰撞,就是工作流在節(jié)點之間多次回行。如圖40所示。流程碰撞也不必變原有工作流的結(jié)構(gòu),只不過在某些流程上出現(xiàn)了多次運行,一旦滿足既定的要求,流程就會向下運行。該流程如圖40所示。圖中以雙向箭頭表示流程的碰撞,而箭頭旁的數(shù)字則表明箭頭指向的節(jié)點接受到的碰撞次數(shù)。需要說明的是,圖40中,流程碰撞中的“第一次碰撞”被定義為由左邊的節(jié)點發(fā)起,即雙向箭頭的起始端在左側(cè)節(jié)點,碰撞由此開始。若雙向箭頭是上下指向的,則定義碰撞由上方的節(jié)點發(fā)起。總而言之,碰撞流程圖遵循“先從左至右,再從上到下”的原則。
圖40流程碰撞
“二元工作流”中的流程震蕩充分表明了剛?cè)嶂g的靈動配合關(guān)系。它將“柔”這個性質(zhì)發(fā)揮到極點,但又能讓它轉(zhuǎn)化為實際的操作和運行。
3)流程自由。流程自由是指在“二元工作流”中,完全可以不依據(jù)任何既有流程,從無到有發(fā)起一個流程,并推動該流程運行發(fā)展,直至達成一個完整的協(xié)同。從理論上講,這種協(xié)同可以沒有制度性、時間性和流向性,它可以自由運行,由任何力量推動,向任何方向發(fā)展,帶來意料之外的結(jié)果。這種狀況,可以叫做“自由協(xié)同”。當然,這也是我們下一節(jié)要介紹的“彈性工作網(wǎng)”所要達到的效果。這兩種“自由”之間的異同留到那里再講。
以上介紹了“二元工作流”的三類獨特功能。它們看起來簡單,但是組合起來,就能完成非常復(fù)雜的協(xié)同活動。這里我們以協(xié)同產(chǎn)業(yè)中的“王宇的故事”這一經(jīng)典案例來加以說明。
王宇是致遠軟件在成都研發(fā)一部的高級程序員。2007年8月3日,他從hug維護系統(tǒng)中得到來自客戶中石油蘇州分公司通過致遠軟件的客服提交的2218號服務(wù)請求。王宇向客戶聯(lián)系后,希望能查明hug產(chǎn)生的環(huán)境并回現(xiàn)hug報錯信息,但客戶答復(fù)找不到當事人,同時情緒焦躁,可能會演化成一場危機。王宇不準備被動地等待,他開始發(fā)起協(xié)同,找人協(xié)助。最終,這條協(xié)同持續(xù)20天,跨越北京、成都、上海、南京、蘇州5個地區(qū),涉及人員12人,3個部門序列,32個流程,涉及開發(fā)、測試、實施、客服等多個領(lǐng)域,直至圓滿解決問題。其中綜合運用到了各種“二元工作流'功能。圖41就是這次協(xié)同的流程圖,我們可從中體會“二元工作流'的真義。大家可根據(jù)前面所介紹的基本模型,來分析圖
41所描述的協(xié)同過程。
(3)基本工具
圖41“王宇的故事'協(xié)同流程圖
“二元工作流'的協(xié)同管理思想是如何在軟件中實現(xiàn)的在協(xié)同軟件中有一系列具體技術(shù)和工具。這里分析其中最重要的三種:智能表單、流程管控和多維呈現(xiàn)。
1)智能表單。“表單”是最基本的管理工具。它為實現(xiàn)某一具體目標,將制度的流程和要素有機結(jié)合起來,形成一張有序表格,在相關(guān)人員手中流轉(zhuǎn)、審批。協(xié)同軟件與OA都致力于將紙質(zhì)表單轉(zhuǎn)化為“電子表單”,也都可實現(xiàn)電子表單通過網(wǎng)絡(luò)的自動流轉(zhuǎn)。所不同的是,協(xié)同軟件中的表單不僅能原樣模擬表單的內(nèi)容和流程,而且還具有“智能”,以支持更加豐富的流程應(yīng)用。
“智能表單”至少具有三方面的性能:流程綁定、流程分拆、多視圖。我們以圖42的“出差申請單”為例來加以說明。圖42分為三個部分,左側(cè)是一張完整的申請單,中間是與申請單相關(guān)的流程,右側(cè)是多視圖申請單。具體分析如下。
