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一、遠(yuǎn)程辦公到協(xié)同辦公

遠(yuǎn)程辦公，是指通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動(dòng)辦公等遠(yuǎn)程辦公模式。

習(xí)近平在世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)·互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展論壇指出：當(dāng)今世界，新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革方興未艾，帶動(dòng)數(shù)字技術(shù)快速發(fā)展。新冠肺炎疫情發(fā)生以來，遠(yuǎn)程醫(yī)療、在線教育、共享平臺(tái)、協(xié)同辦公等得到廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)促進(jìn)各國(guó)經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇、保障社會(huì)運(yùn)行、推動(dòng)國(guó)際抗疫合作發(fā)揮了重要作用。一個(gè)成功的遠(yuǎn)程工作不僅需要文檔協(xié)作、office軟件、音視頻軟件等生產(chǎn)力工具，更需要全過程的協(xié)同辦公運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)。

人們的工作方式除了與獲取和溝通信息的方式密切相關(guān)之外，更與組織的結(jié)構(gòu)和運(yùn)轉(zhuǎn)方式相關(guān)聯(lián)，甚至取決于組織的流程結(jié)構(gòu)和運(yùn)轉(zhuǎn)特征。傳統(tǒng)的組織管理，為了提供組織的工作方式，需要員工同時(shí)共現(xiàn)---在固定的地點(diǎn)（企業(yè)）固定的時(shí)間里（一般指朝九晚五）與其他員工及領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)工作，這種傳統(tǒng)的工作方式長(zhǎng)久以來最重要甚至是唯一的工作方式。

然而，在移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，企業(yè)組織的運(yùn)營(yíng)時(shí)空就是全時(shí)域和全球化，一直行之有效的組織管控模式開始逐漸失去效力。從電話、傳真到互聯(lián)網(wǎng)，再到移動(dòng)通訊、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，人們已經(jīng)徹底解決了信息協(xié)作的同時(shí)—共現(xiàn)性問題。人們之間以及人與組織之間的信息協(xié)作，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)、泛在、互聯(lián)式的工作——在任何地點(diǎn)、以任意方式、與任意需要的人和信息互聯(lián)并協(xié)同工作。遠(yuǎn)程辦公逐漸成為一種新型的工作方式，并成為傳統(tǒng)工作的一種補(bǔ)充工作形式，更將是未來一種主流的工作方式。

事實(shí)上，很多企業(yè)已經(jīng)采取了遠(yuǎn)程辦公，尤其是需要異地辦公或者需要員工經(jīng)常出差辦公的企業(yè)采用了遠(yuǎn)程辦公模式，例如早在上世紀(jì)80年代，IBM就開始在員工家里設(shè)立“遠(yuǎn)程工作站”，而2019年初始普華永道也開展了全員在家遠(yuǎn)程辦公的工作模式。2020年初，新型冠狀病毒疫情從武漢擴(kuò)展到全國(guó)到全球范圍，疫情防控進(jìn)入常態(tài)化，遠(yuǎn)程辦公因不受地理空間限制的遠(yuǎn)程辦公將會(huì)成為大部分企業(yè)的剛需，很多企業(yè)被迫宣布實(shí)施和鼓勵(lì)遠(yuǎn)程辦公，全球范圍內(nèi)的遠(yuǎn)程辦公用戶和市場(chǎng)規(guī)模呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)。

組織要使得運(yùn)轉(zhuǎn)高效進(jìn)行，必須克服基于同時(shí)性-共現(xiàn)性的工業(yè)革命時(shí)代管理方式的失效。而克服這一不可控狀態(tài)的方法就是協(xié)同，建立在協(xié)同理念和方法基礎(chǔ)之上的協(xié)同管理?；趨f(xié)同管理理念設(shè)計(jì)研發(fā)的協(xié)同管理工具——協(xié)同辦公運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)，能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)從組織管控到激發(fā)和支撐新的工作方式，提高工作效率和協(xié)同創(chuàng)新。

二、遠(yuǎn)程辦公存在的主要問題

雖然遠(yuǎn)程辦公已成為一種新型的辦公方式，遠(yuǎn)程辦公的軟件層出不窮，但是遠(yuǎn)程辦公在政企單位的應(yīng)用還存在一些問題，主要有以下幾點(diǎn)：

1、在信息為主要生產(chǎn)要素的移動(dòng)互聯(lián)時(shí)代，遠(yuǎn)程辦公更多的是解決了對(duì)員工的賦能問題，節(jié)省了通勤時(shí)間，提高了單個(gè)員工的工作效率，但是工作效率不等于組織效率，其實(shí)我們的企業(yè)在工作組織和管理方面依賴于原來的行政性的部門管理方式，對(duì)于遠(yuǎn)程辦公的組織和管理不能適應(yīng)。

2、缺少統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)論證，系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。以致遠(yuǎn)互聯(lián)在北京市的政企客戶為例，北京市政府副中心、西城區(qū)、海淀區(qū)等政府部門的辦文辦事都使用了致遠(yuǎn)互聯(lián)的產(chǎn)品，在整個(gè)項(xiàng)目過程中，我們發(fā)現(xiàn)由于并沒有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)門戶各自為政，各部門的辦公應(yīng)用沒有通過統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行集成互通，缺失聯(lián)通體系，導(dǎo)致部門間信息傳遞存在障礙；對(duì)外的服務(wù)渠道（民眾進(jìn)行業(yè)務(wù)申請(qǐng)和辦理的門戶網(wǎng)站、網(wǎng)辦大廳）與內(nèi)部的政務(wù)流程處理系統(tǒng)無法互聯(lián)互通；系統(tǒng)開銷大，整體辦事效率低等問題在政府部門比較突出。而國(guó)資委的系統(tǒng)多達(dá)20多個(gè)，要實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的統(tǒng)一組織用戶管理，主數(shù)據(jù)平臺(tái)、統(tǒng)一信息報(bào)送平臺(tái)（監(jiān)管企業(yè)上報(bào)），并需要委企門戶打造北京市國(guó)資委和全級(jí)次北京國(guó)企互聯(lián)互通，這也是一項(xiàng)巨大而復(fù)雜的工程，企業(yè)之間不協(xié)同，政企之間不協(xié)同的問題一直存在。

3、并不是所有的工作都能遠(yuǎn)程解決，其實(shí)大量的工作遠(yuǎn)程解決不了：有的是員工遠(yuǎn)程辦公的硬條件不夠，比如網(wǎng)絡(luò)條件（信息資源）難以達(dá)到高要求的設(shè)備配置；有的是工作軟環(huán)境不行，也許員工的家庭環(huán)境并不具備遠(yuǎn)程辦公的條件，比如有孩子老人的干擾；有的員工難以克服自身的惰性，在辦公室以外的地方不能進(jìn)行有效的自我監(jiān)督，難為與其他員工有效的協(xié)作；以上幾種原因會(huì)導(dǎo)致遠(yuǎn)程辦公效率不高。

4、企業(yè)并沒有做好長(zhǎng)期的遠(yuǎn)程辦公準(zhǔn)備。有的企業(yè)對(duì)遠(yuǎn)程辦公的設(shè)備準(zhǔn)備不足，企業(yè)對(duì)員工的接入方式及接入設(shè)備都沒有做好無縫隙的銜接，不能提供有效便捷的工作工具；有的企業(yè)的工作組織管理能力不成熟，還處在“隨機(jī)游走”式的管理狀態(tài)；有的企業(yè)還沒有科學(xué)、客觀衡量員工的工作成果和貢獻(xiàn)的方法，領(lǐng)導(dǎo)層和管理層如果看不到員工在工位上心理就覺得不踏實(shí)。

三、相關(guān)建議

鑒于遠(yuǎn)程辦公存在的種種問題，要想促進(jìn)政企單位能夠讓遠(yuǎn)程辦公真正成為一種辦公新形式，將工作延伸到更大的范圍，我們提出了以下的建議：

1、提高國(guó)產(chǎn)化軟件的能力。目前國(guó)產(chǎn)化軟件市場(chǎng)占有率較低，基礎(chǔ)軟件廠商在“自主可控”背景下提升空間巨大，云計(jì)算的發(fā)展為國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展的提供了重大機(jī)遇。只有具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的國(guó)產(chǎn)軟件，才能保障信息的安全。而且國(guó)產(chǎn)軟件更能符合本土企業(yè)的應(yīng)用，并能提供快速響應(yīng)的本土化服務(wù)。以國(guó)產(chǎn)的協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用來拉動(dòng)國(guó)產(chǎn)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)軟件。