圖42智能表單特性示意圖
·流程綁定和流程分拆。對于表單中的任意單元格,都可以在后臺設(shè)置中詳細定義它與某個流程中的某個節(jié)點之間的聯(lián)系。這樣當表單提交的時候,就可以觸發(fā)與單元格相關(guān)的流程,從而實現(xiàn)表單與流程之間的自動切換。更奇妙的是,同一張表單可以被拆分為多個流程,每個流程集中處理一件業(yè)務(wù),避免不同業(yè)務(wù)之間混淆干擾,這大大加強了表單綁定業(yè)務(wù)時的靈活性。如圖42,這種“綁定”與“分拆”的機制是這么定義的:
出差人:出差人是所有相關(guān)流程的發(fā)起人,所以與流程的起始節(jié)點綁定;出差時間、結(jié)束時間、出差地點、交通工具:這些信息是部門領(lǐng)導(dǎo)所審批的內(nèi)容,因此與部門主管這一節(jié)點綁定;
預(yù)支費用、費用來源:這些信息是財務(wù)負責人所審批的內(nèi)容,因此與財務(wù)主管這一節(jié)點綁定。
上述單元格共同綁定了一個“出差審批”的串行工作流,它由出差人發(fā)起,由部門主管和財務(wù)主管審批。
相關(guān)部門:該信息與相關(guān)部門相綁定;相關(guān)人員:該信息與相關(guān)人員相綁定。
上述單元格共同綁定了一個“出差業(yè)務(wù)配合”的串行工作流,它由出差人發(fā)起,由相關(guān)部門知會,并交付相關(guān)人員執(zhí)行。
公務(wù)、私事(聯(lián)系人):該信息與相關(guān)人員相綁定。
上述單元格共同綁定了一個“緊急聯(lián)系人告知”的并行工作流,它由出差人發(fā)起,同時告知公務(wù)緊急聯(lián)系人和私事緊急聯(lián)系人。
·多視圖。多視圖是將表單中的某一局部的相關(guān)數(shù)據(jù)提取出來,組成一個新的表單,提供給相應(yīng)的人員來查看。它有兩種情形,一種是只展現(xiàn)關(guān)鍵信息,將次要信息折疊起來,在需要的時候再展開;另一種是只包含與權(quán)限相關(guān)的信息,將無關(guān)信息刪除,使之不可見。在圖42中,右上角是“財務(wù)人員所見表單”,它只展示了財務(wù)人員關(guān)注的信息如交通工具、預(yù)支費用、費用來源等。如欲了解更詳細信息,則可點擊表單底部的下拉箭頭,以展開完整表單。圖42的右下角是家人所見表單,它只包含了出差的時間、地點、交通工具等信息,而與業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)的信息則一概刪除。如果出差人在協(xié)同軟件中設(shè)置了家人用戶,則這個表單既可讓家人知道出差人的差旅安排,又不泄漏業(yè)務(wù)機密。
通過智能表單,協(xié)同軟件可以在制度、流程、人員之間靈活構(gòu)建、自由切換,既確保了制度的剛性,又實現(xiàn)了流程的柔性,并具備高度的自動化和一定的智能性。這是“二元工作流”得以實現(xiàn)的重要技術(shù)工具。
2)流程管控?!傲鞒坦芸亍笔侵竻f(xié)同軟件為每一個流程參與者提供多種檢查、監(jiān)控及督促流程進展的方法和手段。“二元工作流”在傳統(tǒng)工作流理論上做了很大的突破,將人的主觀因素納入其中,與純粹的“工作流管理系統(tǒng)”已經(jīng)有了本質(zhì)的區(qū)別。在“工作流管理系統(tǒng)”中,所有的流程都是一旦啟動就自動觸發(fā)的,運行過程無需人的接入。但在“二元工作流”系統(tǒng)中,人的因素帶來眾多的不確定性,工作流很可能在某個人為環(huán)節(jié)中被遲滯或截斷。為此,就需要設(shè)計一整套的“流程管控”機制,為流程運行提供更多的推動力。