2、打造新一代的協(xié)同辦公運(yùn)營(yíng)管理平臺(tái)（COP:Collaborative Operation Platform）。COP圍繞政府和企業(yè)的辦公場(chǎng)景，軟硬件結(jié)合地整合考勤、會(huì)議、流程審批、文檔協(xié)作等辦公需求，通過“客戶在線、生態(tài)在線、營(yíng)銷在線、實(shí)施在線、定制在線、運(yùn)營(yíng)在線”六大在線，構(gòu)建產(chǎn)業(yè)鏈服務(wù)新生態(tài)，使能企業(yè)管理創(chuàng)新發(fā)展，提高企業(yè)資源利用效率和管理決策的科學(xué)性，構(gòu)建自動(dòng)化、智能化的辦公空間。盡量做到企業(yè)員工遠(yuǎn)程辦公與在單位辦公是一樣的效果，讓遠(yuǎn)程辦公室成為工作場(chǎng)所的真正延伸。

3、未來3-5年政府和企業(yè)必須進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型：數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)徹底改變運(yùn)營(yíng)模式的方式之一，數(shù)字化轉(zhuǎn)型會(huì)不斷賦能業(yè)務(wù)發(fā)展，持續(xù)推動(dòng)企業(yè)創(chuàng)新與升級(jí)。企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中會(huì)經(jīng)歷單點(diǎn)試驗(yàn)、局部推廣、擴(kuò)展復(fù)制、運(yùn)營(yíng)管理和優(yōu)化創(chuàng)新五個(gè)發(fā)展階段，逐步從數(shù)字化的入門者發(fā)展為數(shù)字化探索者，進(jìn)而發(fā)展成為數(shù)字化組織與數(shù)字化轉(zhuǎn)型者，最終成為數(shù)字化顛覆者。政府要強(qiáng)化政策支撐、人才建設(shè)、服務(wù)保障，實(shí)現(xiàn)政府和企業(yè)的“平臺(tái)升級(jí)、管理升級(jí)、流程升級(jí)、業(yè)務(wù)升級(jí)、移動(dòng)升級(jí)、智能升級(jí)”六大升級(jí)，以更大力度推動(dòng)政府和企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

4、強(qiáng)化公共服務(wù)，大力支持企業(yè)開拓市場(chǎng)，特別是對(duì)中小企業(yè)的扶持力度，鼓勵(lì)大企業(yè)和中小企業(yè)之間的項(xiàng)目、技術(shù)、供需等交流活動(dòng)，引導(dǎo)中小企業(yè)與大企業(yè)協(xié)作配套，例如疫情期間，致遠(yuǎn)互聯(lián)第一時(shí)間開發(fā)了“海淀防疫上報(bào)管理平臺(tái)”，用于線上采集海淀區(qū)企事業(yè)單位的返工信息、返京人員健康信息。共服務(wù)了達(dá)3000多家企業(yè)，采集了20多萬人的疫情數(shù)據(jù)，為企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)在疫情期間的決策做出了重大的貢獻(xiàn)。

5、轉(zhuǎn)變政府和企業(yè)的工作組織和管理方式，并且啟用遠(yuǎn)程辦公相應(yīng)的工具及平臺(tái)，好的平臺(tái)不僅能提高員工的工作效率，還能保障政府和企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量。凱文?基爾和布萊爾·普萊森曾提出了促進(jìn)遠(yuǎn)程辦公推動(dòng)工具采用和實(shí)際使用的五個(gè)原則：一是以用戶為中心進(jìn)行設(shè)計(jì)；二是確保高管發(fā)起和以身作則；三是關(guān)注溝通和變革管理；四是價(jià)值培訓(xùn)；五是努力創(chuàng)造協(xié)作文化。這些因素需要結(jié)合技術(shù)改進(jìn)、組織悟性以及對(duì)持續(xù)過程和支持的承諾。如果一個(gè)政府和企業(yè)及其員工要想在遠(yuǎn)程工作中取得成功，這項(xiàng)工作需要得到IT、HR和高層管理人員的熱情支持。