圖43是“二元工作流”的管控系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)示意圖。它以一個流程為例,將流程的各種管控措施展現(xiàn)出來,這些措施都被納入到協(xié)同軟件的架構(gòu)之中,在流程運行中會發(fā)揮各自獨特的作用。由于這個圖類似于磁力線的空間分布,所以也可以叫做“流程管控磁力線”,它形象地表達了協(xié)同的發(fā)起者對于協(xié)同行為的作用力。
圖43流程管控磁力線
從圖43中清晰可見,流程管控系統(tǒng)分為三大部分:自主管控、自動管控和第三方管控。具體為:
·自主管控。由流程發(fā)起人自己直接、主動進行的管控活動,包括對流程處理設(shè)定時限、催問流程處理進展、標明流程的重要或緊急程度、跟蹤流程運行狀態(tài)、對所有流程狀態(tài)進行查詢等等。
·自動管控。由系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)設(shè)定而自動觸發(fā)的管控活動,主要是對流程的處理狀態(tài)進行跟蹤和顯示,如判斷流程是否已經(jīng)運行完畢,或是尚未開始運行,或是正在運行,或是已經(jīng)被標注為暫緩運行。通過對流程狀態(tài)的顯示和歸類統(tǒng)計,相關(guān)人員很容易快速掌握流程進展,并采取相關(guān)措施。
·第三方管控。由流程發(fā)起人通過第三方來進行的管控活動,比如請第三方對流程進行會簽或知會,以及督辦或協(xié)辦。第三方的活動會對原流程發(fā)生管控效力。
流程管控是基于“二元工作流'思想的協(xié)同軟件中又一個重要功能,它獨立于工作流,但與工作流的各個環(huán)節(jié)密切鉤稽,適時發(fā)揮作用。它分布在軟件操作界面的各個細節(jié)部位,很多時候只是一個簡單的“勾選框',用起來簡單,但卻是提高協(xié)同效率和質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。有了它,二元工作流就可以在剛與柔之間建立制衡機制,不至于“剛?cè)醿蓮埰ぃА?
3)多維呈現(xiàn)。“二元工作流'由于涉及到信息的往復(fù)溝通環(huán)節(jié)較多,因此較難像傳統(tǒng)工作流管理系統(tǒng)那樣,可以將信息按照流程逐一展示。但是如果不將流程中的信息充分展現(xiàn)出來,就達不到良好協(xié)同的目標。所以在基于“二元工作流'的協(xié)同軟件中,信息的多維呈現(xiàn)就變得很重要。
信息多維呈現(xiàn)有兩個層面,一個叫做窗口層,一個叫做功能層。窗口層的多維信息呈現(xiàn),就是指針對不同的用戶,集成不同的信息,呈現(xiàn)不同的窗口,如個人信息空間、部門信息空間、組織信息空間等。功能層的信息多維呈現(xiàn),就是以窗口嵌套的方式,將不同層次的信息集中展示出來,以供方便查閱。功能層信息多維呈現(xiàn)的示意圖如圖44所示。
圖44功能層信息多維呈現(xiàn)示意圖
至此,我們將“二元工作流”做了一個較為系統(tǒng)的介紹和闡釋,由此可見它不僅有理論源流,還有完善的思想模式、功能設(shè)計及工具實現(xiàn)。它是過去10年以來協(xié)同管理產(chǎn)業(yè)中最為系統(tǒng)、實用的思想成果之一,是協(xié)同管理成熟的理論模型。以二元工作流為特征的協(xié)同軟件,觸及到了協(xié)同管理本質(zhì),正如前面所說,它的確做到了“從大處下手,從小處上手”。
注:本文摘自由致遠協(xié)同研究院出版的《協(xié)同+工作革命》一書中《中國企業(yè)組織行為績效指標體系研究摘要》,轉(zhuǎn)載請注明出處。申請試用致遠協(xié)同軟件,請撥打免費電話:4007003322。